Zasiłek macierzyński przedsiębiorcy - rozliczenie w systemie

Zasiłek macierzyński przedsiębiorcy zwalnia z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy - podczas urlopu macierzyńskiego osoba prowadząca działalność podlega obowiązkowo wyłącznie pod ubezpieczenie zdrowotne.

Co do zasady procedurę dotyczącą wprowadzenia zasiłku w systemie i pomniejszania składek przedsiębiorca uruchamia dopiero w momencie otrzymania decyzji o przyznaniu zasiłku. Do tego czasu nie wprowadza zmian w systemie i nie pomniejsza opłacanych standardowo składek. Warto jednak w tej sprawie skontaktować się bezpośrednio z oddziałem ZUS, bowiem w tej kwestii często podejścia poszczególnych oddziałów są odmienne.

Dokumenty do otrzymania zasiłku

Dokumenty dotyczące pobierania zasiłku macierzyńskiego należy złożyć poprzez PUE lub wysłać pocztą do ZUS. W celu wypłaty zasiłku macierzyńskiego dostarczyć należy do oddziału ZUS :
  • druk Z-3b, który można wygenerować w zakładce START » ZUS » DRUKI Z-3b i Z-15A/B » DODAJ ZAŚWIADCZENIE.
  • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka,
  • wniosek o zasiłek macierzyński ZAM (który należy sporządzić poza systemem).

Sporządzenie deklaracji wyrejestrowujące i zgłoszeniowej

Przedsiębiorca, który otrzyma zasiłek macierzyński powinien dokonać odpowiednich przerejestrowań w ZUS.

Przykład 1.

Pani Monika urodziła córkę w dniu 11.04.2022 roku. W związku z tym powinna wyrejestrować się z ubezpieczeń społecznych na druku ZWUA, jako dzień ustania ubezpieczeń wskazać dzień porodu (11.04.2022). Następnie powinna zarejestrować się wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego składając formularz ZZA, w którym jako datę powstania ubezpieczeń wskaże również dzień porodu (11.04.2022).

Jeżeli przedsiębiorca opłacał dotychczas składki na ubezpieczenia społeczne, w dniu otrzymania zasiłku macierzyńskiego powinien sporządzić wyrejestrowanie z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA. Deklarację tę można sporządzić poprzez START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZUS ZWUA. Datą ustania ubezpieczeń będzie dzień urodzenia dziecka/ci. Kod przyczyny wyrejestrowania to 600 - inna przyczyna wyrejestrowania.

Zasiłek macierzyński przedsiębiorcy - wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych

Kolejnym krokiem powinno być wygenerowanie deklaracji zgłoszeniowej wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. W tym celu należy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZUS ZZA.

Zasiłek macierzyński przedsiębiorcy - ZUS ZZA

 

Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ZWUA i ZUS ZZA należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od daty wygaśnięcia obowiązku ubezpieczeniowego lub jego zmiany. Ważna jest kolejność przekazania deklaracji do ZUS - najpierw wyrejestrowanie (ZUS ZWUA), a następnie zgłoszenie do ubezpieczeń (ZUS ZZA). Deklaracje najlepiej wysłać bezpośrednio z systemu w zestawie, o czym można przeczytać w opracowaniu: Wysyłka zestawu deklaracji zgłoszeniowych ZUA, ZZA i ZWUA do ZUS

Wszystkie wygenerowane deklaracje przekazuje się do ZUSu w terminie 7 dni od daty wyrejestrowania/zgłoszenia.

Sporządzenie deklaracji rozliczeniowych

Jak już wcześniej wspomniano, czasu wypłaty zasiłku lub otrzymania decyzji o jego przyznaniu płatnik powinien opłacać składki w standardowych pełnych kwotach. Dopiero w momencie otrzymania wypłaty lub decyzji o przyznaniu zasiłku ma on prawo pomniejszyć składki na ubezpieczenia społeczne o dni, w których obowiązywało go wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne.

Pomniejszenie kwoty zobowiązań jest możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca opłacał składki od standardowej podstawy wymiaru składek.

Przykład 2.

Pani Monika z przykładu 1 składki społeczne za kwiecień powinna opłacić za 10 dni, bowiem od 11.04.2022 r. podlega wyłącznie pod ubezpieczenie zdrowotne.

