Integracja Allegro + jak zarządzać sprzedażą na Allegro

W systemie wfirma.pl dostępna jest nowa, rozbudowana integracja z Allegro - Allegro Plus, która oparta jest na nowym protokole łączenia REST API. Moduł Allegro Plus dostępny jest dla użytkowników posiadających pakiety „Zarządzanie sprzedażą + magazyn” oraz „Księgowość online + magazyn”, natomiast obecna integracja z Allegro oparta na protokole SOAP API, nadal będzie dostępna dla wszystkich użytkowników pakietów „Zarządzanie sprzedażą + magazyn”, „Księgowość online” i „Księgowość online + magazyn” do momentu wygaszenia przez serwis Allegro SOAP API.

Moduł Allegro Plus zawiera obecne funkcjonalności integracji z Allegro, a także nowe funkcje:

  • wystawianie dokumentów sprzedaży,
  • automatyczne dodawanie kontrahentów,
  • zmiany stanów magazynowych,
  • szybki wgląd do aukcji i kontrola nad sprzedażą,
  • księgowanie dokumentów sprzedażowych,
  • pojedyncze wystawianie aukcji - nowa funkcja,
  • masowe wystawianie aukcji - nowa funkcja,
  • zakańczania aukcji - nowa funkcja,
  • synchronizację statusów aukcji z kontem Allegro - nowa funkcja,
  • informacje o prowizji pobieranej przez Allegro - nowa funkcja,
  • definiowanie domyślnych ustawień aukcji - nowa funkcja,
  • oznaczenie produktów gotowych do wystawienia - nowa funkcja,
  • dodawanie dysku ze zdjęciami produktów do aukcji - nowa funkcja
  • wystawianie aukcji z szablonu - nowa funkcja,
  • wystawianie aukcji z opóźnieniem czasowym - nowa funkcja,
  • automatyczne wystawianie faktur do zamówień - nowa funkcja,
  • automatyczna wysyłka faktur za zamówienia - nowa funkcja,
  • automatyczne wznawianie aukcji - nowa funkcja,
  • automatyczne zamykanie aukcji - nowa funkcja,
  • powiadomienia e-mail o pobranych zamówieniach,
  • import aukcji do systemu wFirma - nowa funkcja,
  • tworzenie produktów na podstawie importowanych aukcji - nowa funkcja,
  • nadawanie paczek do zamówień - nowa funkcja,
  • generowanie etykiet nadawczych do nadawanych przesyłek - nowa funkcja.

Jak włączyć moduł Allegro Plus?

W celu włączenia modułu Allegro Plus należy przejść do USTAWIENIA » MÓJ PAKIET » ZOBACZ DODATKI, po czym należy zaznaczyć pole przy module ALLEGRO +  i wybrać opcję modułu: Mini, Standard, Big lub Extra, a następnie dokonać płatności za wybrany pakiet Allegro+.

Allegro Plus - jak włączyć dodatek?

Jak powiązać sklep Allegro z kontem wfirma.pl?

Aby dodać swój sklep Allegro do systemu wfirma.pl należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO, a następnie w sekcji TWOJE SKLEPY należy skorzystać z opcji DODAJ SKLEP.

Allegro Plus - dodawanie sklepu

Jeżeli użytkownik posiada już dodany sklep w sekcji Allegro zintegrowany w oparciu o protokół SOAP to powinien dokonać jego reintegracji. Ponownej integracji można dokonać poprzez zaznaczenie sklepu na liście znajdującego się w USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » TWOJE SKLEPY i wybranie opcji MODYFIKUJ » POŁĄCZ KONTO ALLEGRO.

Allegro Plus - połączenie sklepu

Po zakończeniu reintegracji, sklep będzie zintegrowany na podstawie nowego protokołu API REST, który w pełni umożliwi korzystanie z funkcji modułu Allegro Plus.

Po przełączeniu sklepu z protokołu SOAP API na protokół REST API, przełączenie danego sklepu na powrót na protokół SOAP API jest niemożliwe.

Jeżeli sklep był przełączany z protokołu SOAP na REST, system będzie dla takich sklepów pobierał zamówienia które zostały dokonane od momentu ostatniego zamówienia pobranego w oparciu o protokół SOAP, natomiast w przypadku gdy dodawany jest nowy sklep, który nie korzystał z protokołu SOAP i został zintegrowany od razu jako sklep korzystający z protokołu REST system umożliwi zdefiniowanie daty od której zamówienia mają być pobierane, jednak możliwe jest pobranie jedynie zamówień nie starszych niż 60 dni.

