Dodatki i potrącenia w systemie wfirma.pl

Dzięki funkcji Dodatki i potrącenia można dodawać, usuwać i modyfikować składniki wynagrodzenia, zarówno dodatki (premie, nagrody, ekwiwalenty), jak i potrącenia (komornicze, pobranej zaliczki).

Dodatki i potrącenia - wprowadzanie do systemu

Dodatki i potrącenia dostępne są w oknie szczegółów pracownika. Aby zobaczyć szczegóły dotyczące konkretnego pracownika, należy przejść do modułu KADRY oraz kliknąć na imię i nazwisko pracownika (dostępne z poziomu dowolnej zakładki). Następnie w otwartym oknie Szczegóły pracownika należy przejść do zakładki Dodatki i potrącenia, gdzie po kliknięciu Dodaj należy wybrać z listy:

• dodatek funkcyjny - składnik stały, który wypłacany jest cyklicznie. Co do zasady wchodzi on do podstawy oskładkowania i opodatkowania, a także powiększa podstawę wynagrodzenia do wyliczenia nadgodzin. Nie powinien być pomniejszany o nieobecności płatne, ale pomniejszą go choroba czy urlop.

• dofinansowanie do zakupu okularów - jednorazowe świadczenie wypłacane przez pracodawcę. Nie wchodzi do podstawy wymiaru składek czy naliczania podatku. Nie powinno również powiększać podstawy do wyliczenia nadgodzin. Składnik ten nie jest zależny od nieobecności pracownika.

• dyżur - zmienny dodatek stanowiący podstawę do naliczania składek i podatku. Nieobecność nie może pomniejszać wynagrodzenia za dyżur, ponieważ jest ono wyliczane za konkretne godziny pracy na dyżurze i wprowadzane jako konkretna kwota, na którą nie mają wpływu nieobecności.

• ekwiwalent za urlop - świadczenie pieniężne wypłacane jednorazowo po zakończeniu stosunku pracy, w sytuacji gdy pracownik nie wykorzysta w całości urlopu w naturze przed rozwiązaniem umowy. Stanowi podstawę do naliczania składek i podatku. Nie powinien być pomniejszany w razie nieobecności.

• odprawa emerytalna i rentowa - składnik wypłacany jednorazowo w razie uzyskania przez pracownika prawa do emerytury lub renty.  Odprawa emerytalna i rentowa nie stanowi podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej. Jest za to w całości opodatkowana. Wypłacana zwykle w ostatnim miesiącu umowy nie może być pomniejszana w miesiącach granicznych. Nie powinny wpływać na nią nieobecności.

• odprawa z tytułu rozwiązania umowy o pracę - dodatek jednorazowy, stanowiący wyłącznie podstawę naliczenia zaliczki na podatek. Nie obniża się go za czas jakiejkolwiek absencji w pracy.

• odszkodowanie - często wypłacane po ustaniu zatrudnienia, dlatego nie stanowi podstawy do naliczania składek czy podatku. Nie jest oczywiście pomniejszany za nieobecności.

• premia - tu określana jako dodatek o charakterze zmiennym. Wchodzi do podstawy wymiaru składek oraz podatku. Przedsiębiorca przyznaje ją bez względu na to jakie nieobecności miał pracownik, dlatego żadna nieobecność nie ma wpływać na jej wysokość.

• nagroda - dodatek zmienny przyznawany sporadycznie za konkretne osiągnięcie np. zdobycie certyfikatu. Od nagrody są naliczane składki i podatek. Nie jest pomniejszana za czas nieobecności.

• świadczenie z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych -  przychód pracownika, który powinien zostać oskładkowany i opodatkowany, nie jest uwzględniany w wynagrodzeniu do wypłaty. Pomniejsza się go za każdy dzień nieobecności w pracy.

• wyrównanie zasiłku - widoczne tylko dla pracodawców, którzy są jednocześnie płatnikami zasiłków, przysługuje pracownikom w przypadku np. gdy wystąpi różnica pomiędzy wypłaconym zasiłkiem, a wysokością zasiłku, jaka wynika z uzupełnionych dokumentów, tu także możliwe jest dodanie podwyższenia zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego, po wyborze odpowiedniego kodu świadczenia przerwy, zostanie on uwzględniony w liście płac i na deklaracji rozliczeniowej w raporcie RSA.

