Dodatki i potrącenia w systemie wFirma.pl

Dzięki funkcji Dodatki i potrącenia można dodawać, usuwać i modyfikować składniki wynagrodzenia, zarówno dodatki (premie, nagrody, ekwiwalenty) jak i potrącenia (komornicze, pobranej zaliczki).

Określanie własnych dodatków

W ustawieniach systemu USTAWIENIA »  KADRY » DODATKI użytkownik ma możliwość określenia, jakie dodatki są używane u niego w firmie.

W tej zakładce można dodać własny dodatek (DODAJ) wówczas otworzy się okno, gdzie w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE wprowadza się jego nazwę i określa czy jest on składnikiem stałym, czy zmiennym.

W zakładce ZAAWANSOWANE można wybrać, czy składnik wchodzi do podstawy opodatkowania i oskładkowania, a także określić, czy będzie uwzględniany przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego i chorobowego.

W bloku Zasady potrąceń i naliczeń w przypadku godzin nadliczbowych i pojedynczych godzin nieobecności można określić, czy dany składnik wynagrodzenia będzie stanowił podstawę do wyliczenia wynagrodzenia za nadgodziny. Czy dodatek będzie tylko powiększał podstawę zwykłego wynagrodzenia w przypadku nadgodziny, czy dodatkowo będzie wchodził do podstawy wymiaru dodatku za nadgodziny.

W bloku Inne w przypadku, gdy okres umowy nie obejmuje pełnego miesiąca, ale mimo to składnik ma być naliczony w pełnej wysokości (np. ekwiwalent za urlop), należy użyć opcji NIE POMNIEJSZAJ W MIESIĄCACH GRANICZNYCH UMOWY. Jeżeli pracodawca chce wykazać na liście płac dodatek, od którego mają być zgodnie z przepisami prawa pracy naliczone składki ZUS lub pobrana zaliczka na podatek dochodowy, ale sam dodatek nie w powinien zwiększać przychodu pracownika (np. ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych), powinien zaznaczyć opcję NIE UWZGLĘDNIAJ W WYNAGRODZENIU NETTO. Kolejna pozycja to UMIEŚĆ NA DODATKOWEJ LIŚCIE PŁAC. To można także określić czy dodatek ma być uwzględniony w kosztach firmy. Określa się tu także czy jest to przychód za inny rok (wykazywania na ZUS RPA).

W zakładce ZASADY POMNIEJSZANIA SKŁADNIKA PRZY NIEOBECNOŚCI należy oznaczyć rodzaje nieobecności, za których czas składnik zostanie proporcjonalnie pomniejszony.

Po zapisaniu zostanie on wyświetlony na liście dodatków.

Wybór dodatków, które mają wyświetlać się na liście

W zakładce USTAWIENIA »  KADRY »  DODATKI można zaznaczyć  w kolumnie Wyświetlane na liście, te dodatki, które będą wyświetlać się:

• w szczegółach pracownikach w zakładce DODATKI i POTRĄCENIA,
• podczas masowego dodawania dodatków  Masowe dodatki na listach płac
• podczas dodawania dodatków na liście płac więcej na ten temat  Pozycje listy płac - kreowanie wynagrodzenia pracownika 

Domyślnie zaznaczone są wszystkie dodatki wprowadzone w ustawieniach.

Dodatki i potrącenia dodawane pracownikowi

Dodatki i potrącenia dostępne są w oknie szczegółów pracownika. Żeby zobaczyć szczegóły dotyczące konkretnego pracownika, należy przejść do modułu KADRY oraz kliknąć na imię i nazwisko pracownika (dostępne z poziomu dowolnej zakładki). Następnie w otwartym oknie Szczegóły pracownika należy przejść do zakładki DODATKI I POTRĄCENIA, gdzie po kliknięciu DODAJ można wybrać z listy dodatek lub potrącenie (widok listy zależy od danych wprowadzony w USTAWIENIA »  KADRY »  DODATKI). Systemową są dostępne następujące dodatki:

