System wFirma.pl umożliwia pełną automatyzację obiegu dokumentów dzięki integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Funkcja ta pozwala na błyskawiczne przesyłanie faktur sprzedażowych oraz automatyczne pobieranie kosztów bezpośrednio do systemu. Dzięki temu zachowasz porządek w dokumentacji, unikniesz błędów przy ręcznym przepisywaniu danych i przyspieszysz proces księgowania.
Instrukcja konfiguracji i rozwiązywania problemów krok po kroku
1. Dlaczego pojawia się komunikat "Brak uprawnień do pobierania faktur" mimo wgrania certyfikatu?
Komunikat ten najczęściej oznacza, że mimo posiadania poprawnego technicznie certyfikatu, użytkownik w rządowym systemie KSeF nie posiada nadanego uprawnienia do przeglądania faktur. Sytuacja ta często występuje po złożeniu formularza ZAW-FA, który nadaje jedynie uprawnienia administracyjne (do zarządzania uprawnieniami innych), ale nie daje automatycznie dostępu do treści dokumentów.
- Zalogować się do rządowej Aplikacji Podatnika KSeF: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
- Przejść do zakładki UPRAWNIENIA » NADAJ UPRAWNIENIE (lub sprawdzić stan w zakładce MOJE UPRAWNIENIA)
- Nadać sobie (na własny numer PESEL) uprawnienie o nazwie Przeglądanie faktur lub Dostęp do faktur
- Wrócić do systemu wFirma do zakładki PRZYCHODY » KSEF » KONFIGURACJA INTEGRACJI
- Usunąć obecny certyfikat i wgrać go ponownie (lub wygenerować nowy), aby system pobrał zaktualizowaną listę uprawnień
Problem najczęściej występuje w spółach: https://pomoc.wfirma.pl/-jak-dokonac-integracji-z-ksef-w-spolce-w-systemie-wfirma#2-Krok-2---Aktywacja-uprawnien-do-faktur-w-Aplikacji-Podatnika-KSeF
2. Czy można wyłączyć wysyłkę faktur do KSeF dla osób prywatnych (B2C)?
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF
- Kliknąć przycisk KONFIGURACJA INTEGRACJI
- W sekcji Konfiguracja odznaczyć opcję WYSYŁAJ DO KSEF FAKTURY SPRZEDAŻY DLA KONSUMENTÓW (B2C)
- Zapisać zmiany przyciskiem ZAPISZ
3. Czy każdy pracownik musi posiadać własny certyfikat do wystawiania faktur w KSeF?
- Administrator (lub osoba uprawniona) musi zalogować się do rządowej Aplikacji Podatnika KSeF i nadać pracownikowi odpowiednie uprawnienia na jego numer PESEL.
- Pracownik musi zalogować się na swoje indywidualne konto w systemie wFirma.pl.
- Należy przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF » KONFIGURACJA INTEGRACJI.
- Pracownik powinien wygenerować certyfikat bezpośrednio w systemie (opcja "Nie mam certyfikatu") lub wgrać własny certyfikat pobrany wcześniej z KSeF.
4. Jak skorygować błąd na fakturze, która została już wysłana do KSeF?
Należy wystawić fakturę korygującą pozycje. Aby to zrobić, trzeba:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć błędną fakturę na liście
- Z górnego menu wybrać opcję MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY
- Wprowadzić poprawne dane (np. zmienić ilość lub cenę) i zapisać
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ
- Zaznaczyć fakturę
- Wybrać opcję MODYFIKUJ » ZMIEŃ DANE FORMALNE » WYSTAW KOREKTĘ DANYCH FORMALNYCH
- Uzupełnić poprawne dane oraz uzasadnienie korekty i zapisać
5. Czy faktury wystawiane przez API lub zewnętrzne integracje (np. BaseLinker) są wysyłane do KSeF automatycznie?
- W zakładce PRZYCHODY » KSEF » KONFIGURACJA INTEGRACJI zaznaczona jest opcja wysyłania faktur sprzedaży (B2B lub B2C).
- Użytkownik, którego klucz API jest wykorzystywany do integracji, posiada aktywną autoryzację w KSeF (wgrany certyfikat).
6. Jak skonfigurować system, aby tylko pobierać faktury zakupu bez wysyłania sprzedaży?
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF
- Kliknąć przycisk KONFIGURACJA INTEGRACJI
- W sekcji Konfiguracja zaznaczyć opcję POBIERAJ AUTOMATYCZNIE FAKTURY ZAKUPU Z KSEF
- Upewnić się, że opcje dotyczące wysyłki faktur sprzedaży (WYSYŁAJ DO KSEF FAKTURY SPRZEDAŻY DLA FIRM B2B oraz B2C) są odznaczone
- Zatwierdzić zmiany przyciskiem ZAPISZ
7. Czy data wystawienia faktury w systemie może różnić się od daty przesłania do KSeF?
- Data sprzedaży może różnić się od daty wystawienia (można wskazać datę sprzedaży z przeszłości, np. ostatni dzień poprzedniego miesiąca).
