E-ZUS, czyli wysyłka deklaracji ZUS bezpośrednio z wFirma.pl

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest poinformowanie ZUSu o wysokości składek za siebie i pracowników - służą do tego deklaracje rozliczeniowe. Kolejnym obowiązkiem jest zgłoszenie i wyrejestrowanie z ubezpieczeń na deklaracjach zgłoszeniowych. Te informacje można wysłać przez internet. W systemie wFirma.pl w sposób łatwy i szybki sposób można tworzyć takie dokumenty. Możliwa jest również wysyłka deklaracji ZUS bez posiadania podpisu kwalifikowanego.

Od stycznia 2022 r. osoby prowadzące działalność gospodarczą, które opłacają składki na własne ubezpieczenia lub osoby z nimi współpracujące, mają obowiązek comiesięcznego przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS (ZUS DRA). Więcej na temat zmian w zakresie obowiązku przekazywania deklaracji można przeczytać w artykule: Obowiązek składania deklaracji ZUS DRA od 2022 roku.

Wysyłka deklaracji ZUS

Korzystając z serwisu wFirma.pl przedsiębiorcy mają możliwość bezpośredniej wysyłki deklaracji do ZUS w wersji elektronicznej. Opcja ta dostępna jest w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE. Po zaznaczeniu właściwej deklaracji podświetli się pole WYŚLIJ DO ZUS, gdzie wybrać należy WYŚLIJ DO ZUS.

Wysyłka deklaracji ZUS - wyślij

Podmioty nieposiadające podpisu kwalifikowanego - wysyłka deklaracji ZUS wymagających podpisu

Jeżeli firma nie posiada własnego podpisu elektronicznego, e-deklaracje mogą być wysyłane przy użyciu podpisów elektronicznych należących do wFirma.pl.

Aby skorzystać z tej opcji pierwszym krokiem powinno być aktywowanie usługi E-deklaracje. Obecnie jest to możliwe dzięki wykonaniu jednorazowej weryfikacji firmy wykonując przelew w wysokości 10 PLN brutto. Dane do przelewu można znaleźć wchodząc w zakładkę USTAWIENIA » PODATKI » E-DEKLARACJE, klikając na link Dane do przelewu. Przelew należy wykonać co do zasady z konta firmowego, ważna tu jest zgodność danych podanych w systemie z tymi wprowadzonymi na koncie bankowym (w przypadku jednoosobowej działalności i spółek cywilnych będzie to imię i nazwisko, w przypadku spółek jest to nazwa spółki, lub imię i nazwisko wspólników wprowadzonych w systemie). W przypadku niezgodności danych usługa nie zostanie aktywowana.

Wysyłka deklaracji ZUS - weryfikacja frmy

Wysyłka deklaracji ZUS nie wymaga wypełnianie upoważnienia UPL-1. Ten dokument składa się tylko w przypadku wysyłania deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego.
Następnie konieczne jest zaakceptowanie warunków regulaminu, który dostępny w dolnej części okna. 

Wysyłka deklaracji ZUS - akceptacja regulaminy

W celu zlecenia deklaracji do wysyłki należy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE, zaznaczyć odpowiednią deklarację oraz następnie w górnym menu kliknąć na WYŚLIJ DO ZUS, po czym wybrać WYŚLIJ DO ZUS. W oknie, które się pojawi należy przejść do zakładki Podpis- wfirma.pl i wybrać opcję Zleć do podpisu i wysyłki.

Wysyłka deklaracji ZUS - podpisanie deklaracji

Po wysyłce przy deklaracji pojawia się ikonka koperty, która wskazuje status przesyłki:

  • zielona koperta - deklaracja wysłana,
  • czerwona - w deklaracji znajdują się błędy, deklaracja nie wysłana.
  • niebieska - deklaracja zlecona do podpisu przez pracownika wFirma.pl i wysyłki.

Zgodnie z zapisami w regulaminie deklaracje zlecone do podpisu i wysyłki przez pracownika wFirma.pl są wysyłane każdego dnia roboczego około godziny 17:00.

Po naciśnięciu w ikonę koperty pojawi się okno z historią zmian wysyłki.

Po przyjęciu przesyłki przez ZUS i pojawieniu się zielonej koperty można pobrać urzędowe poświadczenie odbioru poprzez zaznaczenie deklaracji i wybór opcji POBIERZ UPO. Na deklaracji pojawi się również numer potwierdzenia wysyłki taki sam jak na UPO. Będzie on widoczny na każdej stronie deklaracji zgłoszeniowe/rozliczeniowej.

Wysyłka deklaracji ZUS - numer identyfikacyjny przesyłki

 Wysyłka deklaracji ZUS - UPO

Więcej na temat UPO: Potwierdzenie elektronicznej wysyłki deklaracji - UPO.