Aby uniknąć problemów związanych z wysyłką wiadomości e-mail z załączonymi dokumentami sprzedaży, należy po stronie Allegro dodać w USTAWIENIA » TWOJE ADRESY E-MAIL adres, z którego wysyłane są wiadomości z systemu wfirma.pl, czyli no-reply@poczta.wfirma.pl lub własne adresy z sekcji SMTP, jeżeli takie zostały zdefiniowane.

Oznaczenie sklepu jako firmowy

Dodawane i istniejące sklepy można oznaczyć jako SKLEP FIRMOWY. W przypadku takiego oznaczenia system umożliwi wystawianie aukcji dla danego sklepu z 16 zdjęciami produktu, natomiast w przypadku braku oznaczenie sklepu jako sklep firmowy limit będzie wynosił 10 zdjęć.

Oznaczenia sklepu jako firmowy można dokonać przechodząc do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » TWOJE SKLEPY poprzez zaznaczenie danego sklepu na liście i skorzystanie z opcji MODYFIKUJ lub podczas dodawania sklepu przez opcję DODAJ SKLEP. W wyświetlonym oknie należy zaznaczyć pole SKLEP FIRMOWY.

Allegro Plus - sklep firmowy

Dany sklep powinien mieć również status “sklepu firmowego” po stronie Allegro. W przeciwnym razie serwis Allegro odrzuci wystawienie aukcji z 16 zdjęciami, jeśli dany sklep po stronie Allegro nie jest firmowym.

Ukrywanie sklepów Allegro

Nieużywane sklepy na liście sklepów można ukryć przy pomocy funkcji ukrywania, dzięki czemu nie będą się one podpowiadały podczas wystawiania, synchronizowania i importowania aukcji z Allegro, ani podczas pobierania zamówień do systemu. Funkcja ukrywania sklepów znajduje się w USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » TWOJE SKLEPY nad listą sklepów. W celu ukrycia sklepu należy zaznaczyć go na liście i wybrać opcję UKRYJ.

Allegro Plus - ukrywanie sklepów

Jak skonfigurować moduł Allegro Plus?

W celu skonfigurowania ustawień dla modułu Allegro Plus należy przejść do USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » KONFIGURACJA ALLEGRO +. W tej zakładce można zdefiniować domyślne ustawienia integracji, które będą pojawiały się w zakładce ALLEGRO produktu, o ile użytkownik nie postanowi zmienić tych ustawień dla danego produktu. Pod sekcją Domyślne ustawienia integracji znajdują się kategorie wystawiania - należy wybrać te, z których użytkownik ma zamiar korzystać najczęściej - pozostałe kategorie można wyświetlić w zakładce Allegro produktu po kliknięciu Pokaż wszystkie.

Allegro Plus - jak skonfigurować dodatek?

Jeżeli wcześniej integracja z Allegro nie była wykorzystywana należy wprowadzić również ustawienia konfiguracji w zakładce KONFIGURACJA ALLEGRO.

Allegro Plus - jak ustawić domyślne kategorie?

Pobieranie zamówień z Allegro

Ustawienia pobierania zamówień

Pobieranie zamówień można dokonywać ręcznie korzystając z funkcji POBIERZ NOWE ZAMÓWIENIA, która znajduje się w PRZYCHODY » ALLEGRO.

Allegro Plus - pobieranie zamówień

Drugą możliwością jest wykorzystanie automatycznego pobierania zamówień, które można włączyć po przejściu do USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » KONFIGURACJA ALLEGRO +, zaznaczając opcję AUTOMATYCZNIE POBIERAJ ZAMÓWIENIA Z ALLEGRO

Allegro Plus - automatyczne pobieranie zamówień

Jeżeli zaznaczono opcję AUTOMATYCZNIE POBIERAJ ZAMÓWIENIA Z ALLEGRO, a nie pobierano wcześniej zamówień do systemu należy za pierwszym razem dokonać pobrania zamówień ręcznie w zakładce PRZYCHODY » ALLEGRO korzystając z funkcji POBIERZ NOWE ZAMÓWIENIA. Po pierwszym pobraniu zamówień i ustawieniu daty początku pobierania, system będzie pobierał dalsze zamówienia automatycznie.

Jeśli użytkownik nie pobrał zamówień do systemu przez ostatnie 14 dni, podczas ręcznego pobierania zostanie ponownie zapytany o wyznaczenie daty początku pobierania zamówień dla danego sklepu, gdzie nastąpiła przerwa w pobieraniu. 

