Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą uważa się:  małżonka, dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma, którzy pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności.  W przypadku takich osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę rozliczenia z ZUS wygląda inaczej niż w przypadku pozostałych pracowników. Przeczytaj jak rozliczana jest osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę w systemie.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę

W systemie można rozliczyć osobę współpracującą, które świadczą swoją pomoc na podstawie umowy o pracę. Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie stosunku pracy powinna zostać zgłoszona do ZUS z kodem 05 11. Podlega ubezpieczeniom tak samo jak przedsiębiorca (jednak nie może korzystać z ulg w opłacaniu składek).

Wprowadzenie do systemu

W pierwszym kroku należy przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCE » DODAJ.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - ustawienia

W oknie dodawania osoby współpracującej należy wprowadzić przede wszystkim jej dane podstawowe oraz adresowe.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - podstawowe informacje

W przypadku spółek, pojawi się dodatkowa opcja “OSOBA POWIĄZANA Z”, dzięki czemu będzie można wybrać wspólnika, z którym ma być powiązana osoba współpracująca.

Po zapisaniu wprowadzonych danych pojawi się okno Dodawanie okresu współpracy. Gdzie należy podać okres rozpoczęcia współpracy, gdy data zakończenia współpracy nie jest ustalona wówczas  pole to można zostawić puste. W tym oknie należy również wybrać schemat opłacania składek:

  1. Duży ZUS - schemat wliczający składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne i FP oraz FGŚP;
  2. Tylko zdrowotne - schemat przeznaczony dla osób za które opłaca się tylko ubezpieczenia zdrowotnego (na przykład za osoby zatrudnione na etat z wynagrodzeniem wyższym niż minimalna krajowa; pobierają emeryturę lub rentę rodzinną oraz zasiłek macierzyński).

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - dodawanie okresu współpracy

W przypadku osoby współpracującej zatrudnionej na podstawie umowy o pracę konieczne jest zaznaczenie opcji "zatrudnienie na podstawie umowy o pracę".

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - jak zaznaczyć?

Dzięki temu, po zapisaniu zmian, otworzy się najpierw okno, w którym konieczne jest uzupełnienie podstawowych informacji służących do rozliczenia pracownika. Następnie otworzy się okno DODAWANIE UMOWY O PRACĘ. W zakładce Podstawowe informacje wprowadza się takie parametry umowy takie jak: rodzaj umowy, kwotę wynagrodzenia, wymiar etatu, daty podpisania, rozpoczęcia i zakończenia (gdy jest to umowa na czas określony) oraz stanowisko. Daty podpisania i rozpoczęcia są uzupełnione automatycznie zgodnie z informacją wprowadzoną w Okresie współpracy. Miejsce pracy zostanie uzupełnione automatycznie według danych wprowadzonych w zakładce USTAWIENIA.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - uzupełenienie umowy

W zakładce Podatek dochodowy można wybrać odpowiednie kosztów uzyskania przychodu oraz ulgi podatkowej. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć, klikając na niebieskie nazwy pól.

W zakładce ZUS system automatycznie ustawi kod tytułu ubezpieczenia 05 11.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - kod tytułu ubezpieczenia

W zakładce inne warunki zatrudnienia można wprowadzić dodatkowe zapisy w umowie i te zmiany należy zapisać.

Szczegółową pomoc na temat dodawania umowy o pracę można znaleźć w artykule: Dodawanie umowy o pracę - jakie informacje należy wprowadzić?

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę zgłoszenie do ZUS

Kolejnym krokiem jest wygenerowanie deklaracji zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA (ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko ubezpieczenie zdrowotne). W tym celu należy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę powinna zostać zgłoszona do ZUS z kodem 05 11.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - ZUA i ZZA

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę - wprowadzanie nieobecności

Ponieważ rozliczenia z ZUS z osobą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę wyglądają inaczej niż w przypadku pozostałych pracowników, część nieobecności wprowadza się w dwóch miejscach w systemie. 

