E-akta i dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej w systemie wFirma.pl

Od 1 stycznia 2019 roku przepisy pozostawiają pracodawcom decyzję czy akta pracownicze będą prowadzili w formie elektronicznej czy papierowej. System wFirma.pl jako jeden z pierwszych na rynku udostępnia funkcję prowadzenia e-akt w zupełności zgodnych wymogami określonymi przez przepisy.

E-akta - wymagania dla systemów teleinformatycznych

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa szczegółowo wymogi przechowywania i prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. System wFirma.pl spełnia warunki wymienione w przepisach, a co za tym idzie może stanowić narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej.

Wśród wymagań, które musi spełniać system przeznaczony do prowadzenia i przechowywania dokumentacji wymienia się:

  1. zabezpieczenie dokumentów jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem  - w wFirma.pl tworzone są kopie zapasowe, dzięki którym przechowywanie dokumentacji jest bezpieczne. Do dokumentów mają dostęp tylko osoby, którym nadano takie uprawnienia. Możliwość usunięcia dokumentów ma wyłącznie administrator po podaniu hasła;

  2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur -  system zapewnia brak możliwości edycji podpisanych bezpiecznym podpisem kwalifikowanym dokumentów wprowadzonych w folderze pracownika;

  3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym - tylko osoby, które uprawniono do wglądu w foldery z aktami mają taką możliwość;

  4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych - wspomniany wcześniej system uprawnień daje możliwość sprawdzenia, który z użytkowników wykonywał działania w danym obszarze. Dzięki historii logów osoba uprawniona ma kontrolę nad historią zmian dokonywanych na danym obiekcie;

  5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 - wFirma.pl pozwala na wyszukiwanie dokumentów umieszczonych w folderach pracowników;

  6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji - utworzone foldery pracowników wraz z całą zawartością (XML, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument) można w prosty sposób pobrać w formacie ZIP;

  7. funkcjonalność wydruku dokumentacji - możliwy jest wydruk wszystkich dokumentów przechowywanych w folderach.

Zakładanie akt dla pracownika

Akta pracownicze w systemie wFirma.pl tworzone są automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W tym momencie w szczegółach pracownika w zakładce DOKUMENTY zostają utworzone dwa folder Akta osobowe i Dokumenty pracownicze.

E-akta w systemie wFirma.pl

Tworzenie się dwóch katalogów głównych realizuje przepisy rozporządzenia, które wskazują, że pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej osobno dla każdego pracownika.

Dodawanie plików do folderów pracownika

Na akta pracownicze prowadzone w formie elektronicznej mogą składać się dokumenty wygenerowane w systemie teleinformatycznym, ale przede wszystkim są to odwzorowania cyfrowe dokumentów, które pierwotnie miały postać papierową.

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do wcześniej wspomnianego rozporządzenia.

Aby dodać dokument w do akt pracownika wystarczy otworzyć folder Akta osobowe i tam wejść do podfolderu dotyczącego danej części teczki. W tym miejscu należy wybrać opcję DODAJ DOKUMENT. Po pojawieniu się okna dialogowego w zakładce NA PODSTAWIE PLIKU konieczne jest kliknięcie na ZAŁĄCZ PLIK, po czym wskazanie dokumentu do dodania w folderze. Warto określić nazwę tego dokumentu w taki sposób, aby wskazywał co jest w nim zawarte.

Należy pamiętać, że w dokumentacji pracowniczej oraz aktach osobowych pracownika należy przechowywać tylko takie dokumenty i informacje, które wprost wynikają z przepisów. Wynika to z przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).

Załączanie dokumentu w e-akta

W sytuacji, gdy dokument zostanie dodany w nieprawidłowym folderze, użytkownik ma możliwość przeniesienia go do innej części. Wystarczy zaznaczyć ten plik lub pliki i wybrać PRZENOSZENIE » WYTNIJ. Następnie po przejściu do prawidłowego miejsca użyć opcji PRZENOSZENIE » WKLEJ, a dokumenty pojawią się w tym folderze.

Tak jak w przypadku prowadzenia akt pracowniczych w formie papierowej, tak i w elektronicznej należy dołożyć wszelkiej staranności i rzetelności. W związku z tym opisywanie dodawanych dokumentów również wymaga od pracodawcy staranności i rzetelności. Oznacza to, aby dodawane dokumenty były opisywane zgodnie z faktycznymi wydarzeniami (chronologicznie), na bieżąco oraz z odpowiednim opisem dokumentu.

Podpisywanie dokumentów certyfikatem kwalifikowanym

Aby prowadzenie e-akt było zgodne z przepisami, najważniejszym elementem jest opatrzenie wszystkich dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W systemie wFirma.pl można podpisywać dokumenty z wykorzystaniem :

  1. Tradycyjnych podpisów elektronicznych takich jak:

    1. KIR

    2. Eurocert

  2. Mobilnych podpisów elektronicznych:

    1. SimplySign

Przy podpisywaniu e-akt nie można korzystać z podpisu należącego do wFirma.pl tak jak ma to miejsce podczas wysyłek deklaracji. W tym przypadku podpis musi należeć do pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.

