W systemie wFirma.pl możesz w prosty sposób zarządzać dostępem do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla swoich pracowników lub biura rachunkowego. Dzięki nowej funkcji nadawania i odbierania uprawnień bezpośrednio z poziomu programu, unikniesz konieczności każdorazowego logowania się do rządowej Aplikacji Podatnika KSeF, co znacznie przyspieszy proces delegowania zadań w firmie.
Nadawanie uprawnień krok po kroku
Proces przyznawania dostępu innym osobom odbywa się w dedykowanej zakładce integracji KSeF. Dzięki temu właściciel lub osoba uprawniona może wskazać konkretnych pracowników, którzy będą odpowiedzialni za wystawianie lub przeglądanie faktur ustrukturyzowanych. W celu nadania uprawnień należy wykonać następujące kroki:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF I INTEGRACJE.
- Kliknąć przycisk KONFIGURACJA INTEGRACJI.
- W otwartym oknie wybrać zakładkę NADAWANIE UPRAWNIEŃ.
- Następnie należy w polu RODZAJ UPRAWNIEŃ wybrać uprawnienie, które chcemy nadać:
- Osobie fizycznej do pracy w KSeF – wybieramy gdy chcemy, aby określona osoba (np. pracownik działu handlowego, działu zakupów czy wewnętrzna księgowa) mogła wystawiać faktury w imieniu firmy lub mieć do nich wgląd.
- Osobie fizycznej do pracy dla klienta – z tego rozwiązania korzysta się w zewnętrznych podmiotach, takich jak biura rachunkowe, które chcą nadać uprawnienia konkretnemu pracownikami do pracy na konkretnej firmie klienta.
- Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów – z tego rozwiązania również korzysta się w zewnętrznych podmiotach, takich jak biura rachunkowe, które chcą nadać uprawnienia konkretnemu pracownikami do pracy w KSeF u wszystkich klientów.
- Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur – wybieramy gdy nadajemy uprawnienia innej firmie (np. zewnętrznemu biuru rachunkowemu jako całości).
W sekcji Dane osoby fizycznej należy wypełnić wymagane pola:
- Rodzaj podmiotu uprawnionego (np. osoba posługująca się PESEL),
- Typ identyfikatora i sam Identyfikator (np. numer PESEL),
- Imię oraz Nazwisko.
W części UPRAWNIENIA należy wskazać zakres uprawnień:
- Wystawianie faktur – daje możliwość tworzenia, wysyłania i anulowania faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika.
- Przeglądanie faktur - daje możliwość pobierania, przeglądania i weryfikacji faktur ustrukturyzowanych (zarówno wystawionych, jak i otrzymanych).
- Przeglądanie uprawnień - daje możliwość wyświetlania listy nadanych uprawnień (kto ma dostęp, w jakim zakresie, do kiedy). Nie może ich jednak zmieniać.
- Przeglądanie historii sesji (generowanie UPO) - daje możliwość przeglądania histori działań w KSeF (logowania, sesje, operacje) i pobierać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
- Zarządzanie jednostkami podrzędnymi - daje możliwość dodawania, modyfikowania lub usuwania jednostki organizacyjne powiązane z podatnikiem (np. oddziały, filie, zakłady). Dzięki temu faktury mogą być wystawiane i odbierane także w imieniu tych jednostek
Aby zatwierdzić operację, należy kliknąć przycisk NADAJ UPRAWNIENIA.
Synchronizacja i odświeżanie listy
Po zleceniu nadania uprawnień, informacja musi zostać przetworzona przez serwery Ministerstwa Finansów.
Aby pobrać aktualny stan uprawnień z systemu rządowego, kliknij przycisk IMPORTUJ Z KSEF. System wyświetli komunikat: "Synchronizacja uprawnień z KSeF została zlecona".
Po upływie kilku minut należy kliknąć przycisk ODŚWIEŻ. Na liście pojawią się nadane uprawnienia wraz z ich statusem (np. Aktywne) oraz datą.
Odbieranie uprawnień
Jeśli chcesz cofnąć dostęp danej osobie lub podmiotowi:
W zakładce Nadawanie uprawnień odszukaj właściwą pozycję w tabeli.
Zaznacz checkbox przy wybranej osobie/podmiocie.
Kliknij przycisk ODBIERZ UPRAWNIENIE.
System wyświetli okno postępu z komunikatem: "Żądanie odebrania uprawnienia przesłane do KSeF".
Dodatkowe informacje
Pamiętaj, że każda osoba musi posiadać własny certyfikat wygenerowany na identyfikator (PESEL lub NIP), na który to otrzymał uprawnienia i powinien przeprowadzić autoryzację na swoim indywidualnym koncie w wFirma.pl, aby korzystać z nadanych mu uprawnień.
Proces synchronizacji z serwerami KSeF zazwyczaj trwa do kilku minut.
Uprawnienia nadane w systemie wFirma.pl są widoczne również po zalogowaniu do rządowej Aplikacji Podatnika KSeF.
