Zatrudnienie pracownika wiąże się dla pracodawcy z kilkoma obowiązkami. Aby je wykonać powinien uzyskać od pracownika dane osobowe, dlatego pracownicy wypełniają kwestionariusz osobowy. System wFima.pl umożliwia łatwe i sprawne pozyskanie danych od pracownika dzięki funkcji interaktywnego kwestionariusza.
Dodawanie pracownika - kwestionariusz osobowy
Dodawanie nowego pracownika do systemu wFirma.pl odbywa się w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA.
Przedsiębiorca ma do wyboru wprowadzić dane pracownika ręcznie lub też możliwe jest wysłanie kwestionariusza osobowego do pracownika.
Opcja utworzenia szablonu wiadomości w kwestionariuszu online
Po wybraniu opcji UDOSTĘPNIJ KWESTIONARIUSZ ONLINE pojawia się okno dialogowe, gdzie należy wprowadzić imię i nazwisko pracownika oraz adres e-mail. Po uzupełnieniu tych danych wystarczy wiadomość do pracownika.
W oknie dialogowym podstawia się treść, która to jest propozycją jaką można wysłać do przyszłego pracownika. Użytkownik może jednak dowolnie kształtować co ma zawierać ta informacja. Wystarczy po wpisaniu swojej wersji wiadomości wybrać opcję ZAPISZ JAKO SZABLON. Wybranie tej opcji spowoduje zapisanie wprowadzonych zmian jako szablonu, który będzie automatycznie wykorzystywany przy wypełnianiu kolejnych kwestionariuszy.
Więcej na temat panelu ePracownik w artykule pomocy: Panel ePracownik - udostępnianie oraz uprawnienia
Ikony powiadamiające o statusie danych
Po wysłaniu kwestionariusza osobowego przy pracowniku pojawia się niebieska ikonka, która informuje, że pracownik otrzymał ten dokument do uzupełnienia.
Jeśli pracownik odeśle kwestionariusz osobowy ale nie uzupełnił wszystkich danych wówczas ikona przy pracowniku będzie miała kolor żółty.
W sytuacji kiedy pracownik poprawnie uzupełni wszystkie dane w kwestionariuszu przy danych pracownika pojawi się zielona ikona, oznacza ona, że pracownik wypełnił kwestionariusz osobowy i dane do sporządzenia umowy są kompletne.
Jeśli przedsiębiorca chce poprawić/ zmodyfikować dane, które zostały wprowadzone do kwestionariusza pracownika, wystarczy, że przejdzie do zakładki: KADRY » PRACOWNICY zaznaczyć danego pracownika » MODYFIKUJ. Po wprowadzeniu poprawnie wszystkich danych ikona przy pracowniku zniknie. Jeśli przedsiębiorca nie uzupełni wszystkich danych potrzebnych w dalszym procesie zatrudnienia pojawi się czerwona ikonka przy pracowniku, która będzie informować, że dane pracownika są niepełne.
Dopiero ponowna modyfikacja i uzupełnienie niezbędnych danych powoduje, że ikona zniknie.
Filtry w zakładce PRACOWNICY
W systemie w zakładce KADRY» PRACOWNICY zostały wprowadzone statusy mające na celu łatwiejszą prezentację danych dotyczących zatrudnienia:
- Status do zatrudnienia - tutaj widnieją pracownicy, którzy nie mają aktywnej umowy o pracę.
- Status aktualne - wszyscy pracownicy, którzy posiadają aktywną umowę
- Status archiwalne - pracownicy, którzy nie mają aktywnych umów- zostali zwolnieni.
Gdy ustawione jest puste pole, wówczas widnieją wszystkie osoby wprowadzone do systemu (ustawiony jest domyślnie).
Odrzucenie lub poprawa danych w kwestionariuszu
W przypadku kiedy pracownik odeśle kwestionariusz osobowy, a przy jego danych pojawi się ikona żółta (która informuje, że dane są niepełne), to przedsiębiorca może poprawić dane ręcznie lub też odrzucić wypełniony kwestionariusz.
Aby odesłać lub poprawić kwestionariusz należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY kliknąć na żółtą ikonę kwestionariusza, wówczas otworzy się okno dialogowe. Na dole okna są do wyboru są dwie akcje ODRZUĆ oraz ZAAKCEPTUJ z listą rozwijaną i wyborem kolejnych akcji. Po wyborze opcji ODRZUĆ, kwestionariusz zostanie ponownie wysłany do pracownika. Po wykonaniu tego działania przy pracowniku pojawi się niebieska ikona i komunikat, że wysłano ponowny mail do pracownika i przedsiębiorca oczekuje na poprawę kwestionariusza.
Kwestionariusz zapisany w dokumentach pracownika
Po zaakceptowaniu kwestionariusza osobowego dane zostają automatycznie wprowadzone do systemu zaś sam kwestionariusz zapisuje się w dokumentach pracownika.
W dokumentach zawsze tworzą się dwa kwestionariusze: dla osoby ubiegającej sie o zatrudnienie oraz kwestionariusz pracownika. Z tego poziomu są one możliwe do wydrukowania aby następnie móc umieścić je w aktach osobowych.