• wyrównanie wynagrodzenia chorobowego - przysługuje w przypadku, gdy pracodawca wypłaci za niskie wynagrodzenie chorobowe. Stanowi podstawę naliczenia składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek. Wyrównanie zostanie wykazane z raporcie RSA z kodem świadczenia przerwy 335.

• inny składnik - składnik wynagrodzenia (wyłącznie dodatek, nie może to być potrącenie), któremu można nadać dowolne parametry. Jeżeli którykolwiek z poprzednich dodatków (mających parametry nadane “na sztywno”)  powinien mieć inne ustawienia, np. w związku z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracy, wówczas należy go wprowadzić jako “inny dodatek” i dodać mu odpowiednie zmiany.

Składniki stałe to składniki, które pracownik otrzymuje cyklicznie. Są rozliczane na takich samych zasadach jak wynagrodzenie zasadnicze.

Składniki zmienne z kolei to składniki przydzielane sporadycznie. Stanowią one podstawę do naliczania dodatkowego (oprócz stałego) wynagrodzenia urlopowego.

Dodatki - podstawowe informacje

Jeżeli chcemy naliczyć dodatek w oknie dodawania składnika wynagrodzenia, należy wypełnić następujące dane:

• Nazwa - np. ekwiwalent za urlop, ekwiwalent za pranie odzieży, premia uznaniowa, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, premia kwartalna,

• Obowiązuje od .. do .. - dodatek będzie uwzględniany do list płac generowanych wyłącznie za wybrany tu okres

• Umowa o pracę - trzeba zwrócić uwagę, jeżeli w systemie znajduje się więcej niż jedna umowa danego pracownika

• Wartość brutto - należy określić wysokość składnika

Dodatki - zaawansowane

W zakładce Zaawansowane można wybrać, czy składnik wchodzi do podstawy opodatkowania i oskładkowania, a także określić, czy będzie uwzględniany przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego i chorobowego.

W bloku “Zasady potrąceń i naliczeń w przypadku godzin nadliczbowych i pojedynczych godzin nieobecności” można określić, czy dany składnik wynagrodzenia będzie stanowił podstawę do wyliczenia wynagrodzenia za nadgodziny. Czy dodatek będzie tylko powiększał podstawę zwykłego wynagrodzenia w przypadku nadgodziny, czy dodatkowo będzie wchodził do podstawy wymiaru dodatku za nadgodziny.

W bloku “Inne” w przypadku, gdy okres umowy nie obejmuje pełnego miesiąca, ale mimo to składnik ma być naliczony w pełnej wysokości (np. ekwiwalent za urlop), należy użyć opcji “nie pomniejszaj w miesiącach granicznych umowy”. Jeżeli pracodawca chce wykazać na liście płac dodatek, od którego mają być zgodnie z przepisami prawa pracy naliczone składki ZUS lub pobrana zaliczka na podatek dochodowy, ale sam dodatek nie w powinien zwiększać przychodu pracownika (np. ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych), powinien zaznaczyć opcję “nie uwzględniaj w wynagrodzeniu netto". Kolejna pozycja to "umieść w dodatkowej liście płac".

Dodatki - zasady pomniejszania składnika przy nieobecności

W tej zakładce należy oznaczyć rodzaje nieobecności, za czas których składnik zostanie proporcjonalnie pomniejszony.

Potrącenia

Jeżeli chcemy dokonać potrącenia z wynagrodzenia, w oknie dodawania składnika wynagrodzenia należy wypełnić następujące dane:

• Nazwa - np. potrącenie z tyt. zajęcia komorniczego syg. akt…, kara porządkowa, potrącenie z tyt. zaliczki pieniężnej, składka na ubezpieczenie

• Obowiązuje od .. do .. - potrącenie będzie uwzględniane na listach płac generowanych wyłącznie za wybrany tu okres

• Umowa o pracę - trzeba zwrócić uwagę, jeżeli w systemie znajduje się więcej niż jedna umowa danego pracownika

• Wartość netto - należy określić wysokość dodawanego potrącenia