Nowy pracownik w firmie to dla przedsiębiorcy konieczność dopełnienia kilku obowiązków formalnych. Na początkowym etapie istnieje konieczność wygenerowania dokumentacji dla pracownika, na podstawie której będzie on zgłoszony do ubezpieczeń oraz rozliczany. Proces zatrudnienia jeszcze nigdy nie był tak łatwy dzięki funkcji masowego wystawiania dokumentów.
Jak dodać nowego pracownika?
Istnieją dwie ścieżki dodawania pracownika do systemu. Dane mogą być dodane ręcznie poprzez:
- KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA » DODAJ DANE RĘCZNIE lub
- KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA »UDOSTĘPNIJ KWESTIONARIUSZ ONLINE.
Dodany pracownik będzie widoczny w zakładce KADRY » PRACOWNICY. Z tego poziomu możemy wykonać dwie akcje: WYSTAW oraz DRUKUJ, zarówno jedna jak i druga operacja pozwala na generowanie dokumentów indywidualnie dla jednego pracownika albo masowo dla zaznaczonych pracowników.
Proces zatrudnienia pracownika akcja Wystaw dokument
W zakładce KADRY » PRACOWNICY możliwe jest wystawienie dokumentów dla nowego pracownika (WYSTAW). System umożliwia wystawienie:
- umowy,
- skierowania na badania,
- karty szkolenia BHP,
- zaświadczenia.
Akcja Wystaw jest przeznaczona dla dokumentów, w których istnieje konieczność ingerencji jeszcze przed ich wydrukiem. Może być wykonana tylko dla jednego pracownika, ale i dla kilku pracowników. Aby wystawić dokument dla jednego pracownika należy tylko jego zaznaczyć na liście, jeśli chcemy masowo wystawić dokument należy zaznaczyć więcej pracowników i wybrać z górnego paska WYSTAW.
Wystawianie umów
Aby wystawić umowę należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY » ZAZNACZYĆ IMIĘ I NAZWISKO PRACOWNIKA » WYSTAW » UMOWĘ. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno dialogowe, w którym należy wypełnić dane konieczne do zawarcia umowy. Przy założeniu, że na liście w KADRY » PRACOWNICY zaznaczono kilku pracowników, to okna dialogowe będą wyświetlane jedno po drugim po uzupełnieniu danych.
Dla każdego z wybranych pracowników należy wybrać rodzaj umowy, następnie uzupełnić pola wymagane w danej umowie, po ich uzupełnieniu i przy założeniu, że wybrano do akcji Wystaw więcej niż jednego pracownika po zapisaniu danych pierwszego pracownika pojawi się okno dialogowe dla następnego pracownika, gdzie będzie konieczność wybrania rodzaju umowy oraz uzupełnienia formatki umowy. Akcja będzie powtarzana tyle razy ile pracowników zaznaczono do tej akcji. Kliknięcie opcji POMIŃ spowoduje, że dla danego pracownika umowa nie zostanie wystawiona, ale akcja nie zostanie zatrzymana.
Wystawianie skierowania na badanie
Podobnie jak w przypadku umów, system daje możliwość wystawienia skierowania na badania. Aby wystawić skierowanie na badania należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY » ZAZNACZYĆ IMIĘ I NAZWISKO PRACOWNIKA » WYSTAW » SKIEROWANIE NA BADANIA.
Po zaznaczeniu tej opcji otworzy się okno dialogowe, gdzie mamy możliwość uzupełnienia danych dotyczących rodzaju skierowania na badania oraz należy uzupełnić resztę danych jak opis stanowiska pracy, czy czynniki niebezpieczne. Następnie należy kliknąć opcję DRUKUJ. W przypadku kiedy akcja wykonywana jest masowo spowoduje to otwarcie kolejnego okna ze skierowaniem dla kolejnego pracownika. Kliknięcie opcji POMIŃ spowoduje, że dla danego pracownika skierowanie nie zostanie wystawione, wystawianie skierowań dla innych pracowników będzie kontynuowane.
Wystawianie karty szkolenia BHP
W tym miejscu jest także możliwe wystawienie karty szkolenia BHP. Na kartę zostaną zaczytane dane takie jak imię i nazwisko pracownika, data zatrudnienia oraz stanowisko przypisane do umowy.
Wystawienie zaświadczenia
System daje możliwość wystawienia zaświadczenia dla pracownika. Aby wystawić zaświadczenie należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY » WYSTAW » ZAŚWIADCZENIE.
