Akta osobowe pracownika w formie elektronicznej

Każdy pracodawca zatrudniający pracownika na podstawie umowy o pracę ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika w formie papierowej. Akta osobowe pracownika powinny mieć postać teczki trójdzielnej, należy je przechowywać przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy.

Zgodnie z przepisami prawa pracy, akta osobowe pracownika powinny składać się z trzech części:

  • Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

  • Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

  • Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.

Akta osobowe pracownika w formie elektronicznej

W systemie można przechowywać skany dokumentów znajdujących się w aktach osobowych w podziale na poszczególne części.

Załączanie skanów dokumentów pracownika w systemie nie zwalnia z obowiązku prowadzenia akt osobowych w formie papierowej.

W celu dodania dokumentu należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY kliknąć danego pracownika i przejść do zakładki DOKUMENTY » AKTA OSOBOWE.

Akta osobowe pracownika w systemie

Pojawią się foldery dla poszczególnych części akt osobowych - część A, część B i część C.

Akta osobowe pracownika - szczegółowy widok

By dodać zeskanowany z papierowej wersji akt osobowych dokument należy wejść w odpowiedni folder, a następnie wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT » NA PODSTAWIE PLIKU.

Akta osobowe pracownika - dodawanie dokumentu

Po wypełnieniu pola nazwa i dodaniu skanu z dysku, dokument zostanie zapisany w wybranej części akt osobowych pracownika.

Akta osobowe pracownika

Dodawanie skanów dokumentów akt osobowych w systemie nie ma wpływu na dokonywane w systemie rozliczenia i jest całkowicie dobrowolne.

Dodawanie w systemie informacji o dacie ważności badań medycyny pracy

Aby w systemie dodać informacje o dacie ważności badań medycyny pracy, bądź terminie kolejnego szkolenia bhp, lub innego ważnego terminu, podczas dodawania skanu dokumentu do e-akt osobowych pracownika w systemie, można dokument powiązać z zadaniem, co pozwoli na kontrolowanie ważnych terminów dotyczących pracowników.

W trakcie dodawania do systemu skanu dokumentu, należy zaznaczyć w oknie dodawanie dokumentu Dodaj nowe zadanie.

Akta osobowe pracownika - dodaj nowe zadanie

Po kliknięciu Dodaj nowe zadanie system automatycznie przeniesie nas do okna Dodawania nowego zadania. Tu należy uzupełnić nazwę zadania i termin, kiedy system ma nam przypomnieć o wykonaniu zadania.

Akta osobowe pracownika - dodawanie terminu badań

Po zapisaniu system przypisze zadanie do dokumentu.

Akta osobowe pracownika - przypisanie zadania

Wszystkie dodane w ten sposób zadania są dostępne w zakładce CRM » Zadania. Z tego poziomu, można nimi zarządzać, modyfikować i zamykać.

Akta osobowe pracownika