Nieobecności, które wpływają na wynagrodzenie

Nieobecności, które mają wpływ na wynagrodzenie wprowadza się w zakładce KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w pracownika a następnie przejść do pod zakładki CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI DODAJ. W wygenerowanym oknie określa się okres i rodzaj nieobecności: urlop wypoczynkowy, choroba, urlop bezpłatny, itp. Tak wprowadzona nieobecność wpłynie na wyliczenia na liście płac ale nie będzie ona wykazana w deklaracji rozliczeniowej DRA oraz raportach imiennych.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - jak dodać nieobecność?

Nieobecności związane z wypłatą zasiłków

Natomiast jeżeli terminowo opłacane są składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nieprzerwanie przez okres ponad 90 dni, wówczas w przypadku choroby, osoba współpracująca ma prawo do zasiłku chorobowego. Po otrzymaniu zwolnienia chorobowego należy przekazać do ZUSu Zaświadczenie ZUS Z-3b dostępne jest w zakładce START » ZUS » ZAŚWIADCZENIA Z-3b » DODAJ ZAŚWIADCZENIE.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - Z-3B

Do chwili wypłaty zasiłku przez ZUS, opłaca się składki ZUS tak, jakby osoba współpracująca nie posiadała prawa do zasiłku, czyli opłacając składki w pełnej wysokości od pełnej podstawy wymiaru. W chwili wypłaty zasiłku chorobowego, należy skorygować deklarację ZUS DRA za miesiąc, w którym wystąpiła niezdolność do pracy. Zwolnienie chorobowe osoby współpracującej można wprowadzić w zakładce START » ZUS » ZASIŁKI PRZEDSIĘBIORCY » DODAJ ZASIŁEK. Tak wprowadzone nieobecności zostaną wykazane na DRA oraz w raportach imiennych.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - zasiłek

Szczegółowo zostało to opisane w artykule: Zwolnienie chorobowe przedsiębiorcy oraz osoby współpracującej

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę a lista płac

W celu wygenerowania listy płac dla osoby współpracującej na podstawie umowy o pracę należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ LISTĘ PŁAC.

W przypadku osoby współpracującej zatrudnionej na podstawie umowy o pracę składki na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne opłaca w całości przedsiębiorca. Dlatego nie wpływają one na wynagrodzenie netto tej osoby i nie są one wykazywane na liście płac.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - lista płac

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę na deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA

Po zakończeniu miesiąca w wygenerowanej deklaracji rozliczeniowej (START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ) osoba współpracująca zatrudniona na umowę zostanie wykazana na raporcie imiennym ZUS RCA. Gdy okres współpracy nie obejmuje pełnego miesiąca, system automatycznie dokona proporcjonalnego podziału podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i FP i FGŚP.

Zakończenie współpracy

By zakończyć współpracę, należy przejść do zakładki  USTAWIENIA » PODATKI » ZUS, a następnie w zakładce OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCE kliknąć na datę okresu współpracy. Pojawi się okno, w którym należy wybrać opcję MODYFIKUJ.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - zmiana okresu współpracy

Po zakończeniu okresu współpracy należy pamiętać o zakończeniu umowy z osobą współpracującą. Aby dodać zakończenie umowy o pracę w zakładce KADRY » UMOWY zaznaczyć daną umowę oraz wybrać opcję DODAJ » ZAKOŃCZENIE.

Wyrejestrowanie z ZUS

Po zakończeniu współpracy następnym krokiem jest wyrejestrowanie z ZUS. W tym celu należy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZUS ZWUA.

Osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę - ZWUA

Wygenerowaną deklarację wyrejestrowującą należy dostarczyć do ZUS.

Zapewniamy regularne aktualizacje systemu, które odpowiadają na potrzeby naszych klientów i są zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Gwarantujemy bezpieczeństwo korzystania z serwisu, nad którym nieustannie czuwają eksperci z zakresu prawa.
Ewa Szpytko-Waszczyszyn Dyrektor Działu Prawnego Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Ewa Szpytko-Waszczyszyn