E-akta i dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej w systemie wFirma.pl

Od 1 stycznia 2019 roku przepisy pozostawiają pracodawcom decyzję czy akta pracownicze będą prowadzili w formie elektronicznej czy papierowej. System wFirma.pl jako jeden z pierwszych na rynku udostępnia funkcję prowadzenia e-akt w zupełności zgodnych wymogami określonymi przez przepisy. E-akta online w systemie wFirma są bardzo intuicyjne w prowadzeniu.

Webinar - wdrożenie e-akt

E-akta - wymagania dla systemów teleinformatycznych

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa szczegółowo wymogi przechowywania i prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. System wFirma.pl spełnia warunki wymienione w przepisach, a co za tym idzie może stanowić narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej.

Wśród wymagań, które musi spełniać system przeznaczony do prowadzenia i przechowywania dokumentacji wymienia się:

1. zabezpieczenie dokumentów jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem  - w wFirma.pl tworzone są kopie zapasowe, dzięki którym przechowywanie dokumentacji jest bezpieczne. Do dokumentów mają dostęp tylko osoby, którym nadano takie uprawnienia. Możliwość usunięcia dokumentów ma wyłącznie administrator po podaniu hasła;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur -  system zapewnia brak możliwości edycji podpisanych bezpiecznym podpisem kwalifikowanym dokumentów wprowadzonych w folderze pracownika;
3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym - tylko osoby, które uprawniono do wglądu w foldery z aktami mają taką możliwość;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych - wspomniany wcześniej system uprawnień daje możliwość sprawdzenia, który z użytkowników wykonywał działania w danym obszarze. Dzięki historii logów osoba uprawniona ma kontrolę nad historią zmian dokonywanych na danym obiekcie;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 - wFirma.pl pozwala na wyszukiwanie dokumentów umieszczonych w folderach pracowników;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji - utworzone foldery pracowników wraz z całą zawartością (XML, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument) można w prosty sposób pobrać w formacie ZIP;
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji - możliwy jest wydruk wszystkich dokumentów przechowywanych w folderach. 

Zakładanie akt dla pracownika

Akta pracownicze w systemie wFirma.pl tworzone są automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W tym momencie w szczegółach pracownika w zakładce DOKUMENTY zostają utworzone dwa folder Akta osobowe i Dokumenty pracownicze.

Dodawanie plików do folderów pracownika

Na akta pracownicze prowadzone w formie elektronicznej mogą składać się dokumenty wygenerowane w systemie teleinformatycznym, ale przede wszystkim są to odwzorowania cyfrowe dokumentów, które pierwotnie miały postać papierową.

Aby dodać dokument w do akt pracownika wystarczy otworzyć folder Akta osobowe i tam wejść do podfolderu dotyczącego danej części teczki. W tym miejscu należy wybrać opcję DODAJ DOKUMENT. Po pojawieniu się okna dialogowego w zakładce NA PODSTAWIE PLIKU konieczne jest kliknięcie na ZAŁĄCZ PLIK, po czym wskazanie dokumentu do dodania w folderze. Warto określić nazwę tego dokumentu w taki sposób, aby wskazywał co jest w nim zawarte.

W sytuacji, gdy dokument zostanie dodany w nieprawidłowym folderze, użytkownik ma możliwość przeniesienia go do innej części. Wystarczy zaznaczyć ten plik lub pliki i wybrać PRZENOSZENIE » WYTNIJ. Następnie po przejściu do prawidłowego miejsca użyć opcji PRZENOSZENIE » WKLEJ, a dokumenty pojawią się w tym folderze.

Ukrywanie plików dotyczących pracowników

W systemie wFirma istnieje również możliwość ukrywania dokumentów, co pozwoli na zwiększenie przejrzystości i zachowanie porządku z poziomu listy plików. Aby ukryć wybrany dokument należy go zaznaczyć i wybrać akcję MODYFIKUJ » UKRYJ.

Akcji tej można również użyć zbiorowo, zaznaczając i ukrywając kilka dokumentów jednocześnie.

Aby uzyskać wgląd do ukrytych dokumentów wystarczy zmienić wartość w filtrze Widoczność pod tabelą na Ukryte. Zostaną wtedy wyświetlone jedynie ukryte pliki.

Aby cofnąć status ukrycia dokumentu wystarczy zaznaczyć go i wybrać akcję MODYFIKUJ » POKAŻ.