- Data ujęcia w ewidencjach (VAT/KPiR) zależy od daty sprzedaży lub daty wystawienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
8. Dlaczego opcja importu faktur z KSeF jest nieaktywna (wyszarzona)?
Najczęstszą przyczyną nieaktywnego przycisku importu faktur zakupowych jest posiadanie pakietu, który nie obsługuje tej funkcji. Pobieranie wydatków z KSeF jest możliwe wyłącznie w pakietach zawierających moduł księgowy, czyli Księgowość Online lub Księgi Rachunkowe. W pakiecie Fakturowanie moduł wydatków jest uproszczony i nie posiada funkcji importu z KSeF.
Kolejnym powodem może być brak autoryzacji konkretnego użytkownika w systemie. Integracja z KSeF w systemie wFirma działa w kontekście zalogowanego użytkownika. Jeśli właściciel firmy dokonał integracji, ale pracownik lub księgowa logują się na swoje konto i nie przeprowadzili własnej autoryzacji (nie wgrali certyfikatu lub nie nadano im uprawnień w KSeF), opcja importu ręcznego może być niedostępna.
9. Co zrobić w przypadku komunikatu o błędzie autoryzacji lub problemie z certyfikatem?
Komunikaty o błędach autoryzacji lub problemach z certyfikatem mogą mieć kilka przyczyn, od wygaśnięcia sesji po niewłaściwy typ wgranego pliku lub brak nadań szczegółowych uprawnień w systemie rządowym.
Poniżej przedstawiam rozwiązania dla najczęstszych sytuacji:
I. Komunikat "Brak autoryzacji w systemie KSeF" lub błąd sesji
Często problem wynika z wygaśnięcia sesji połączeniowej. Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest odświeżenie połączenia poprzez ponowne wgranie certyfikatów.
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF
- Wejść w KONFIGURACJA INTEGRACJI (lub INTEGRACJA AKTYWNA)
- Zaznaczyć obecne certyfikaty w tabeli i kliknąć USUŃ
- Wybrać opcję MAM CERTYFIKAT
- Wgrać ponownie pliki certyfikatu autoryzacyjnego (typ 1) oraz klucza prywatnego i wpisać hasło
- Zatwierdzić przyciskiem POŁĄCZ Z KSEF
- Typ 1 (Uwierzytelnienie): służy do logowania i wysyłki faktur online. Musi być wgrany jako "Certyfikat autoryzacyjny".
- Typ 2 (Podpis linku/Offline): służy do trybu awaryjnego. Musi być wgrany w sekcji dla certyfikatu offline.
- Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF
- Przejść do zakładki UPRAWNIENIA » NADAJ UPRAWNIENIE
- Nadać sobie (na własny PESEL) uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur
- Wrócić do systemu wFirma i ponownie wgrać certyfikat, aby odświeżyć uprawnienia
- Czas: Cała operacja (pobranie pliku, podpisanie, wgranie) musi zamknąć się w 5-10 minutach. Jeśli trwa dłużej, należy pobrać nowy plik.
- Nazwa pliku: Nie wolno zmieniać nazwy pobranego pliku metadanych ani pliku podpisanego.
- Podpis: Podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany użyty do podpisu musi zawierać numer PESEL osoby uprawnionej.
10. Czy integracja z KSeF jest dodatkowo płatna?
Integracja z KSeF jest w ramach pakietów i nie przewidujemy pobierania za nią dodatkowych opłat.
11. Czy numer referencyjny nadany przez KSeF jest widoczny w aplikacji?
Tak, numer referencyjny po wysłaniu faktury jest możliwy do podglądu w kolumnie "Numer dokumentu z KSeF" w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, w szczegółach faktury oraz na jej wydruku.
12. Czy system pokazuje status wysyłki faktury (wysłana/odrzucona) i – w przypadku błędu – wskazywał jego przyczynę oraz proces poprawy?
System sprawdza nieprawidłowości tylko na poziomie danych przesyłanych dla celów ich odbioru w KSeF. Czyli użytkownik otrzymuje status wysyłki, który dostępny jest po wystawieniu faktury w formie ikony znajdującej się z prawej strony numeru dokumentu, a po jej przetworzeniu przez KSeF po kliknięciu numeru dostępnego w kolumnie NUMER DOKUMENTU W KSEF. Natomiast w przypadku wykrycia nieprawidłowości w danych przesyłanych do KSeF, które to wymagane są przez MF, zwracany jest stosowny komunikat, który to wyświetlany jest użytkownikowi.
