Zaświadczenie ZUS Z-3 - jak utworzyć je w systemie?

System wFirma.pl umożliwia generowanie zaświadczenia ZUS Z-3. Dokument ten powinien zostać przekazany do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, bądź w przypadku gdy dostarczone przez pracownika zwolnienie lekarskie wykracza poza okres zawartej umowy, a wypłatę zasiłku po ustaniu zatrudnienia przejmuje ZUS.

Zaświadczenie Z-3 w systemie

Dodanie zaświadczenia Z-3 może odbywać się podczas dodawania nieobecności (zwolnienia lekarskiego, bądź innej nieobecności uprawniającej pracownika do uzyskania zasiłku, którego płatnikiem jest ZUS) z poziomu KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w pracownika a następnie przejść do pod zakładki CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI » DODAJ. W celu wygenerowania Z-3, należy podczas wprowadzania nieobecności, w oknie dodawania nieobecności, po uzupełnieniu wszystkich pól, wybrać Zapisz i Generuj Z-3.

Z-3 przy dodawaniu nieobecności

Jeżeli natomiast użytkownik posiada już wprowadzoną do systemu nieobecność, wystarczy że ją zaznaczy i kliknie DRUKUJ » ZUS Z-3.

Z-3 - jak utworzyć

Oznaczenie kolejności wniosku i danych płatnika składek 

W otwartym oknie z aktywnym zaświadczeniem na samym początku należy oznaczyć czy jest ono składane pierwszorazowo, czy pracownik stara się o kontynuację wypłaty świadczeń.

W pierwszej części druku automatycznie wypełnione będą informacje dotyczące danych identyfikacyjnych i danych adresowych płatnika składek, zgodnie z informacjami wprowadzonymi w systemie.

 Z-3 - dane płatnika składek

Dane pracownika

W kolejnym bloku druku Z-3 znajdują się dane identyfikacyjne i dane adresowe pracownika, którego wypełniane zaświadczenie dotyczy, dane te pobierane są z wprowadzonych do systemu informacji o pracowniku. 

Z-3 - dane pracownika

Wybór świadczenia

W kolejnej części należy podać informację jaki rodzaj zasiłku występuje pracownik, wraz z wykazanym okresem zasiłku. Dane te są zaciągane automatycznie bezpośrednio z programu jednak istnieje możliwość ich edycji. W przypadku wypełniania zaświadczenia Z-3 dla pracownika, w celu wnioskowania o wypłatę zasiłku po ustaniu zatrudnienia, należy zwrócić uwagę na konieczność wypełnienia poniższej części ręcznie, z wykazaniem okresu dostarczonego przez pracownika zwolnienia lekarskiego wykraczającego poza okres zawartej umowy.

Z-3 - wybór świadczenia

Informacje o pracowniku

Blok IV dotyczy informacji dotyczących zatrudnienia, uzupełniany jest automatycznie, w oparciu o dane wprowadzone w systemie. Jeżeli niezdolność do pracy powstała z powodu choroby zawodowej, wypadku w drodze do lub przy pracy to należy to ręcznie zaznaczyć w punkcie 4. zaświadczenia Z-3. Należy również pamiętać w tym przypadku o dołączeniu niezbędnej dokumentacji powypadkowej. W pkt. 5 należy zaznaczyć czy w okresie niezdolności do pracy pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym lub też na wychowawczym lub odbywa karę pozbawienia wolności. Pkt. 6 i 7 dotyczą urlopów związanych z macierzyństwem.

Z-3 - informacje o pracowniku

Z-3 - informacje o zdarzeniach w okresie zatrudnienia

Informacje o wypłaconych świadczeniach

Kolejny blok V dotyczy informacji o wypłaconych świadczeniach, gdzie wykazane są okresy zwolnień lekarskich, za które pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy, wypełniany jest na podstawie wprowadzonych do systemu zwolnień lekarskich z jakich korzystał pracownik, pola dotyczące świadczenia rehabilitacyjnego i zasiłku macierzyńskiego należy uzupełnić ręcznie.

 Z-3 - wypłącone świadczenia

Pozostałe informacje

W kolejnym bloku należy podać ilość osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.  Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Dane te są zaciągane automatycznie z systemu na podstawie wprowadzonych danych.

Z-3 - pozostałe informacje

Informacje o wynagrodzeniu

Tabela znajdująca się w bloku VII uzupełniana jest na podstawie wprowadzonych do systemu list płac. Podczas generowania Z-3 konieczne jest zwrócenie szczególnej uwagi na kolumnę nr 5 poniższej tabeli, która aktualnie nie jest uzupełniana automatycznie. Jeżeli z kolumn nr 3 i 4 wynika, że pracownik nie przepracował wszystkich dni jakie był obowiązany przepracować, to w kolumnie nr 5 konieczne jest dopisanie przyczyny nieprzepracowania całego miesiąca, wpisując np. "choroba” tak jak zostało to podane w widoku poniżej.

Z-3 - przychody ndo wyliczenia podstawy zasiłkuKolejne punkty dotyczące składników wynagrodzeń za okresy dłuższe niż miesięczne wykazane oraz zawartych innych umów z pracownikiem należy wprowadzić ręcznie do dokumentu. W punkcie 5 należy oznaczyć czy pracownik w czasie trwania stosunku pracy podpisał również umowę zlecenie z pracodawcą. Automatycznie zaznaczone jest tam NIE.

Z-3 - składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne

Uwagi i rachunek bankowy

W kolejnym bloku istnieje możliwość wprowadzenia uwag np. w sytuacji kiedy pracownikowi w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy zmienił się wymiar czasu pracy należy podać poprzedni wymiar czasu pracy.

Numer konta bankowego wykazany w bloku IX zaczerpnięty zostanie z informacji o pracowniku wprowadzonych w systemie.

Z-3 - uwagi

Zapisanie zaświadczenia w systemie

Zaświadczenie Z-3 po kliknięciu Zapisz zostanie zapisane w zakładce KADRY » DEKLARACJE.

Z-3 - zapisanie zaświadczenia

Zaświadczenie jest także dostępne z poziomu okna Szczegóły Pracownika w zakładce DEKLARACJE.

Z-3 widoczne w szczegółach pracownika

Do wygenerowanego Z-3 można w każdej chwili wrócić, uzupełnić lub poprawić poprzez zaznaczenie zaświadczenie i kliknięcie MODYFIKUJ, następnie ponownie zapisać i wydrukować poprzez zaznaczenie i wybranie z menu DRUKUJ.

Możliwy jest też eksport zaświadczenia do pliku XML, a następnie wysyłka go z ZUS PUE, o czym można przeczytać w opracowaniu: Eksport zaświadczeń Z-3, Z-3a i Z-3b i ich wysyłka z PUE.