W systemie wFirma.pl zarządzanie błędami na fakturach wysłanych do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) odbywa się zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od 1 lutego 2026 roku. Po przesłaniu dokumentu do KSeF jego edycja jest niemożliwa. Jedynym sposobem na poprawienie pomyłek jest wystawienie faktury korygującej, ponieważ noty korygujące zostały zniesione.
Jak poprawić datę wystawienia faktury wysłanej do KSeF?
Wystawianie faktur w przypadku włączonej integracji z KSeF odbywa się na bieżąco. Oznacza to, że nie jest możliwe określenie daty wystawienia faktury, a wyłącznie daty sprzedaży.
Przykład
Jeśli wystawiasz fakturę i wysyłasz ją do KSeF 8 stycznia 2026 roku, a datę sprzedaży wskazałeś na 30 grudnia 2025 roku to jeśli nie jest określony inny schemat księgowy - system ujmie fakturę w ewidencjach podatkowych w grudniu (powstanie obowiązku podatkowego) mimo, że wystawiona faktura została w styczniu.
Co do zasady na wystawienie faktur podatnik ma czas do 15 dnia miesiąca następującego po dokonaniu sprzedaży. Są też wyjątki, o którym można przeczytać w artykule: Termin wystawienia faktury a obowiązek podatkowy VAT.
Więc data wystawienia nie musi być identyczna jak data sprzedaży. Przy wysyłce faktur z KSeF nie jest możliwe wystawienie faktur z datą wystawienia “wstecz”.
Jak poprawić datę sprzedaży na fakturze wysłanej do KSeF?
Cały proces zmiany daty sprzedaży zostal omówiony w odrębnym artykule pomocy: Poprawa daty sprzedaży na fakturze w KSeF - jak to zrobić?
Jak poprawić opis na fakturze wysłanej do KSeF?
Wszelkie zmiany na dokumencie wysłanym już do KSeF, w tym poprawa opisu, wymagają wystawienia faktury korygującej dane formalne, która również zostanie przesłana do systemu Ministerstwa Finansów.
Aby to zrobić, należy:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć na liście odpowiednią fakturę pierwotną
- Z górnego menu wybrać opcję MODYFIKUJ » ZMIEŃ DANE FORMALNE » WYSTAW KOREKTĘ DANYCH FORMALNYCH
- W otwartym oknie wprowadzić poprawny opis w polu uzasadnienia korekty np.
Opis był ..... Opis powinien być ...... - Zapisać i wysłać dokument do KSeF.
Jak poprawić dane nabywcy na fakturze?
Faktury wysłanej do KSeF nie można swobodnie edytować. Zmiana danych nabywcy wymaga wystawienia odpowiedniego typu faktury korygującej, w zależności od charakteru błędu.
W przypadku drobnych pomyłek, takich jak literówka w nazwie lub błędny adres, należy wystawić korektę danych formalnych. Aby to zrobić, trzeba:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć fakturę na liście
- Wybrać opcję MODYFIKUJ » ZMIEŃ DANE FORMALNE » WYSTAW KOREKTĘ DANYCH FORMALNYCH
- Uzupełnić poprawne dane nabywcy oraz wpisać uzasadnienie korekty
- Zapisać dokument i wysłać do KSeF
W przypadku, gdy faktura została wystawiona na całkowicie błędnego kontrahenta i zawiera nieprawidłowy numer NIP, konieczne jest wyzerowanie błędnego dokumentu i wystawienie nowej faktury. Aby to zrobić, należy:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć błędną fakturę na liście
- Wybrać opcję MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY
- Wprowadzić wartość "0" w polu ilości dla każdej pozycji
- Zapisać dokument i wysłać do KSeF
- Wystawić nową fakturę sprzedaży z poprawnymi danymi nabywcy i przesłać ją do KSeF
Jak dodać dane odbiorcy na fakturze (podmiot 3)?