Analogicznie jak w przypadku skierowania również zaświadczenie można wystawić zbiorczo czyli dla kilku pracowników. Po wybraniu opcji Wystaw zaświadczenie zostanie otwarte okno gdzie należy uzupełnić dane dotyczące tego zaświadczenia, a więc jego rodzaj, okres cel wydania, system daje również opcję odnotowania informacji czy zakład znajduje się w stanie likwidacji lub upadłości oraz czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy. Następnie należy kliknąć opcję DRUKUJ. W przypadku kiedy akcja wykonywana jest masowo spowoduje to otwarcie kolejnego okna ze zaświadczeniem dla kolejnego pracownika. Kliknięcie opcji POMIŃ spowoduje, że dla danego pracownika zaświadczenie nie zostanie wystawione, ale dla pozostałych wybranych pracowników już tak.
Ustawienia drukowania
Po kliknięcie na DRUKUJ pojawi się okno Ustawienia drukowania, w którym wybiera się w jaki sposób powinny zostać wygenerowane dokumenty:
- jeden plik PDF - dokumenty zostają pobrane na dysk w jednym pliku PDF nawet jeśli dotyczą wielu pracowników;
- spakowane w ZIP - wówczas każdy dokument zostanie zapisany osobno;
- wyślij do pracownika - załącznik, - dokumenty zostają wysyłane bezpośrednio na adres e-mail pracownika jako załączniki;
- wyślij do pracownika - w treści (HTML) - dokumenty wysyłane są na adres e-mail pracownika w treści wiadomości.
Proces zatrudnienia pracownika - akcja drukowania dokumentów
W zakładce KADRY » PRACOWNICY możliwe jest również drukowanie dokumentów dla nowego pracownika. System umożliwia drukowanie dokumentów do zatrudnienia, kartotek, pasków płacowych czy list obecności. Warto nadmienić, że tylko dokumenty do zatrudnienia mogą być wydrukowane przed wygenerowaniem umowy. Reszta dokumentów co do zasady jest możliwa do wydruku tylko w przypadku kiedy dany pracownik ma już aktywną umowę i jest rozliczany w systemie.
Dokumenty do zatrudnienia
W systemie istnieje możliwość wydrukowania paczki dokumentów dla nowego pracownika. Aby wykonać tę akcję należy przejść do zakładki: KADRY » PRACOWNICY » DRUKUJ » DOKUMENTY DO ZATRUDNIENIA. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno dialogowe, gdzie można wybrać jakie dokumenty chcemy wydrukować z katalogu dostępnych. Zestaw dokumentów możemy wydrukować dla jednego pracownika albo dla wielu, masowa akcja jest możliwa gdy z zakładce KADRY » PRACOWNICY wybranych zostanie kilku pracowników.
W oknie dokumenty do zatrudnienia w zakładce UMOWY O PRACĘ znajdują się dokumenty, które związane są ze stosunkiem pracy.
W zakładce UMOWA CYWILNOPRAWNA są dostępne oświadczenia i klauzula informacyjna związane z umową zlecenia i o dzieło.
Przedsiębiorca ma możliwość wyboru z całego katalogu dokumentów, które chce wydrukować. Akcja zaznacz wszystkie spowoduje, że zostanie wydrukowany pełny pakiet dokumentów do zatrudnienia. Istnieje jednak możliwość zaznaczenia konkretnych dokumentów, które mają zostać wydrukowane.
Podobnie jak w pozostałych przypadkach pracodawca ma możliwość wydrukowania pakietu jednemu pracownikowi lub wykonania akcji masowej. Aby wydrukować pakiet kilku pracownikom wystarczy w zakładce KADRY » PRACOWNICY zaznaczyć na liście więcej osób. Niezaznaczenie żadnego pracownika na liście i wykonanie akcji KADRY » PRACOWNICY » DRUKUJ » DOKUMENTY DO ZATRUDNIENIA spowoduje wydruk pustego zestawu dokumentów czyli bez uzupełnionych danych personalnych i ewidencyjnych.
Dokumenty do zatrudnienia można wygenerować jako jeden plik PDF (wówczas w jednym dokumencie PDF zostaną wygenerowane wszystkie dokumenty), lub spakowane w ZIP (dzięki czemu każdy dokument zostanie zapisany osobno).
