Dzięki funkcji Dodatki i potrącenia można dodawać, usuwać i modyfikować składniki wynagrodzenia, zarówno dodatki (premie, nagrody, ekwiwalenty) jak i potrącenia (komornicze, pobranej zaliczki).
Określanie własnych dodatków
W ustawieniach systemu USTAWIENIA » KADRY » DODATKI użytkownik ma możliwość określenia, jakie dodatki są używane u niego w firmie.
W tej zakładce można dodać własny dodatek (DODAJ) wówczas otworzy się okno, gdzie w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE wprowadza się jego nazwę i określa czy jest on składnikiem stałym, czy zmiennym.
W zakładce ZAAWANSOWANE można wybrać, czy składnik wchodzi do podstawy opodatkowania i oskładkowania, a także określić, czy będzie uwzględniany przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego i chorobowego.
W bloku Zasady potrąceń i naliczeń w przypadku godzin nadliczbowych i pojedynczych godzin nieobecności można określić, czy dany składnik wynagrodzenia będzie stanowił podstawę do wyliczenia wynagrodzenia za nadgodziny. Czy dodatek będzie tylko powiększał podstawę zwykłego wynagrodzenia w przypadku nadgodziny, czy dodatkowo będzie wchodził do podstawy wymiaru dodatku za nadgodziny.
W bloku Inne w przypadku, gdy okres umowy nie obejmuje pełnego miesiąca, ale mimo to składnik ma być naliczony w pełnej wysokości (np. ekwiwalent za urlop), należy użyć opcji NIE POMNIEJSZAJ W MIESIĄCACH GRANICZNYCH UMOWY. Jeżeli pracodawca chce wykazać na liście płac dodatek, od którego mają być zgodnie z przepisami prawa pracy naliczone składki ZUS lub pobrana zaliczka na podatek dochodowy, ale sam dodatek nie w powinien zwiększać przychodu pracownika (np. ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych), powinien zaznaczyć opcję NIE UWZGLĘDNIAJ W WYNAGRODZENIU NETTO. Kolejna pozycja to UMIEŚĆ NA DODATKOWEJ LIŚCIE PŁAC. To można także określić czy dodatek ma być uwzględniony w kosztach firmy. Określa się tu także czy jest to przychód za inny rok (wykazywania na ZUS RPA).
W zakładce ZASADY POMNIEJSZANIA SKŁADNIKA PRZY NIEOBECNOŚCI należy oznaczyć rodzaje nieobecności, za których czas składnik zostanie proporcjonalnie pomniejszony.
Wybór dodatków, które mają wyświetlać się na liście
W zakładce USTAWIENIA » KADRY » DODATKI można zaznaczyć w kolumnie Wyświetlane na liście, te dodatki, które będą wyświetlać się:
- w szczegółach pracownikach w zakładce DODATKI i POTRĄCENIA,
- podczas masowego dodawania dodatków Masowe dodatki na listach płac
- podczas dodawania dodatków na liście płac więcej na ten temat Pozycje listy płac - kreowanie wynagrodzenia pracownika
Domyślnie zaznaczone są wszystkie dodatki wprowadzone w ustawieniach.
Dodatki i potrącenia dodawane pracownikowi
Dodatki i potrącenia dostępne są w oknie szczegółów pracownika. Żeby zobaczyć szczegóły dotyczące konkretnego pracownika, należy przejść do modułu KADRY oraz kliknąć na imię i nazwisko pracownika (dostępne z poziomu dowolnej zakładki). Następnie w otwartym oknie Szczegóły pracownika należy przejść do zakładki DODATKI I POTRĄCENIA, gdzie po kliknięciu DODAJ można wybrać z listy dodatek lub potrącenie (widok listy zależy od danych wprowadzony w USTAWIENIA » KADRY » DODATKI). Systemową są dostępne następujące dodatki:
- dodatek funkcyjny - składnik stały, który wypłacany jest cyklicznie. Co do zasady wchodzi on do podstawy oskładkowania i opodatkowania, a także powiększa podstawę wynagrodzenia do wyliczenia nadgodzin. Nie powinien być pomniejszany o nieobecności płatne, ale pomniejszą go choroba, opieka.