Aby dodać brakujące dane odbiorcy (podmiot 3) na dokumencie, który został już przesłany do systemu ministerialnego, należy wystawić fakturę korygującą dane formalne. Aby to zrobić, należy:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć odpowiednią fakturę na liście
- Z górnego menu wybrać opcję MODYFIKUJ » ZMIEŃ DANE FORMALNE » WYSTAW KOREKTĘ DANYCH FORMALNYCH
- W oknie wystawiania korekty kliknąć ikonę strzałki skierowaną w dół, która znajduje się po prawej stronie pola NABYWCA
- Z rozwijanego menu wybrać opcję DODAJ INNEGO ODBIORCĘ
- W wygenerowanej sekcji uzupełnić dane odbiorcy, wybrać dla niego odpowiednią rolę z listy oraz wpisać uzasadnienie korekty
- Zapisać dokument, co spowoduje jego wysłanie do KSeF.
Jak zmienić termin płatności na fakturze?
Zmiana terminu płatności na takim dokumencie wymaga wystawienia korekty danych formalnych, która również zostanie przesłana do systemu Ministerstwa Finansów.
Aby to zrobić, należy:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć odpowiednią fakturę na liście
- Z górnego menu wybrać opcję MODYFIKUJ » ZMIEŃ DANE FORMALNE » WYSTAW KOREKTĘ DANYCH FORMALNYCH
- W otwartym oknie wprowadzić poprawny termin płatności oraz wpisać powód dokonywanej zmiany w polu uzasadnienia korekty
- Zapisać dokument i wysłać go do KSeF
W przypadku, gdy faktura została zapisana jedynie jako wersja robocza i nie trafiła jeszcze do KSeF, można ją swobodnie edytować, zaznaczając ją na liście i wybierając opcję MODYFIKUJ.
Jak poprawić stawkę VAT na fakturze?
Zmiana błędnej stawki VAT wymaga wystawienia faktury korygującej pozycje, która zostanie przesłana do systemu Ministerstwa Finansów.
Aby to zrobić, należy:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć błędną fakturę na liście
- Wybrać opcję MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY
- Wprowadzić poprawną stawkę VAT dla wybranych pozycji
- Zapisać dokument i wysłać do KSeF
W przypadku braku możliwości bezpośredniej zmiany stawki VAT w oknie korekty (np. przy niektórych stawkach zagranicznych), konieczne jest wyzerowanie błędnej faktury poprzez wpisanie wartości zero w polu ilości, wysłanie takiej korekty do KSeF, a następnie wystawienie nowej faktury sprzedaży z poprawnymi danymi.
Jak poprawić numer faktury?
Faktury wysłanej do KSeF nie można swobodnie edytować, ponieważ jej numer został już przekazany do systemu Ministerstwa Finansów. Zmiana błędnego numeru na takim dokumencie wymaga wystawienia faktury korygującej dane formalne.
Aby to zrobić, należy:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć błędną fakturę na liście
- Z górnego menu wybrać opcję MODYFIKUJ » ZMIEŃ DANE FORMALNE » WYSTAW KOREKTĘ DANYCH FORMALNYCH
- W otwartym oknie wprowadzić poprawny numer faktury oraz wpisać powód dokonywanej zmiany w polu uzasadnienia korekty
- Zapisać dokument i wysłać go do KSeF
W przypadku dokumentów, które nie zostały jeszcze przesłane do KSeF, system umożliwia bezpośrednią edycję numeru. Jeśli pole z numerem faktury w oknie modyfikacji dokumentu jest zablokowane, należy je najpierw odblokować w ustawieniach.
Aby odblokować możliwość edycji numeru, trzeba:
- Przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI
- Odznaczyć opcję SPRAWDZENIE POPRAWNOŚCI NUMERACJI FAKTUR I BLOKADA MODYFIKACJI NUMERU
- Zapisać zmiany
Po wykonaniu tych kroków można przejść do modyfikacji nienadanej jeszcze do KSeF faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i ręcznie wpisać jej prawidłowy numer.
Jak poprawić nazwę usługi / produktu na fakturze?
Zmiana błędnej nazwy usługi lub produktu wymaga wystawienia faktury korygującej pozycje, na której trzeba wyzerować błędną pozycję i dodać nową z poprawną nazwą.
Aby to zrobić, należy:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć fakturę pierwotną na liście i wybrać opcję MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY
- Przy pozycji z błędną nazwą w polu ILOŚĆ wpisać wartość zero
- Dodać nowy wiersz na fakturze, wprowadzając usługę lub produkt z prawidłową nazwą oraz uzupełniając poprawną ilość i cenę
- Zapisać dokument i wysłać go do KSeF