W celu podpisania dokumentu należy zaznaczyć wybrany element lub kilka (możliwe jest zbiorcze podpisywanie dokumentów) a następnie wybranie opcji PODPISZ.

Podpisywanie e-akta podpisem kwalifikowanym

W nowym oknie należy podać pin do podpisu kwalifikowanego. W ten sposób dokumenty zostaną podpisane.

Jak podpisać e-akta podpisem kwalifikowanym?

 

Przy podpisanych dokumentach pojawi się zielona ikona ołówka, która będzie oznaczała podpis elektroniczny.

Podpisane dokumenty w e-akta

Wyszukiwanie dokumentów w folderze

Jednym z podstawowych wymogów systemu teleinformatycznego do prowadzenia e-akt jest wyszukiwarka, która pozwoli na skuteczne wyszukiwanie dokumentów wg (§ 9. pkt 5):

  • identyfikator dokumentu

  • identyfikator dokumentacji

  • rodzaj – będący jednoznacznym określeniem rodzaju dokumentu wskazującym przyporządkowanie dokumentu do jednej z części dokumentacji pracowniczej;

  • data powstania dokumentu;

  • data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby upoważnionej przez pracodawcę

  • numer PESEL pracownika,, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

  • imię i nazwisko pracownika;

  • nazwa pracodawcy;

  • data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument

W systemie wFirma.pl wyszukiwarka znajduje się nad tabela z dokumentacją na każdym poziomie zakładek.

E-akta - wyszukiwarka

Rejestracja zmian dokonanych na obiekcie (logi)

Użytkownik ma możliwość weryfikacji jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał. Historię zdarzeń można sprawdzić najeżdżając na dokument widniejący w folderze - w danym wierszu po prawej stronie wyświetli się ikona listy, a po kliknięciu na nią pojawi się okno Aktywność dotycząca obiektu. W oknie tym będzie widniała informacja o wszelkich zmianach dotyczących danego pliku.

 

Rejestracja zmian dokonanych w e-akta

Historia aktywności użytkowników jest dostępna również w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY » HISTORIA AKTYWNOŚCI.

Pobieranie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych

System wFirma.pl umożliwia pobieranie folderów wszystkich pracowników bądź każdego pracownika osobno. Dokumenty można pobrać w formacie ZIP, przy czym paczka będzie zawierała takie elementy jak: plik XML, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument.

Dodane w systemie pliki można pobrać w zakładce KADRY » DOKUMENTY, gdzie po zaznaczeniu folderu z imieniem i nazwiskiem pracownika należy z górnego paska wybrać DRUKUJ » POBIERZ E-AKTA. ZIP zostanie zapisany na dysku urządzenia. Aby pobrać foldery dla wszystkich pracowników konieczne jest zaznaczenie wszystkich folderów, po czym powtórzenie ścieżki DRUKUJ » POBIERZ E-AKTA.

Pobierz e-akta

Usuwanie plików z folderu pracownika

Aby usunąć dodany dokument należy przejść do odpowiedniego podfolderu, a następnie zaznaczyć dokument i wybrać MODYFIKUJ » USUŃ. Dokumenty, które zostały opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym mogą zostać usunięte, ale wyłącznie przez użytkownika z uprawnieniami administratora po zatwierdzeniu tej czynności hasłem.

 

Usuwanie dokumentów z folderu e-akta

 

Przy usuwaniu plików, które trafiły do akt osobowych, ale nie zostały podpisane certyfikatem kwalifikowanym wyświetli się jedynie standardowy komunikat.

Drukowanie dokumentacji

Dokumenty dodane w folderach można wydrukować przechodząc do określonej części akt, gdzie konieczne będzie zaznaczenie plików, a następnie wybór akcji DRUKUJ widocznej na górnym pasku.

 

Drukowanie e-akta

Pozostałe obowiązki pracodawcy

Rozporządzenie wyjaśnia co oznacza pojęcie § 9 pkt 1 "zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem".

§ 10. 1. Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, w zakresie o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

  1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;

  2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

  3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Powyższe wymagania spełnione są w momencie korzystania z systemu wFirma.pl.

2. Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

  1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;

  2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

  3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

  4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

  5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Jednak powyższy pkt. 2. wskazuje obowiązki, które leżą po stronie każdego pracodawcy, który zdecyduje się na prowadzenie e-akt. Powinien on zaplanować i wdrożyć odpowiednie procedury, które przyczynią się do bezpieczeństwa przechowywania, przetwarzania i archiwizowania danych.

Archiwizowanie

To na przedsiębiorcy leży obowiązek odpowiedniej archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Dopóki przedsiębiorca korzysta z systemu wFirma.pl, wszystkie dane są przechowywane w systemie na serwerach. Jeśli jednak użytkownik planuje zakończyć korzystanie z systemu, to powinien pobrać wszystkie e-akta, ponieważ po zakończeniu pakietu, nie będzie miał dostępu do danych gromadzonych w systemie wFirma.pl.