System wFirma sukcesywnie wprowadza funkcje wykorzystujące sztuczną inteligencję (AI w systemie), które wspierają codzienną pracę księgowych i przedsiębiorców. Artykuł omawia miejsca w systemie z których Użytkownicy mogą korzystać z narzędzi AI, kwestie bezpieczeństwa danych oraz opis poszczególnych funkcji. Lista funkcji jest rozszerzana — kolejne moduły będą dodawane do tego artykułu wraz z ich udostępnieniem w kolejnych aktualizacjach.
1. Funkcje AI w systemie czyli gdzie sztuczna inteligencja może wspomagać pracę
Sztuczna inteligencja w wFirma to zestaw konkretnych mechanizmów wbudowanych w funkcje, z których użytkownik korzysta na co dzień. AI nie jest osobnym modułem — wspiera istniejące procesy księgowe tam, gdzie automatyzacja przynosi największą oszczędność czasu i ogranicza ryzyko błędu.
1.1 Oznaczenie funkcji z wykorzystaniem AI
Funkcje, w których wykorzystywany jest AI są oznaczone ikoną
1.2 Lista funkcji korzystających z AI
Aktualnie w systemie dostępne są następujące funkcje wspierane przez AI:
Funkcja | Ścieżka w systemie | Zastosowanie |
Import transakcji z pliku bankowego wspierany przez AI | START » PŁATNOŚCI » BANK | Automatyczne rozpoznawanie kolumn w pliku z wyciągiem bankowym przy imporcie transakcji do modułu Bank. |
OCR wspierany przez AI | START moduł OCR / Magic box | Automatyczne odczytywanie danych z faktur zakupu (PDF, JPG, PNG) i tworzenie wersji roboczych wydatków na podstawie rozpoznanej treści. |
2. Bezpieczeństwo danych
Korzystanie z funkcji AI w wFirma odbywa się z zachowaniem standardów ochrony danych, które obowiązują dla całego systemu.
2.1 Gdzie przetwarzane są dane
W obszarze EOG czyli Europejskim Obszarze Gospodarczym.
2.2 Zgodność z przepisami
Narzędzia AI przetwarzające dane działają na zasadach opisanych w Polityce Prywatności, Regulaminie oraz Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych.
2.3 Decyzja zawsze po stronie użytkownika
Funkcje AI mają charakter wspierający a nie decyzyjny — system proponuje rozpoznane wartości lub powiązania, natomiast finalna decyzja (zatwierdzenie, korekta, odrzucenie) należy do użytkownika. Żadna funkcja AI w wFirma nie wykonuje samodzielnie księgowania ani innych operacji nieodwracalnych. Żadna funkcja AI w systemie nie pobiera sama wszystkich danych z systemu i nie przekazuje ich do innych dostawców usług AI. Sztuczna inteligencja wspiera jedynie wycinki i etapy prac w zależności od charakteru funkcji, w których jest wykorzystywana.
3. Import transakcji wspierany przez AI
Funkcja dostępna jest w zakładce START » PŁATNOŚCI » BANK przy imporcie wyciągu bankowego z pliku. Mechanizm automatycznie rozpoznaje strukturę pliku z wyciągiem — wskazuje, która kolumna zawiera datę, kwotę, opis transakcji oraz pozostałe dane. Użytkownik nie musi ręcznie ustawiać kolejności kolumn ani dostosowywać pliku do narzuconego formatu.
Wcześniej każdy plik wyciągu bankowego musiał być przygotowany w ściśle określonym układzie kolumn — albo użytkownik korzystał z formatu dedykowanego dla konkretnego banku, albo dostosowywał plik do uniwersalnego formatu CSV. Niewłaściwa kolejność lub brak nagłówków powodowały błąd importu.
Import wspierany przez AI usuwa to ograniczenie:
System analizuje zawartość pliku i sam rozpoznaje znaczenie poszczególnych kolumn.
Plik nie wymaga wcześniejszej obróbki — wystarczy wyeksportować go z bankowości elektronicznej w dowolnym z obsługiwanych formatów.
Użytkownik widzi propozycję mapowania kolumn i może ją zaakceptować lub zmienić przed właściwym importem.
4. OCR wspierany przez AI
Funkcja dostępna jest przy dodawaniu faktur zakupu z poziomu kafelka na stronie głównej oraz w module WYDATKI » KSIĘGOWANIE. Mechanizm odczytuje treść dokumentu (PDF, JPG, PNG) i wypełnia pola wpisu na podstawie rozpoznanych danych — dane sprzedawcy, numer faktury, daty, kwoty netto, VAT i brutto, stawki podatku oraz pozycje dokumentu.
OCR wspierany przez AI usprawnia ten proces:
System rozpoznaje treść faktury w języku polskim oraz w językach obcych w formatach PDF, JPG oraz PNG.
Automatycznie wyodrębnia kluczowe pola dokumentu i wstępnie wypełnia formularz księgowania.
Algorytm uczy się na podstawie wcześniejszych dokumentów — kolejne faktury od tego samego kontrahenta rozpoznawane są dokładniej.
Użytkownik weryfikuje rozpoznane dane na widoku z podglądem dokumentu i może je skorygować przed zapisem.
5. Nie chcesz korzystać z AI? - to możliwe
Funkcje, w których wykorzystywany jest AI są w systemie oznaczane dedykowaną ikoną. Decyzja o skorzystaniu z AI lub nie jest dobrowolna i leży w gestii Użytkownika. Konsekwencją braku chęci skorzystania z AI będzie rezygnacja z automatyzacji na rzecz ręcznego wykonania danych czynności np.
jeśli Użytkownik nie chce korzystać z OCR używającego AI zawsze może wprowadzić wpisy ręcznie poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ
w zakresie natomiast transakcji bankowych można skorzystać z bezpośredniej integracji z bankiem lub ręcznego dodawania wpisów bankowych.