W takiej sytuacji należy sporządzić deklarację korygującą do sporządzonego już rozliczenia. W tym celu należy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. Po pojawieniu się okna  w zakładce ZAAWANSOWANE należy zaznaczyć opcję “częściowe składki“, a następnie w polu, które się pojawi, wprowadzić liczbę dni podlegania pod wszystkie ubezpieczenia.

Jeżeli w miesiącu porodu przedsiębiorca przebywał na zwolnieniu lekarskim i tym samym pobierał zasiłek za cały miesiąc (część miesiąca chorobowy, a pozostała część macierzyński), to wówczas zasiłek chorobowy wprowadzić należy standardowo w START » ZUS » ZASIŁKI PRZEDSIĘBIORCY » DODAJ ZASIŁEK, a przy sporządzaniu DRA w polu "częściowe składki" należy wpisać zero. Wtedy składki społeczne nie zostaną policzone w ogóle.

Zasiłek macierzyński przedsiębiorcy - częściowe składki

Przedsiębiorca za czas pobierania zasiłku macierzyńskiego podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, w związku z tym jeśli zgłasza do ubezpieczeń także inne osoby nie jest on wykazywany na deklaracji RSA z kodem świadczenia 311 czy 319 aby wykazać, ze jest uprawniony do świadczenia. Deklarację ZUS DRA należy przesłać do ZUS w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zasiłek macierzyński przedsiębiorcy a zmiana schematu opłacania składek

Po złożeniu deklaracji rozliczeniowej za miesiąc, w którym przyznano zasiłek, należy zmienić schemat opłacania składek w kolejnych miesiącach. Można to zrobić poprzez USTAWIENIA » PODATKI » ZUS, gdzie w polu schemat należy wybrać "Tylko zdrowotne", a w przypadku posiadania prawa do opłacania preferencyjnych składek - "Tylko zdrowotne - 2-letni preferencyjny ZUS", zaś w przypadku korzystania z małego ZUS plus "Tylko zdrowotne - mały ZUS Plus". Dzięki temu na deklaracjach rozliczeniowych wykazana będzie wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia.

Zasiłek macierzyński przedsiębiorcy - wybór schematu

Obowiązek przekazywania deklaracji a zasiłek macierzyński przedsiębiorcy 

Od 2022 roku przedsiębiorcy mają obowiązek przekazywania deklaracji ZUS DRA co miesiąc, nawet w przypadku, gdy w kolejnych miesiącach nic nie ulega zmianie. W systemie należy wprowadzać informację o opłaceniu składek (zaznaczenie deklaracji i wybór ZAPŁAĆ »ROZLICZ) w celu poprawnego wyliczenia podatku dochodowego lub wykazania składek w zeznaniu rocznym.

Zasiłek macierzyński wyrównany do wysokości świadczenia rodzicielskiego

Przedsiębiorca, którego zasiłek macierzyński obliczony został w kwocie niższej niż 1000 zł netto, może liczyć na podwyższenie zasiłku do tej kwoty, jest to tzw. świadczenie rodzicielskie. Zasada ta dotyczy głównie przedsiębiorców w okresie preferencyjnego ZUS. W takiej sytuacji są oni zwolnieni z opłacania składki zdrowotnej, stąd konieczność wykonania dodatkowych kroków w systemie.  Co ważne, zwolnienie ze składki zdrowotnej przysługuje wyłącznie za pełne miesiące kalendarzowe.

Przykład 3.

Pani Anna była zgłoszona do preferencyjnego ZUS. Urodziła syna w dniu 25 kwietnia i z tego tytułu otrzymała wyrównanie zasiłku macierzyńskiego do wysokości świadczenia rodzicielskiego. W związku z tym powinna złożyć w ZUS następujące dokumenty zgłoszeniowe:

  1. ZUS ZWUA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 70, jako dzień ustania ubezpieczeń 25.04.2022 r., kod przyczyny wyrejestrowania to 600;
  2. ZUS ZZA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 70, jako dzień powstania ubezpieczeń 25.04.2022 r.;
  3. ZUS ZWUA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 80, jako dzień ustania ubezpieczeń 01.05.2022 r., kod przyczyny wyrejestrowania to 600;
  4. ZUS ZZA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 80, jako dzień ustania ubezpieczeń 01.05.2022 r.

Za kwiecień powinna złożyć deklarację DRA z naliczeniem składek społecznych za 24 dni oraz pełną składką zdrowotną. Natomiast w DRA za maj nie będzie naliczonych żadnych składek (ani społecznych ani zdrowotnego).