Podpisywanie dokumentów certyfikatem kwalifikowanym

Aby prowadzenie e-akt było zgodne z przepisami, najważniejszym elementem jest opatrzenie wszystkich dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W systemie wFirma.pl można podpisywać dokumenty z wykorzystaniem :

1. Tradycyjnych podpisów elektronicznych takich jak:

• KIR
• Eurocert

1. Mobilnych podpisów elektronicznych:

• SimplySign

W celu podpisania dokumentu należy zaznaczyć wybrany element lub kilka (możliwe jest zbiorcze podpisywanie dokumentów) a następnie wybranie opcji PODPISZ.

W nowym oknie należy podać pin do podpisu kwalifikowanego. W ten sposób dokumenty zostaną podpisane.

Przy podpisanych dokumentach pojawi się zielona ikona ołówka, która będzie oznaczała podpis elektroniczny.

Wyszukiwanie dokumentów w folderze

Jednym z podstawowych wymogów systemu teleinformatycznego do prowadzenia e-akt jest wyszukiwarka, która pozwoli na skuteczne wyszukiwanie dokumentów wg (§ 9. pkt 5):

• identyfikator dokumentu
• identyfikator dokumentacji
• rodzaj – będący jednoznacznym określeniem rodzaju dokumentu wskazującym przyporządkowanie dokumentu do jednej z części dokumentacji pracowniczej;
• data powstania dokumentu;
• data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby upoważnionej przez pracodawcę
• numer PESEL pracownika,, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• imię i nazwisko pracownika;
• nazwa pracodawcy;
• data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument

W systemie wFirma.pl wyszukiwarka znajduje się nad tabela z dokumentacją na każdym poziomie zakładek.

Rejestracja zmian dokonanych na obiekcie (logi)

Użytkownik ma możliwość weryfikacji jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał. Historię zdarzeń można sprawdzić najeżdżając na dokument widniejący w folderze - w danym wierszu po prawej stronie wyświetli się ikona listy, a po kliknięciu na nią pojawi się okno Aktywność dotycząca obiektu. W oknie tym będzie widniała informacja o wszelkich zmianach dotyczących danego pliku.

Historia aktywności użytkowników jest dostępna również w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY » HISTORIA AKTYWNOŚCI.

Pobieranie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych

System wFirma.pl umożliwia pobieranie folderów wszystkich pracowników bądź każdego pracownika osobno. Dokumenty można pobrać w formacie ZIP, przy czym paczka będzie zawierała takie elementy jak: plik XML, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument.

Dodane w systemie pliki można pobrać w zakładce KADRY » DOKUMENTY, gdzie po zaznaczeniu folderu z imieniem i nazwiskiem pracownika należy z górnego paska wybrać DRUKUJ » POBIERZ E-AKTA. ZIP zostanie zapisany na dysku urządzenia. Aby pobrać foldery dla wszystkich pracowników konieczne jest zaznaczenie wszystkich folderów, po czym powtórzenie ścieżki DRUKUJ » POBIERZ E-AKTA.

Usuwanie plików z folderu pracownika

Aby usunąć dodany dokument należy przejść do odpowiedniego podfolderu, a następnie zaznaczyć dokument i wybrać MODYFIKUJ » USUŃ. Dokumenty, które zostały opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym mogą zostać usunięte, ale wyłącznie przez użytkownika z uprawnieniami administratora po zatwierdzeniu tej czynności hasłem.

Przy usuwaniu plików, które trafiły do akt osobowych, ale nie zostały podpisane certyfikatem kwalifikowanym wyświetli się jedynie standardowy komunikat.

Drukowanie dokumentacji

Dokumenty dodane w folderach można wydrukować przechodząc do określonej części akt, gdzie konieczne będzie zaznaczenie plików, a następnie wybór akcji DRUKUJ widocznej na górnym pasku.

Pozostałe obowiązki pracodawcy

Rozporządzenie wyjaśnia co oznacza pojęcie § 9 pkt 1 "zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem".

§ 10. 1. Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, w zakresie o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

2. Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Jednak powyższy pkt. 2. wskazuje obowiązki, które leżą po stronie każdego pracodawcy, który zdecyduje się na prowadzenie e-akt. Powinien on zaplanować i wdrożyć odpowiednie procedury, które przyczynią się do bezpieczeństwa przechowywania, przetwarzania i archiwizowania danych.

Archiwizowanie

To na przedsiębiorcy leży obowiązek odpowiedniej archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Dopóki przedsiębiorca korzysta z systemu wFirma.pl, wszystkie dane są przechowywane w systemie na serwerach. Jeśli jednak użytkownik planuje zakończyć korzystanie z systemu, to powinien pobrać wszystkie e-akta, ponieważ po zakończeniu pakietu, nie będzie miał dostępu do danych gromadzonych w systemie wFirma.pl.