W systemie wFirma.pl możesz w prosty sposób zarządzać dostępem do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla swoich pracowników lub biura rachunkowego. Dzięki nowej funkcji nadawania i odbierania uprawnień bezpośrednio z poziomu programu, unikniesz konieczności każdorazowego logowania się do rządowej Aplikacji Podatnika KSeF, co znacznie przyspieszy proces delegowania zadań w firmie.
Nadawanie uprawnień krok po kroku
Proces przyznawania dostępu innym osobom odbywa się w dedykowanej zakładce integracji KSeF. Dzięki temu właściciel lub osoba uprawniona może wskazać konkretnych pracowników, którzy będą odpowiedzialni za wystawianie lub przeglądanie faktur ustrukturyzowanych. W celu nadania uprawnień należy wykonać następujące kroki:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF I INTEGRACJE.
- Kliknąć przycisk KONFIGURACJA INTEGRACJI.
- W otwartym oknie wybrać zakładkę NADAWANIE UPRAWNIEŃ.
- Następnie należy w polu RODZAJ UPRAWNIEŃ wybrać uprawnienie, które chcemy nadać:
- OSOBIE FIZYCZNEJ DO PRACY W KSEF – wybieramy, gdy chcemy, aby określona osoba (np. pracownik działu handlowego, działu zakupów czy wewnętrzna księgowa) mogła wystawiać faktury w imieniu firmy lub mieć do nich wgląd.
- OSOBIE FIZYCZNEJ DO PRACY DLA KLIENTA – z tego rozwiązania korzysta się w zewnętrznych podmiotach, takich jak biura rachunkowe, które chcą nadać uprawnienia konkretnemu pracownikowi do pracy na konkretnej firmie klienta.
- OSOBIE FIZYCZNEJ DO PRACY DLA WSZYSTKICH KLIENTÓW – z tego rozwiązania również korzysta się w zewnętrznych podmiotach, takich jak biura rachunkowe, które chcą nadać uprawnienia konkretnemu pracownikowi do pracy w KSeF u wszystkich klientów.
- PODMIOTOWI DO WYSTAWIANIA I PRZEGLĄDANIA FAKTUR – wybieramy, gdy nadajemy uprawnienia innej firmie (np. zewnętrznemu biuru rachunkowemu jako całości).
W sekcji Dane osoby fizycznej należy wypełnić wymagane pola:
- RODZAJ PODMIOTU UPRAWNIANEGO (np. osoba posługująca się PESEL),
- TYP IDENTYFIKATORA i sam IDENTYFIKATOR (np. numer PESEL),
- IMIĘ oraz NAZWISKO.
W części UPRAWNIENIA należy wskazać zakres uprawnień:
- WYSTAWIANIE FAKTUR – daje możliwość tworzenia, wysyłania i anulowania faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika.
- PRZEGLĄDANIE FAKTUR – daje możliwość pobierania, przeglądania i weryfikacji faktur ustrukturyzowanych (zarówno wystawionych, jak i otrzymanych).
- PRZEGLĄDANIE UPRAWNIEŃ – daje możliwość wyświetlania listy nadanych uprawnień (kto ma dostęp, w jakim zakresie, do kiedy). Nie może ich jednak zmieniać.
- PRZEGLĄDANIE HISTORII SESJI (GENEROWANIE UPO) – daje możliwość przeglądania historii działań w KSeF (logowania, sesje, operacje) i pobierania UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
- ZARZĄDZANIE JEDNOSTKAMI PODRZĘDNYMI – daje możliwość dodawania, modyfikowania lub usuwania jednostek organizacyjnych powiązanych z podatnikiem (np. oddziały, filie, zakłady). Dzięki temu faktury mogą być wystawiane i odbierane także w imieniu tych jednostek.
Aby zatwierdzić operację, należy kliknąć przycisk NADAJ UPRAWNIENIA.
Synchronizacja i odświeżanie listy
Po zleceniu nadania uprawnień, informacja musi zostać przetworzona przez serwery Ministerstwa Finansów.
Aby pobrać aktualny stan uprawnień z systemu rządowego, kliknij przycisk IMPORTUJ Z KSEF. System wyświetli komunikat: "Synchronizacja uprawnień z KSeF została zlecona".
Po upływie kilku minut należy kliknąć przycisk ODŚWIEŻ. Na liście pojawią się nadane uprawnienia wraz z ich statusem (np. Aktywne) oraz datą.
Odbieranie uprawnień
Jeśli chcesz cofnąć dostęp danej osobie lub podmiotowi:
W zakładce Nadawanie uprawnień odszukaj właściwą pozycję w tabeli.
Zaznacz checkbox przy wybranej osobie/podmiocie.
Kliknij przycisk ODBIERZ UPRAWNIENIE.
System wyświetli okno postępu z komunikatem: "Żądanie odebrania uprawnienia przesłane do KSeF".
Dodatkowe informacje
Pamiętaj, że każda osoba musi posiadać własny certyfikat wygenerowany na identyfikator (PESEL lub NIP), na który otrzymała uprawnienia. Powinna też przeprowadzić autoryzację na swoim indywidualnym koncie w wFirma.pl, aby korzystać z nadanych jej uprawnień.
Proces synchronizacji z serwerami KSeF zazwyczaj trwa do kilku minut.
Uprawnienia nadane w systemie wFirma.pl są widoczne również po zalogowaniu do rządowej Aplikacji Podatnika KSeF.
