Przedsiębiorca w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej jest zobowiązany składać odpowiednie deklaracje rozliczeniowe ZUS. Co miesiąc składa deklarację główną ZUS DRA oraz jeśli zatrudnia pracowników, załączniki, czyli raporty imienne (ZUS RCA / RSA).
Schemat ubezpieczeń społecznych ZUS
Przedsiębiorcy podlegający składkom ZUS przed wygenerowaniem pierwszej deklaracji ZUS DRA muszą wybrać jeden ze schematów ubezpieczeń społecznych oraz uzupełnić inne podstawowe informacje w tym zakresie przechodząc do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE.
Wprowadzone informacje należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
Wszystkie schematy opłacania składek społecznych dostępne w systemie zostały dokładnie opisane w opracowaniu ZUS. Jeśli chodzi o obliczanie składki zdrowotnej, to ten proces został przedstawiony w artykule: Składka zdrowotna przedsiębiorcy i wspólników
Deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA
W celu wygenerowania deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ.
Po uzupełnieniu wszystkich danych należy zatwierdzić akcję generowania deklaracji przy użyciu przycisku Zapisz.
Częściowe składki ZUS
W sytuacji, gdy przedsiębiorca rozpoczął lub zakończył działalność w trakcie miesiąca, należy dokonać proporcjonalnego obniżenia podstawy na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy. W systemie można wygenerować deklaracje rozliczeniowe ZUS z częściowymi składkami. W tym celu należy w oknie dodawania deklaracji przejść do zakładki ZAAWANSOWANE i zaznaczyć pole CZĘŚCIOWE SKŁADKI, a następnie wpisać liczbę dni prowadzenia działalności w danym miesiącu (z uwzględnieniem sobót, niedziel oraz świąt). Natomiast składka zdrowotna zawsze płacona jest w pełnym wymiarze.
Rozliczanie deklaracji
Po faktycznym opłaceniu deklaracji należy poprzez zaznaczenie deklaracji z poziomu zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE i wybranie akcji ZAPŁAĆ » ROZLICZ oznaczyć ją jako opłaconą. W przeciwnym razie nie zostanie ona uwzględniona przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy.
Po wprowadzeniu daty, metody i kwoty płatności akcję należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
Raporty imienne
Raport ZUS RCA jest w systemie generowany automatycznie, jeżeli w przedsiębiorstwie są zgłoszone do ubezpieczeń osoby poza osobą prowadzącą działalność gospodarczą. Co ważne, niezależnie, czy osoba podlega ubezpieczeniu społecznemu, czy tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, zawsze będzie wykazywana na raporcie imiennym RCA. Z uwagi na fakt, że jest to załącznik do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA jest on podpięty bezpośrednio pod deklarację rozliczeniową.
Należy pamiętać, że podstawy wymiaru składek pracownika są zależne od daty wypłaty. Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane w trybie do 10. dnia kolejnego miesiąca, to przykładowo składki od wynagrodzenia za styczeń wypłaconego w lutym, zostaną wykazane na deklaracjach w miesiącu wypłaty, czyli w lutym.
Deklaracja DRA i DRA cz. II
Deklaracja DRA składa się z czterech stron. Na deklaracji DRA zawarte są wszystkie dane z raportów imiennych - wynika z niej również kwota składek do zapłaty przez płatnika. Jeśli przedsiębiorca opłaca składki wyłącznie za siebie, wówczas na drugiej stronie DRA wykazane są również podstawy naliczania.
DRA cz. II generuje się dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne (schemat "Mały ZUS plus" lub "Tylko zdrowotne - Mały ZUS Plus") i opłaca składki wyłącznie za siebie.
Raport ZUS RCA i RCA cz. II
Dokument ZUS RCA służy do rozliczenia należnych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i/lub wypłaconych świadczeń za osoby ubezpieczone w przedsiębiorstwie.
Jeden druk raportu ZUS RCA składa się z trzech stron i na każdym raporcie wskazuje się jedną osobę ubezpieczoną, np. przedsiębiorcę lub pracownika. Jeżeli w przedsiębiorstwie jest więcej osób objętych ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym, system tworzy kolejne raporty ZUS RCA, na których wykazane są kolejne osoby ubezpieczone.
Dodatkowo istnieje możliwość weryfikacji utworzonych dokumentów RCA bez potrzeby przeglądania całej deklaracji. W tym celu należy kliknąć na deklarację i przejść do zakładki ZUS RCA. W danym miejscu będą dostępne wszystkie ZUS RCA z danej deklaracji. Dodatkowo istnieje możliwość pobrania wyłącznie danej deklaracji RCA poprzez wybranie konkretnego pracownika i kliknięcie opcji OTWÓRZ RCA.
Deklaracja RCA zostanie zapisana na komputerze w formacie PDF.
ZUS RCA cz. II – imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne (schemat "Mały ZUS plus" lub "Tylko zdrowotne - Mały ZUS Plus"). Przedsiębiorca wykazany jest na tym raporcie w sytuacji, gdy opłaca również składki za innych ubezpieczonych.
Raport ZUS RZA
Od 2022 roku ZUS RZA nie jest już stosowany w bieżących rozliczeniach. Wszystkie dane są przekazywane na raporcie ZUS RCA.
Raport ZUS RSA
Dokument ZUS RSA służy do wykazania wysokości wypłaconych świadczeń oraz do wykazania przerw w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone, czyli m. in. na przykład okres choroby ubezpieczonego, czy okres przebywania na urlopie bezpłatnym.
Raport ZUS RPA
Formularz ZUS RPA to imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej. Stanowi uzupełnienie raportu RCA. W systemie wFirma.pl wykazuje się w nim przychód za lata ubiegłe wypłacony w okresie bieżącym. Oprócz wynagrodzeń wypłacanych z przesunięciem (za grudzień w styczniu kolejnego roku) w systemie jest również możliwość określenia innych dodatków, jak np. nagrody, czy premie za lata ubiegłe, które również powinny zostać z nim wykazane. Dodatki takie można wprowadzić poprzez zakładkę KADRY » PRACOWNICY » SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ, gdzie w zakładce ZAAWANSOWANE należy określić za jaki rok jest to przychód. Więcej w temacie dodatków i potrąceń w systemie można przeczytać w artykule pomocy: Dodatki i potrącenia w systemie wFirma.pl
Historia aktywności mających wpływ na nieaktualność deklaracji ZUS DRA
W przypadku pojawienia się ikony o nieaktualności deklaracji użytkownik ma możliwość podglądu historii aktywności i zweryfikowania jakie zdarzenia spowodowały zmiany mające wpływ na nieaktualność deklaracji ZUS DRA.
Aby zweryfikować historię aktywności należy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE, gdzie wystarczy kliknąć w ikonę nieaktualności przy wybranej deklaracji. Spowoduje to otwarcie zakładki HISTORIA, gdzie wyświetlone zostaną logi aktywności użytkownika, które miały wpływ na nieaktualność danej deklaracji.
W logach aktywności znajdują się informacje takie jak:
- użytkownik, który wykonał daną operację,
- rodzaj zdarzenia,
- data wykonania operacji.
