Po przesłaniu faktury sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) możliwość modyfikacji dokumentu jest ograniczona — niektóre pola pozostają edytowalne, inne system blokuje, aby zachować zgodność z dokumentem wysłanym do KSeF. Sprawdź, które dane można zmienić, a kiedy konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Kiedy można modyfikować fakturę wysłaną do KSeF?
Po wysłaniu faktury sprzedaży do KSeF system udostępnia ograniczoną możliwość jej modyfikacji. Aby przejść do edycji, należy zaznaczyć dokument w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybrać z górnego menu opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ.
Zakres edytowalnych pól zależy od zakładki:
- Podstawowe informacje — możliwa zmiana oznaczenia GTU dla pozycji faktury.
- Księgowe — możliwa zmiana schematu księgowego (w określonych przypadkach), skutku księgowego oraz opisu w rejestrach
- Zaawansowane — możliwa zmiana języka faktury, szablonu wydruku oraz zaznaczenia opcji „wywołaj skutek magazynowy" i „automatyczna wysyłka na adres e-mail".
Pola dotyczące danych nabywcy, pozycji faktury i kwot pozostają zablokowane do edycji. W razie potrzeby ich zmiany konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Schemat księgowy — kiedy można go zmienić?
W zakładce KSIĘGOWE okna modyfikacji faktury dostępne jest pole „Schemat księgowy". Możliwość jego edycji zależy od tego, jaki schemat został wybrany przy wystawianiu faktury oraz od tego, czy oznaczenia tego schematu zostały przekazane do KSeF.
Płatnik VAT
Dla podatnika będącego płatnikiem VAT (USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT » zaznaczona opcja PŁATNIK VAT) dostępne są następujące schematy księgowe:
Zwykły
Pozostałe przychody
Podzielona płatność
Usługi budowlane — przypadek szczególny
VAT w dacie wystawienia faktury
Faktura za opinię biegłego sądowego
Schematy, które można zmienić po wysyłce do KSeF:
Zwykły
Pozostałe przychody
VAT w dacie wystawienia faktury
Faktura za opinię biegłego sądowego
Jeśli faktura została wystawiona z jednym z powyższych schematów, można go zmienić — ale tylko na inny schemat z tej samej grupy.
Opcje „Podzielona płatność" oraz „Usługi budowlane — przypadek szczególny" są wyszarzone i nieklikalne. Po najechaniu wyświetla się komunikat: „Aby dodać mechanizm podzielonej płatności, wystaw korektę."
Schematy, których nie można już zmienić po wysyłce do KSeF:
Podzielona płatność
Usługi budowlane — przypadek szczególny
Jeśli faktura została wystawiona z jednym z powyższych schematów i wysłana do KSeF, pole „Schemat księgowy" jest zablokowane. Po najechaniu na pole wyświetla się komunikat: “Modyfikacja zablokowana: Informacja o mechanizmie podzielonej płatności przekazana do KSeF". Dzieje się tak, ponieważ wymienione schematy oznaczają, że na fakturze została zastosowana adnotacja przekazana do KSeF (mechanizm podzielonej płatności wynika z art. 108a ustawy o VAT) — nie można jej cofnąć poprzez prostą zmianę schematu.
Podatnik zwolniony z VAT
Dla podatnika zwolnionego z VAT (USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT » odznaczona opcja PŁATNIK VAT) przy wystawianiu faktury dostępne są następujące schematy:
Zwykły
Pozostałe przychody
Świadczenie usług w UE
Świadczenie usług poza UE
Schematy, które można zmienić po wysyłce do KSeF:
Zwykły
Pozostałe przychody
Można je zmienić na inny schemat z tej samej grupy. Opcje „Świadczenie usług w UE" i „Świadczenie usług poza UE" są wyszarzone. Po najechaniu wyświetli się komunikat: „Aby dodać odwrotne obciążenie, wystaw korektę."
Schematy, których nie można już zmienić po wysyłce do KSeF:
Świadczenie usług w UE
Świadczenie usług poza UE
Jeśli faktura została wystawiona z jednym z powyższych schematów i wysłana do KSeF, pole „Schemat księgowy" jest zablokowane. Po najechaniu na pole wyświetla się komunikat: „Modyfikacja zablokowana: Informacja o odwrotnym obciążeniu przekazana do KSeF".
Modyfikacja faktury - zmiana oznaczenia GTU na fakturze wysłanej do KSeF
System wFirma umożliwia zmianę kodu GTU dla pozycji na fakturze, która została już wysłana do KSeF. Oznaczenie GTU jest wykazywane na potrzeby pliku JPK_V7, dlatego jego zmiana nie wymaga wystawiania korekty ani ponownej wysyłki faktury do KSeF — sama faktura przekazana do KSeF pozostaje w niezmienionej postaci.
Jak zmienić GTU?
W celu zmiany oznaczenia GTU należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczyć fakturę i z górnego menu wybrać akcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ. W oknie modyfikacji faktury, na liście pozycji, w polu GTU dla danej pozycji należy wybrać nowy kod, a następnie zatwierdzić zmiany przyciskiem ZAPISZ.
Zmiana oznaczenia GTU zostanie automatycznie uwzględniona w pliku JPK_V7 generowanym za okres, w którym faktura została rozliczona. Jeśli plik JPK_V7 został już wysłany do urzędu skarbowego, w celu uwzględnienia zmiany konieczne jest złożenie korekty JPK_V7.
Kiedy zamiast modyfikacji wystawić korektę?
Wystawienie faktury korygującej jest konieczne w sytuacjach, w których wFirma nie pozwala na modyfikację dokumentu — w szczególności gdy zmiana dotyczy:
Danych nabywcy (nazwa, NIP, adres)
Pozycji faktury (nazwa towaru/usługi, ilość, cena, stawka VAT)
Daty sprzedaży
Oznaczenia mechanizmu podzielonej płatności lub odwrotnego obciążenia (jeśli nie zostało wybrane przy wystawieniu)
- Faktura korygująca dane formalne,
- Faktura korygująca pozycje faktury