W pierwszej kolejności należy dokonać wyrejestrowania z ubezpieczenia na deklaracji ZUS ZWUA z datą porodu START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ i z kodem przyczyny wyrejestrowania 600.

Następnie należy zarejestrować się do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA tworzonym poprzez START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ z dotychczas obowiązującym kodem tytułu ubezpieczenia (przy preferencyjnych składkach jest to 05 70).

Jeżeli przedsiębiorca przed porodem nie przebywał na zwolnieniu lekarskim deklarację za miesiąc, w którym nastąpił poród należy wygenerować z użyciem funkcji “częściowe składki”. W tym celu należy przejść do zakładki START » DEKLARACJE » ZUS » ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ i po otwarciu się okna przejść do zakładki ZAAWANSOWANE zaznaczyć opcję "częściowe składki" wpisując ilość dni kalendarzowych prowadzenia działalności w danym miesiącu. Dzięki temu składki na ubezpieczenie społeczne zostaną naliczone proporcjonalnie do dni prowadzenia działalności. Składkę zdrowotną za ten miesiąc należy zapłacić w całości, gdyż jest ona niepodzielna.

Zwolnienie ze składki zdrowotnej przysługuje wyłącznie za pełne miesiące, stąd konieczność dokonania kolejnej zmiany w zakresie zgłoszenia do ZUS. Należy ponownie wyrejestrować się z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z datą pierwszego dnia kolejnego miesiąca, po miesiącu, w którym nastąpił poród, w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. Wyrejestrowania z ubezpieczeń dokonuje się na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 600.

Następnie dokonuje się ostatecznego zgłoszenia do ZUS na druku ZUS ZZA z datą taką samą jak na ZWUA, czyli pierwszy dzień miesiąca po miesiącu, w którym nastąpił poród, z kodem tytułu ubezpieczenia 05 80, czyli osoba prowadząca pozarolniczą działalność, której zasiłek macierzyński nie przekracza kwoty świadczenia rodzicielskiego.

Wszystkie wygenerowane deklaracje przekazuje się do ZUS w terminie 7 dni od daty wyrejestrowania/zgłoszenia. Deklaracje najlepiej wysłać bezpośrednio z systemu w zestawie, o czym można przeczytać w opracowaniu: Wysyłka zestawu deklaracji zgłoszeniowych ZUA, ZZA i ZWUA do ZUS

Po wygenerowaniu deklaracji za miesiąc, w którym nastąpił poród należy zmienić schemat składek. W zakładce USTAWIENIA » PODATKI » ZUS należy wybrać odpowiedni schemat składek - "Tylko zdrowotne", dodatkowo zaznaczyć opcję "zwolnienie ze składki zdrowotnej". W części ZAAWANSOWANE ustawia się kod tytułu ubezpieczenia 05 80.

Zasiłek macierzyński przedsiębiorcy - zwolnienie ze składki zdrowotnej

Po tych krokach na deklaracji DRA będzie wykazana podstawa składki zdrowotnej, ale sama składka zdrowotna będzie wynosiła 0 zł.

Rozliczenie przychodu z zasiłku macierzyńskiego

Przychodu z tytułu zasiłku macierzyńskiego nie wprowadza się w systemie. Świadczenie to rozlicza się w zeznaniu rocznym - przy opodatkowaniu wg skali podatkowej bezpośrednio w PIT-36, a w przypadku innych form opodatkowania odrębnie na deklaracji PIT-37.

Najczęściej zadawane pytania
  • Czy można pracować w czasie zasiłku macierzyńskiego?
    Tak, podczas pobierania zasiłku macierzyńskiego za czas urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego można kontynuować prowadzenie działalności. Nie powoduje to utraty zasiłku macierzyńskiego. Ważne jest, aby wykonywanie działalności nie kolidowało ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem. Więcej można przeczytać tu: Prowadzenie działalności w trakcie macierzyńskiego – czy jest możliwe?
Zapewniamy innowacyjność serwisu popartą wieloletnim doświadczeniem w branży księgowości i zarządzania biznesem. Cały czas monitorujemy zmiany oraz trendy zachodzące w sposobie prowadzenia i rozwijania firmy.
Beata Kostrzycka Dyrektor ds. Rozwoju Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Beata Kostrzycka