• dodatek funkcyjny - składnik stały, który wypłacany jest cyklicznie. Co do zasady wchodzi on do podstawy oskładkowania i opodatkowania, a także powiększa podstawę wynagrodzenia do wyliczenia nadgodzin. Nie powinien być pomniejszany o nieobecności płatne, ale pomniejszą go choroba, opieka.
• dofinansowanie do zakupu okularów - jednorazowe świadczenie wypłacane przez pracodawcę. Nie wchodzi do podstawy wymiaru składek czy naliczania podatku. Nie powinno również powiększać podstawy do wyliczenia nadgodzin. Składnik ten nie jest zależny od nieobecności pracownika.
• dyżur - zmienny dodatek stanowiący podstawę do naliczania składek i podatku. Nieobecność nie może pomniejszać wynagrodzenia za dyżur, ponieważ jest ono wyliczane za konkretne godziny pracy na dyżurze i wprowadzane jako konkretna kwota, na którą nie mają wpływu nieobecności.
• ekwiwalent za urlop - świadczenie pieniężne wypłacane jednorazowo po zakończeniu stosunku pracy, w sytuacji gdy pracownik nie wykorzysta w całości urlopu w naturze przed rozwiązaniem umowy. Stanowi podstawę do naliczania składek i podatku. Nie powinien być pomniejszany w razie nieobecności.
• odprawa emerytalna i rentowa - składnik wypłacany jednorazowo w razie uzyskania przez pracownika prawa do emerytury lub renty.  Odprawa emerytalna i rentowa nie stanowi podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej. Jest za to w całości opodatkowana. Wypłacana zwykle w ostatnim miesiącu umowy nie może być pomniejszana w miesiącach granicznych. Nie powinny wpływać na nią nieobecności.
• odprawa z tytułu rozwiązania umowy o pracę - dodatek jednorazowy, stanowiący wyłącznie podstawę naliczenia zaliczki na podatek. Nie obniża się go za czas absencji w pracy.
• odszkodowanie - często wypłacane po ustaniu zatrudnienia, dlatego nie stanowi podstawy do naliczania składek czy podatku. Nie jest oczywiście pomniejszany za nieobecności.
• premia - tu określana jako dodatek o charakterze zmiennym. Wchodzi do podstawy wymiaru składek oraz podatku. Dodatek ten wpływ na podstawę wynagrodzenia urlopowego oraz chorobowego.
• nagroda - dodatek zmienny przyznawany sporadycznie za konkretne osiągnięcie np. zdobycie certyfikatu. Od nagrody są naliczane składki i podatek. Nie jest pomniejszana za czas nieobecności.
• świadczenie z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych -  przychód pracownika, który powinien zostać oskładkowany i opodatkowany, nie jest uwzględniany w wynagrodzeniu do wypłaty. Pomniejsza się go za każdy dzień nieobecności w pracy.
• wyrównanie zasiłku - widoczne tylko dla pracodawców, którzy są jednocześnie płatnikami zasiłków, przysługuje pracownikom w przypadku np. gdy wystąpi różnica pomiędzy wypłaconym zasiłkiem, a wysokością zasiłku, jaka wynika z uzupełnionych dokumentów, tu także możliwe jest dodanie podwyższenia zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego, po wyborze odpowiedniego kodu świadczenia przerwy, zostanie on uwzględniony w liście płac i na deklaracji rozliczeniowej w raporcie RSA.
• wyrównanie wynagrodzenia chorobowego - przysługuje w przypadku, gdy pracodawca wypłaci za niskie wynagrodzenie chorobowe. Stanowi podstawę naliczenia składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek. Wyrównanie zostanie wykazane w raporcie RSA..
• inne dodatki - składnik wynagrodzenia (wyłącznie dodatek, nie może to być potrącenie), któremu można nadać dowolne parametry. Jeżeli którykolwiek z poprzednich dodatków (mających parametry nadane “na sztywno”)  powinien mieć inne ustawienia, np. w związku z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracy, wówczas należy go wprowadzić jako “inny dodatek” i dodać mu odpowiednie zmiany.
• inny dodatek wyłączony ze zwolnienia dla młodych - taki składnik dodaje się, jeśli osoba od 26 r.ż. korzystająca ze zwolnienia z PIT otrzyma świadczenie, które powinno zostać opodatkowane.

Składniki stałe to składniki, które pracownik otrzymuje cyklicznie. Są rozliczane na takich samych zasadach jak wynagrodzenie zasadnicze.

Składniki zmienne z kolei to składniki przydzielane sporadycznie. Stanowią one podstawę do naliczania dodatkowego (oprócz stałego) wynagrodzenia urlopowego.