Deklaracje rozliczeniowe przetwarzane są w ciągu 7 dni i na ZUS PUE pojawiają się z opóźnieniem. W przypadku, kiedy proces trwa dłużej, warto skontaktować się z ZUS celem weryfikacji, czy deklaracje zostały przypisane do konta płatnika. Częstą przyczyną, kiedy pomimo poprawnego przetworzenia deklaracji nie widać ich na PUE jest brak zgodności danych podanych w systemie wfirma z tymi, które są podane w na koncie w ZUS.

Wysyłka deklaracji ZUS z własnym podpisem elektronicznym

Użytkownik, który posiada ważny podpis kwalifikowany może sam wysłać deklarację do ZUS. W tym celu powinien przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE, zaznaczyć odpowiednią deklarację i z górnego menu wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.

W oknie, które się pojawi, użytkownik powinien przejść do zakładki Własny podpis. Mechanizm podpisywania deklaracji wymaga zainstalowanej i włączonej javy w przeglądarce.

Wysyłka deklaracji ZUS - własny podpis

W tym miejscu należy wybrać Aplet do składania deklaracji i kliknąć na przycisk Podpisz deklarację. 

Status wysyłki można sprawdzać klikając na kopertę, która pojawi się przy deklaracji. Po przyjęciu deklaracji przez ZUS możliwe będzie pobranie UPO.

Wysyłka deklaracji w zestawie

W momencie, w którym mamy kilka deklaracji zgłoszeniowych ZUA, ZWUA oraz ZZA warto skorzystać z opcji ich wysyłki w zestawie co pozwoli zaoszczędzić czas na wysyłce oraz podpisywaniu każdej deklaracji osobno.

Wysyłki deklaracji w zestawie można dokonać z poziomu zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE lub KADRY » DEKLARACJĘ poprzez zaznaczenie deklaracji i wybranie akcji WYŚLIJ DO ZUS » WYŚLIJ ZESTAW DO ZUS.

Wysyłka deklaracji ZUS - zgłoszeniowe

W nowym oknie będzie istniała możliwość nadania nazwy dla zestawu oraz poprzez przeciągnięcie kafelka z daną deklaracją ustalenie kolejności ich podpisu oraz wysyłki.

Wysyłka deklaracji ZUS - nazwa zestawu

Po kliknięciu przycisku DALEJ standardowo użytkownik zostanie przeniesiony do okna z wyborem sposobu wysyłki zestawu. Po wysłaniu zestawu pojawi się ikona obok każdej deklaracji wchodzącej w skład zestawu informująca o statusie jego wysyłki. Informację na temat stanu wysyłki zestawu dostępne będą po najechaniu na ikonę oraz po kliknięciu w nią. Dodatkowo za pomocą opcji definiowania kolumn w tabeli do tabeli z deklaracjami istnieje możliwość dodania kolumny NAZWA ZESTAWU.

Wysyłka deklaracji ZUS - zestaw

Po dodaniu do tabeli kolumny z nazwą zestawu będzie istniała możliwość zarządzania zestawem. Po kliknięciu w jego nazwę otworzy się dodatkowe okno zawierające widok wysłanych deklaracji oraz historię komunikacji.

Wysyłka deklaracji ZUS - zarządzanie zestawem

Jeżeli zestaw został odrzucony, to z poziomu szczegółów zestawu będzie istniała możliwość jego ponownej wysyłki. W tym celu należy wybrać akcję WYŚLIJ ZESTAW DO ZUS.

Wysyłka deklaracji ZUS - ponowna wysyłka zestawu

W przypadku, w którym zestaw zostanie odrzucony dostępna będzie opcja usunięcia deklaracji z zestawu. Usunięcia deklaracji z zestawu można dokonać po zaznaczeniu wybranej deklaracji poprzez opcję USUŃ Z ZESTAWU.

Wysyłka deklaracji ZUS - usuwanie deklaarcji z zestawu

Po poprawniej wysyłce zestawu deklaracji będzie można pobrać jego UPO za pomocą opcji POBIERZ UPO.

Wysyłka deklaracji ZUS - UPO

W oknie szczegółów zestawu deklaracji dostępna jest również historia komunikacji z serwerem.

Wysyłka deklaracji ZUS - historia komunikacji

Z poziomu tej zakładki są wyświetlone wszystkie informację na temat danego zestawu takie jak np.: powód odrzucenia zestawu lub data jego przyjęcia.

Zapewniamy regularne aktualizacje systemu, które odpowiadają na potrzeby naszych klientów i są zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Gwarantujemy bezpieczeństwo korzystania z serwisu, nad którym nieustannie czuwają eksperci z zakresu prawa.
Ewa Szpytko-Waszczyszyn Dyrektor Działu Prawnego Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Ewa Szpytko-Waszczyszyn