Obowiązkiem przedsiębiorcy jest poinformowanie ZUS-u o wysokości składek za siebie i pracowników - służą do tego deklaracje rozliczeniowe. Kolejnym obowiązkiem jest zgłoszenie i wyrejestrowanie z ubezpieczeń na deklaracjach zgłoszeniowych. Te informacje można wysłać przez Internet. W systemie wFirma.pl w łatwy i szybki sposób można tworzyć takie dokumenty. Możliwa jest również wysyłka deklaracji ZUS bez posiadania podpisu kwalifikowanego.
Wysyłka deklaracji rozliczeniowej ZUS w formie elektronicznej
Korzystając z serwisu wFirma.pl istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki deklaracji do ZUS w wersji elektronicznej. Opcja ta dostępna jest z poziomu zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE. Po zaznaczeniu właściwej deklaracji podświetli się pole WYŚLIJ DO ZUS, gdzie wybrać należy WYŚLIJ DO ZUS.
Przedsiębiorcy nieposiadający podpisu kwalifikowanego - wysyłka deklaracji ZUS wymagających podpisu
Jeżeli firma nie posiada własnego podpisu elektronicznego, e-deklaracje mogą być wysyłane przy użyciu podpisów elektronicznych należących do wFirma.pl.
Aby skorzystać z tej opcji, pierwszym krokiem powinno być aktywowanie usługi E-deklaracje. Obecnie jest to możliwe dzięki wykonaniu jednorazowej weryfikacji firmy wykonując przelew w wysokości 10 PLN brutto. Dane do przelewu można znaleźć wchodząc w zakładkę USTAWIENIA » PODATKI » E-DEKLARACJE, klikając w odnośnik Dane do przelewu znajdują się tutaj. Przelew należy wykonać co do zasady z konta firmowego - ważna tu jest zgodność danych podanych w systemie, z tymi wprowadzonymi na koncie bankowym (w przypadku jednoosobowej działalności i spółek cywilnych będzie to imię i nazwisko, a w przypadku spółek jest to nazwa spółki lub imię i nazwisko wspólników wprowadzonych w systemie). W przypadku niezgodności danych usługa nie zostanie aktywowana.
Następnie konieczne jest zaakceptowanie warunków regulaminu, który dostępny w dolnej części okna.
W celu zlecenia deklaracji do wysyłki należy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE, zaznaczyć odpowiednią deklarację, a następnie w górnym menu kliknąć WYŚLIJ DO ZUS, po czym wybrać WYŚLIJ DO ZUS. W oknie, które się pojawi należy przejść do zakładki Podpis - wfirma.pl i wybrać opcję Zleć do podpisu i wysyłki.
Wysyłka deklaracji ZUS z własnym podpisem elektronicznym
Użytkownik, który posiada ważny podpis kwalifikowany może samodzielnie wysłać deklarację do ZUS. W tym celu powinien przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE, zaznaczyć odpowiednią deklarację i z górnego menu wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.
W oknie, które się pojawi, użytkownik powinien przejść do zakładki Własny podpis.
W tym miejscu należy kliknąć na przycisk Podpisz deklarację. Jeśli wymagane będzie pobranie dodatkowego oprogramowania to system o tym poinformuje i wyświetli odpowiednie odnośniki do pobrania go. W celu podpisania deklaracji przy wykorzystaniu obsługiwanego podpisu kwalifikowanego zalecamy korzystanie z urządzeń z zainstalowanym systemem Windows.
Status wysyłki można sprawdzać klikając na kopertę, która pojawi się przy deklaracji. Po przyjęciu deklaracji przez ZUS (co sygnalizuje ikona zielonej koperty przy deklaracji) możliwe będzie pobranie UPO.
Statusy wysyłki
Po wysyłce przy deklaracji pojawia się ikonka koperty, która wskazuje status przesyłki:
- zielona - deklaracja wysłana,
- czerwona - w deklaracji znajdują się błędy, deklaracja nie wysłana, o czym więcej można przeczytać: Komunikaty o błędach w deklaracji ZUS DRA,
- niebieska - deklaracja zlecona do podpisu przez pracownika wFirma.pl i wysyłki, która oczekuje na akcję pracownika wFirma.
Po naciśnięciu w ikonę koperty pojawi się okno z historią zmian wysyłki.
Pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru deklaracji
Po przyjęciu przesyłki przez ZUS i pojawieniu się zielonej koperty możliwe będzie pobranie urzędowego poświadczenia odbioru poprzez zaznaczenie deklaracji i wybór opcji POBIERZ UPO. Możliwe jest pobranie UPO w wersji:
- uproszczonej - zawiera dane przesyłki do ZUS, listę wysłanych dokumentów, dane osoby podpisującej i mocodawcy oraz dane potwierdzenia,
- szczegółowej - jest to poszerzona wersja UPO uproszczonego, wzbogacona o imiona, nazwiska i numery identyfikacyjne osób wykazanych w deklaracji. Zawiera również status przetworzenia deklaracji,
- UPO + DRA - wybranie tej akcji spowoduje pobranie paczki plików, na którą składa się UPO Szczegółowe oraz ZUS DRA, którego poświadczenie dotyczy.
Na deklaracji pojawi się również numer potwierdzenia wysyłki taki sam, jak na UPO. Będzie on widoczny na każdej stronie deklaracji zgłoszeniowej / rozliczeniowej.
Więcej na temat UPO: Potwierdzenie elektronicznej wysyłki deklaracji - UPO.
Wysyłka deklaracji w zestawie
Gdy posiadamy wygenerowanych kilka deklaracji zgłoszeniowych ZUA, ZWUA oraz ZZA warto skorzystać z opcji ich wysyłki w zestawie, co pozwoli zaoszczędzić czas na wysyłce oraz podpisywaniu każdej deklaracji osobno.
Wysyłki deklaracji w zestawie można dokonać z poziomu zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE lub KADRY » DEKLARACJĘ poprzez zaznaczenie deklaracji i wybranie akcji WYŚLIJ DO ZUS » WYŚLIJ W ZESTAWIE.
W nowym oknie będzie istniała możliwość nadania nazwy dla zestawu oraz, poprzez przeciągnięcie kafelka z daną deklaracją, ustalenie kolejności ich podpisu oraz wysyłki.
Po kliknięciu przycisku DALEJ standardowo użytkownik zostanie przeniesiony do okna z wyborem sposobu wysyłki zestawu. Po wysłaniu zestawu pojawi się ikona obok każdej deklaracji wchodzącej w skład zestawu informująca o statusie jego wysyłki. Informację na temat stanu wysyłki zestawu dostępne będą po najechaniu na ikonę oraz po kliknięciu w nią. Dodatkowo za pomocą opcji definiowania kolumn w tabeli do tabeli z deklaracjami istnieje możliwość dodania kolumny NAZWA ZESTAWU.
Po dodaniu do tabeli kolumny z nazwą zestawu będzie istniała możliwość zarządzania zestawem. Po kliknięciu w jego nazwę otworzy się dodatkowe okno zawierające widok wysłanych deklaracji oraz historię komunikacji.
Jeżeli zestaw został odrzucony, to z poziomu szczegółów zestawu będzie istniała możliwość jego ponownej wysyłki. W tym celu należy wybrać akcję WYŚLIJ ZESTAW DO ZUS.
W przypadku, w którym zestaw zostanie odrzucony dostępna będzie opcja usunięcia deklaracji z zestawu. Usunięcia deklaracji z zestawu można dokonać po zaznaczeniu wybranej deklaracji poprzez opcję USUŃ Z ZESTAWU.
Po poprawniej wysyłce zestawu deklaracji będzie można pobrać jego UPO za pomocą opcji POBIERZ UPO.
W oknie szczegółów zestawu deklaracji dostępna jest również Historia komunikacji z serwerem ZUS.
Z poziomu tej zakładki są wyświetlone wszystkie informację na temat danego zestawu takie, jak np.: powód odrzucenia zestawu lub data jego przyjęcia.
Masowa wysyłka deklaracji przez biuro rachunkowe
W systemie wFirma dla biur rachunkowych możliwa jest również masowa wysyłka deklaracji przez biuro za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Aby tego dokonać, należy na koncie biura przejść do zakładki START » DEKLARACJE KLIENTÓW » ZUS. W nowo otwartym oknie należy zaznaczyć wybrane deklaracje i w górnym menu wybrać opcję WYŚLIJ DO ZUS » WYŚLIJ DO ZUS i po otwarciu się okna należy w zakładce WŁASNY PODPIS nacisnąć na przycisk PODPISZ DEKLARACJE.
Deklaracje zostaną wysłane do ZUS, a informacja czy zostały poprawnie przyjęte będzie widoczna już na liście wszystkich klientów.
