System wFirma.pl posiada wbudowany tryb offline KSeF, który pozwala na ciągłość pracy. Z tego artykułu dowiesz się, jak działa ten mechanizm, kiedy wystawiony dokument jest pełnoprawną fakturą, a kiedy tylko wersją roboczą, oraz jak przebiega automatyczna wysyłka faktur do KSeF po przywróceniu dostępności systemu.
Czym jest tryb offline?
Tryb offline to sytuacja, w której faktura jest wystawiana w systemie wFirma.pl, ale nie może zostać natychmiast przesłana do KSeF (np. z powodu awarii lub prac serwisowych po stronie Ministerstwa Finansów).
W tym czasie system przechowuje fakturę w kolejce do wysyłki. To, czy możesz przekazać taką fakturę nabywcy jako wiążący dokument, zależy od posiadania Certyfikatu służącego do podpisu linku do weryfikacji wystawcy (certyfikaty typu 2 - Offline).
Brak certyfikatu Offline a wystawienie faktury w trybie offline
System wFirma.pl automatycznie rozpoznaje, czy użytkownik wgrał Certyfikat typu 2 (certyfikat offline) i na tej podstawie wystawi pełnoprawną fakturę z dwoma kodami QR lub wersję roboczą faktury (jeśli go nie posiadamy).
Użytkownik posiada wgrany Certyfikat typu 2
Jeśli wystawiasz fakturę w trybie offline i masz aktywny certyfikat:
- Wydruk faktury generowany jest z wymaganymi kodami QR.
- Taki dokument stanowi pełnoprawną fakturę.
- Możesz go wydrukować lub wysłać mailem do kontrahenta jeszcze przed wysyłką do KSeF.
Użytkownik nie posiada Certyfikatu typu 2
Jeśli wystawiasz fakturę w trybie offline bez certyfikatu:
- System wygeneruje wersję roboczą faktury.
- Taki dokument nie jest fakturą w rozumieniu przepisów.
- Nie możesz go przekazać kontrahentowi jako dowodu zakupu. Należy poczekać na skuteczną wysyłkę do KSeF i pobranie numeru KSeF.
Automatyczna wysyłka do KSeF faktury w trybie offline
Po wystawieniu faktury w trybie offline system wFirma.pl uruchamia proces automatycznej wysyłki:
- System ponawia próby wysyłki co godzinę, licząc od daty wystawienia (data z pola P_1).
- Proces ten trwa aż do godziny 23:59 następnego dnia.
- Działanie to odbywa się w tle, co oznacza, że w tym czasie nie jest wymagana żadna akcja ze strony użytkownika.
Ręczne ponawianie wysyłki
Jeśli minął czas automatycznej wysyłki (upłynął kolejny dzień po dacie wystawienia), a faktura nadal nie została przyjęta przez KSeF (np. awaria trwała dłużej niż 24h), proces automatyczny zostaje zatrzymany.
W takiej sytuacji fakturę należy wysłać ręcznie. Aby tego dokonać:
- Przejdź do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ.
- Zaznacz faktury, które nie zostały wysłane (będą miały odpowiedni status na liście firm oznaczony ikoną
).
- Wybierz z menu opcję WYŚLIJ » WYŚLIJ FAKTURY OFFLINE DO KSEF.
Termin wysyłki faktury do KSeF omawia poniższa tabela:
| Tryb wystawienia faktury | Termin do którego powinna faktura trafić do KSeF |
| Tryb offline24 | najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury. |
| Tryb offline - niedostępność KSeF | nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury. |
| Tryb awaryjny | nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF, |
| Awaria całkowita | brak obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii, |
Ograniczenia edycji faktur w trybie Offline
Faktura oczekująca na wysyłkę do KSeF (zarówno w trakcie prób automatycznych, jak i przed ręcznym ponowieniem) posiada blokadę edycji danych przesyłanych do ministerstwa. Ma to na celu zachowanie spójności między wydrukiem a danymi w systemie KSeF.
Modyfikacja faktury w tym czasie jest możliwa wyłącznie w zakresie pól:
- Skutek księgowy (np. zmiana daty ujęcia w KPiR/Ewidencji),
- Schemat księgowy,
- Opis w rejestrach.