- dofinansowanie do zakupu okularów - jednorazowe świadczenie wypłacane przez pracodawcę. Nie wchodzi do podstawy wymiaru składek czy naliczania podatku. Nie powinno również powiększać podstawy do wyliczenia nadgodzin. Składnik ten nie jest zależny od nieobecności pracownika.
- dyżur - zmienny dodatek stanowiący podstawę do naliczania składek i podatku. Nieobecność nie może pomniejszać wynagrodzenia za dyżur, ponieważ jest ono wyliczane za konkretne godziny pracy na dyżurze i wprowadzane jako konkretna kwota, na którą nie mają wpływu nieobecności.
- ekwiwalent za urlop - świadczenie pieniężne wypłacane jednorazowo po zakończeniu stosunku pracy, w sytuacji gdy pracownik nie wykorzysta w całości urlopu w naturze przed rozwiązaniem umowy. Stanowi podstawę do naliczania składek i podatku. Nie powinien być pomniejszany w razie nieobecności.
- odprawa emerytalna i rentowa - składnik wypłacany jednorazowo w razie uzyskania przez pracownika prawa do emerytury lub renty. Odprawa emerytalna i rentowa nie stanowi podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej. Jest za to w całości opodatkowana. Wypłacana zwykle w ostatnim miesiącu umowy nie może być pomniejszana w miesiącach granicznych. Nie powinny wpływać na nią nieobecności.
- odprawa z tytułu rozwiązania umowy o pracę - dodatek jednorazowy, stanowiący wyłącznie podstawę naliczenia zaliczki na podatek. Nie obniża się go za czas absencji w pracy.
- odszkodowanie - często wypłacane po ustaniu zatrudnienia, dlatego nie stanowi podstawy do naliczania składek czy podatku. Nie jest oczywiście pomniejszany za nieobecności.
- premia - tu określana jako dodatek o charakterze zmiennym. Wchodzi do podstawy wymiaru składek oraz podatku. Dodatek ten wpływ na podstawę wynagrodzenia urlopowego oraz chorobowego.
- nagroda - dodatek zmienny przyznawany sporadycznie za konkretne osiągnięcie np. zdobycie certyfikatu. Od nagrody są naliczane składki i podatek. Nie jest pomniejszana za czas nieobecności.
- świadczenie z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych - przychód pracownika, który powinien zostać oskładkowany i opodatkowany, nie jest uwzględniany w wynagrodzeniu do wypłaty. Pomniejsza się go za każdy dzień nieobecności w pracy.
- wyrównanie zasiłku - widoczne tylko dla pracodawców, którzy są jednocześnie płatnikami zasiłków, przysługuje pracownikom w przypadku np. gdy wystąpi różnica pomiędzy wypłaconym zasiłkiem, a wysokością zasiłku, jaka wynika z uzupełnionych dokumentów, tu także możliwe jest dodanie podwyższenia zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego, po wyborze odpowiedniego kodu świadczenia przerwy, zostanie on uwzględniony w liście płac i na deklaracji rozliczeniowej w raporcie RSA.
- wyrównanie wynagrodzenia chorobowego - przysługuje w przypadku, gdy pracodawca wypłaci za niskie wynagrodzenie chorobowe. Stanowi podstawę naliczenia składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek. Wyrównanie zostanie wykazane w raporcie RSA..
- inne dodatki - składnik wynagrodzenia (wyłącznie dodatek, nie może to być potrącenie), któremu można nadać dowolne parametry. Jeżeli którykolwiek z poprzednich dodatków (mających parametry nadane “na sztywno”) powinien mieć inne ustawienia, np. w związku z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracy, wówczas należy go wprowadzić jako “inny dodatek” i dodać mu odpowiednie zmiany.
- inny dodatek wyłączony ze zwolnienia dla młodych - taki składnik dodaje się, jeśli osoba od 26 r.ż. korzystająca ze zwolnienia z PIT otrzyma świadczenie, które powinno zostać opodatkowane.
Składniki stałe to składniki, które pracownik otrzymuje cyklicznie. Są rozliczane na takich samych zasadach jak wynagrodzenie zasadnicze.
Składniki zmienne z kolei to składniki przydzielane sporadycznie. Stanowią one podstawę do naliczania dodatkowego (oprócz stałego) wynagrodzenia urlopowego.