13. Czy aplikacja obsłuży wszystkie typy faktur przewidziane w KSeF (sprzedażowe, korekty, zaliczkowe, końcowe, uproszczone)?
Obecnie w systemie możliwa jest wysyłka do KSeF: faktur VAT, faktur bez VAT, korekt faktur, faktur VAT Marża, faktur zaliczkowych i końcowych.
14. Czy można autoryzować się za pomocą tokenu?
Autoryzacja za pomocą tokenu wygenerowanego w Aplikacji Podatnika KSeF jest możliwa. Należy jednak pamiętać, że jest to rozwiązanie tymczasowe. Ministerstwo Finansów planuje wyłączenie tej metody autoryzacji z końcem roku. Autoryzacja tokenem jest jedną z trzech metod autoryzacji w KSeF 2.0 dostępnych w systemie wFirma.
15. Czy każdy księgowy musi posiadać uprawnienia do KSeF klientów biura rachunkowego?
W przypadku gdy przedsiębiorca pracuje na co dzień w wFirmie i dokona samodzielnie integracji swojego konta w wFirma z KSeF, to tym samym biuro automatycznie zyskuje dostęp do kompletu dokumentów: wszystkich faktur sprzedaży a także wydatków zaimportowanych z KSeF czy wgrywanych przez OCR. Dzięki temu pracownicy biura nie potrzebują pozyskiwać dla siebie odrębnych uprawnień dostępu do faktur klienta w KSeF.
Jeśli jednak klient korzysta z zewnętrznego systemu do fakturowania, to aby biuro rachunkowe mogło zaimportować z KSeF faktury sprzedaży i zakupu klienta, musi otrzymać uprawnienia dostępu do faktur nadane przez przedsiębiorcę w Aplikacji Podatnika KSeF. W kolejnym kroku musi samodzielnie powiązać konto, na którym prowadzona jest firma klienta z otrzymanymi uprawnieniami.
16. Co muszę zrobić w systemie wFirma, w sytuacji gdy nadałem/dostałem uprawnienia przez Aplikację Podatnika KSeF?
Po nadaniu lub otrzymaniu uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF, w systemie wFirma należy dokonać autoryzacji w celu połączenia z KSeF 2.0. Masz dwie główne możliwości:
- Wgrać certyfikat wygenerowany uprzednio w Aplikacji Podatnika KSeF.
- Wygenerować certyfikat bezpośrednio w systemie wFirma.
Cała konfiguracja i wybór metody autoryzacji są dostępne w zakładce PRZYCHODY » KSEF » KONFIGURACJA INTEGRACJI.
17. Jak dosłać fakturę do KSeF, mam tylko “Wyślij faktury offline do KSeF?
brak możliwości dosłania wystawionej już faktury do Krajowego Systemu e-Faktur wynika z faktu, że w momencie jej zapisu opcja wysyłki w konfiguracji integracji była wyłączona. System wFirma przesyła faktury do KSeF natychmiastowo w trakcie ich wystawiania. Opcja wysyłki faktur offline służy wyłącznie do przesyłania dokumentów, które zostały wystawione w trakcie trwania oficjalnej awarii systemu ministerialnego.
Aby faktura znalazła się w KSeF, należy usunąć wystawiony dokument (jeśli nie został on jeszcze przekazany nabywcy do obiegu prawnego) i wystawić go ponownie po wcześniejszym włączeniu wysyłki w ustawieniach integracji.
Aby włączyć wysyłkę faktur do KSeF, należy:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF I INTEGRACJE
- Kliknąć przycisk KONFIGURACJA INTEGRACJI
- W sekcji Konfiguracja zaznaczyć opcję WYSYŁAJ DO KSEF FAKTURY SPRZEDAŻY DLA FIRM (B2B)
- Zapisać zmiany przyciskiem ZAPISZ.
18. Korekta faktury zaimportowanej z KSeF
w systemie wFirma nie ma możliwości wystawienia faktury korygującej do faktury sprzedaży zaimportowanej z Krajowego Systemu e-Faktur, która została wystawiona w innym programie. Korektę taką należy wystawić poza systemem wFirma, a następnie zaimportować ją z KSeF.
Aby ręcznie zaimportować wystawioną korektę z KSeF, należy:
- Przejść do zakładki PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE
- Kliknąć przycisk IMPORTUJ Z KSEF
- Wybrać odpowiedni zakres dat i pobrać dokumenty