Dodatki - podstawowe informacje

Jeżeli chcemy naliczyć dodatek w oknie dodawania składnika wynagrodzenia, należy wypełnić następujące dane:

• Nazwa - np. ekwiwalent za urlop, ekwiwalent za pranie odzieży, premia uznaniowa, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, premia kwartalna,
• Umowa o pracę - trzeba zwrócić uwagę, jeżeli w systemie znajduje się więcej niż jedna umowa danego pracownika,
• Obowiązuje od .. do .. - dodatek będzie uwzględniany do list płac generowanych wyłącznie za wybrany tu okres,
• Wartość brutto - należy określić wysokość składnika.

Dodatki zakładka zaawansowane

W zakładce ZAAWANSOWANE można wybrać:

• czy składnik wchodzi do podstawy opodatkowania i oskładkowania, 
• czy będzie uwzględniany przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego i chorobowego,
• czy dany składnik wynagrodzenia będzie stanowił podstawę do wyliczenia wynagrodzenia za nadgodziny,
• czy dodatek będzie tylko powiększał podstawę zwykłego wynagrodzenia w przypadku nadgodzin,
• czy dodatkowo będzie wchodził do podstawy wymiaru dodatku za nadgodzin,
• NIE POMNIEJSZAJ W MIESIĄCACH GRANICZNYCH UMOWY - gdy okres umowy nie obejmuje pełnego miesiąca, ale mimo to składnik ma być naliczony w pełnej wysokości (np. ekwiwalent za urlop), 
• NIE UWZGLĘDNIAJ W WYNAGRODZENIU NETTO - jeżeli pracodawca chce wykazać na liście płac dodatek, od którego mają być zgodnie z przepisami prawa pracy naliczone składki ZUS lub pobrana zaliczka na podatek dochodowy, ale sam dodatek nie w powinien zwiększać przychodu pracownika (np. ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych), 
• UMIEŚĆ NA DODATKOWEJ LIŚCIE PŁAC: Dodatkowa lista płac - jak dodać ją w systemie?.

Dodatki - zasady pomniejszania składnika przy nieobecności

W tej zakładce należy wybrać rodzaje nieobecności, za czas których składnik zostanie proporcjonalnie pomniejszony.

Potrącenia

Jeżeli chcemy dokonać potrącenia z wynagrodzenia (kategoria Potrącenie z listy rozwijanej), w oknie Dodawanie składnika wynagrodzenia należy wypełnić następujące dane:

• Nazwa - np. potrącenie z tyt. zajęcie komorniczego syg. akt…, kara porządkowa, potrącenie z tyt. zaliczki pieniężnej, składka na ubezpieczenie,
• Obowiązuje od .. do .. - potrącenie będzie uwzględniane na listach płac generowanych wyłącznie za wybrany okres,
• Umowa o pracę - trzeba zwrócić uwagę, jeżeli w systemie znajduje się więcej niż jedna umowa danego pracownika,
• Wartość netto - należy określić wysokość dodawanego potrącenia.

Każde potrącenie zostanie wykazane na liście płac jako osobna pozycja.

Podgląd i modyfikowanie

Użytkownik ma możliwość podglądu wprowadzonego dodatku lub potrącenia, bez konieczności jego modyfikowania. Dzięki temu można sprawdzić, jakie dokładnie są ustawienia dodanego wpisu, bez ryzyka dokonania zmian w systemie.

W celu otworzenia okna podglądu dodatku wystarczy nacisnąć na nazwę podatku. 

Dodatki dodawane na listach płac

W systemie wFirma.pl użytkownik może dodawać dodatki bezpośrednio na listach płac. Po daniu listy płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » POZYCJE można za pomocą ołówka zmieniać wynagrodzenia. Zostało to omówione w artykule pomocy Pozycje listy płac - kreowanie wynagrodzenia pracownika 

Masowe dodawanie dodatków

System wFirma.pl umożliwia również masowe wprowadzanie dodatków dla pracowników. Dokonuje się tego z poziomu zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE, gdzie mając wygenerowaną już listę płac, należy ja zaznaczyć i kliknąć MODYFIKUJ » DODAJ ZBIORCZO DODATEK.

Więcej na temat masowego wprowadzania dodatków można przeczytać w artykule: Masowe dodatki na listach płac.