Dodatki - podstawowe informacje
Jeżeli chcemy naliczyć dodatek w oknie dodawania składnika wynagrodzenia, należy wypełnić następujące dane:
- Nazwa - np. ekwiwalent za urlop, ekwiwalent za pranie odzieży, premia uznaniowa, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, premia kwartalna,
- Umowa o pracę - trzeba zwrócić uwagę, jeżeli w systemie znajduje się więcej niż jedna umowa danego pracownika,
- Obowiązuje od .. do .. - dodatek będzie uwzględniany do list płac generowanych wyłącznie za wybrany tu okres,
- Wartość brutto - należy określić wysokość składnika.
Dodatki zakładka zaawansowane
W zakładce ZAAWANSOWANE można wybrać:
- czy składnik wchodzi do podstawy opodatkowania i oskładkowania,
- czy będzie uwzględniany przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego i chorobowego,
- czy dany składnik wynagrodzenia będzie stanowił podstawę do wyliczenia wynagrodzenia za nadgodziny,
- czy dodatek będzie tylko powiększał podstawę zwykłego wynagrodzenia w przypadku nadgodzin,
- czy dodatkowo będzie wchodził do podstawy wymiaru dodatku za nadgodzin,
- NIE POMNIEJSZAJ W MIESIĄCACH GRANICZNYCH UMOWY - gdy okres umowy nie obejmuje pełnego miesiąca, ale mimo to składnik ma być naliczony w pełnej wysokości (np. ekwiwalent za urlop),
- NIE UWZGLĘDNIAJ W WYNAGRODZENIU NETTO - jeżeli pracodawca chce wykazać na liście płac dodatek, od którego mają być zgodnie z przepisami prawa pracy naliczone składki ZUS lub pobrana zaliczka na podatek dochodowy, ale sam dodatek nie w powinien zwiększać przychodu pracownika (np. ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych),
- UMIEŚĆ NA DODATKOWEJ LIŚCIE PŁAC: Dodatkowa lista płac - jak dodać ją w systemie?.
Dodatki - zasady pomniejszania składnika przy nieobecności
W tej zakładce należy wybrać rodzaje nieobecności, za czas których składnik zostanie proporcjonalnie pomniejszony.
Potrącenia
Jeżeli chcemy dokonać potrącenia z wynagrodzenia (kategoria Potrącenie z listy rozwijanej), w oknie Dodawanie składnika wynagrodzenia należy wypełnić następujące dane:
- Nazwa - np. potrącenie z tyt. zajęcie komorniczego syg. akt…, kara porządkowa, potrącenie z tyt. zaliczki pieniężnej, składka na ubezpieczenie,
- Obowiązuje od .. do .. - potrącenie będzie uwzględniane na listach płac generowanych wyłącznie za wybrany okres,
- Umowa o pracę - trzeba zwrócić uwagę, jeżeli w systemie znajduje się więcej niż jedna umowa danego pracownika,
- Wartość netto - należy określić wysokość dodawanego potrącenia.
Każde potrącenie zostanie wykazane na liście płac jako osobna pozycja.
Podgląd i modyfikowanie
Użytkownik ma możliwość podglądu wprowadzonego dodatku lub potrącenia, bez konieczności jego modyfikowania. Dzięki temu można sprawdzić, jakie dokładnie są ustawienia dodanego wpisu, bez ryzyka dokonania zmian w systemie.
W celu otworzenia okna podglądu dodatku wystarczy nacisnąć na nazwę podatku.
Dodatki dodawane na listach płac
W systemie wFirma.pl użytkownik może dodawać dodatki bezpośrednio na listach płac. Po daniu listy płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » POZYCJE można za pomocą ołówka zmieniać wynagrodzenia. Zostało to omówione w artykule pomocy Pozycje listy płac - kreowanie wynagrodzenia pracownika
Masowe dodawanie dodatków
System wFirma.pl umożliwia również masowe wprowadzanie dodatków dla pracowników. Dokonuje się tego z poziomu zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE, gdzie mając wygenerowaną już listę płac, należy ja zaznaczyć i kliknąć MODYFIKUJ » DODAJ ZBIORCZO DODATEK.
Więcej na temat masowego wprowadzania dodatków można przeczytać w artykule: Masowe dodatki na listach płac.