Automatyczne pobieranie zamówień jest wywoływane co godzinę i nie blokuje ręcznego pobierania zamówień - zamówienia można pobierać ręcznie nawet w momencie, gdy funkcja automatycznego pobierania jest włączona.

Nadpłata lub niedopłata zamówienia

W sytuacji gdy klient dokonał zakupu na aukcji w danym sklepie i dokonał nadpłaty dla złożonego zamówienia lub niedopłaty, przy danym zamówieniu pojawi się ostrzeżenie o takiej sytuacji. Ostrzeżenie będzie prezentowane w formie ikony wykrzyknika - jeśli powstanie nadpłata wykrzyknik będzie pojawiał się na żółtym tle, jeśli powstanie niedopłata dla danego zamówienia wykrzyknik będzie widniał jako ikona z czerwonym tłem.

Allegro plus - nadpłata i niedopłata

Ukrywanie kosztów dostawy "0 zł"

Funkcja ukrywania kosztów dostawy równych 0 zł jest pomocna szczególnie, jeżeli użytkownik posiada aktywną opcję Allegro SMART. Umożliwia wystawienie dokumentu sprzedaży z pominięciem zerowego kosztu dostawy - po jej włączeniu, jeśli koszt dostawy będzie wynosił 0 zł, wówczas nie będzie się on pojawiał jako pozycja na wystawianym dokumencie sprzedaży.

Aby włączyć wspomnianą funkcję należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » KONFIGURACJA ALLEGRO +, zaznaczyć pole UKRYWAJ KOSZTY DOSTAWY JEŚLI WYNOSZĄ 0 ZŁ i zatwierdzić wybierając ZAPISZ.

Allegro Plus - ukrywanie kosztów dostawy 0 zł

Funkcja ukrywania kosztów dostawy o równowartości 0 zł ma zastosowanie zarówno w przypadku ręcznego wystawiania dokumentów sprzedaży, jak i automatycznego fakturowania. W sytuacji gdy użytkownik posiada włączoną tę opcję i opcje automatycznego fakturowania zamówień z Allegro, automat fakturujący będzie wystawiał faktury do zamówień, gdzie występuje zerowy koszt dostawy nie ujmując go na fakturze.

Automatyczne fakturowanie zamówień

Do pobranych zamówień można wystawić poszczególne dokumenty księgowe lub ustawić automatyczne fakturowanie włączając funkcje AUTOMATYCZNIE WYSTAWIAJ FAKTURY DO ZAMÓWIEŃ w zakładce USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » KONFIGURACJA ALLEGRO +.

Allegro Plus - wystawianie faktur do zamówień

Dla automatycznego fakturowania można ustawić serie numeracji, która będzie używana podczas fakturowania zamówień z Allegro. W tym celu należy uzupełnić pole SERIA NUMERACJI FAKTUR w podzakładce KONFIGURACJA ALLEGRO +. Jeśli użytkownik nie ustawi serii samodzielnie, system podstawi w tym miejscu domyślną serie numeracji.

Użytkownik może również ustawić ŹRÓDŁO NAZW PRODUKTU na dokumentach sprzedażowych jakie będą wystawiane do zamówień z Allegro. Jeśli użytkownik ustawi źródło na NAZWA PRODUKTU Z AUKCJI, w dokumentach sprzedaży system w pozycjach faktury będzie przedstawiał nazwę produktu jaka widniała na aukcji (jeśli aukcja jest powiązana z produktem na magazynie, to stan magazynowy produktu będzie odpowiednio regulowany przy wystawieniu faktury na daną pozycję). Natomiast jeśli użytkownik wybierze jako źródło nazw opcję NAZWA PRODUKTU Z MAGAZYNU to do wystawianych dokumentach sprzedaży na podstawie zamówień z Allegro system będzie pobierał nazwy produktów z magazynu prowadzonego w systemie wfirma.

Od 1 listopada 2019 r. kupujący przy zamówieniu powyżej 15 000 zł brutto może wybrać rodzaj płatności PODZIELONA PŁATNOŚĆ, w takiej sytuacji zamówienie pobrane do systemu podczas wystawiania faktury sprzedaży będzie posiadało domyślny schemat księgowy PODZIELONA PŁATNOŚĆ. Schemat ten można zmienić, gdy podzielona płatność nie jest obowiązkowa w danej sprzedaży.

Wystawianie faktur, których dotyczy podzielona płatność szczegółowo wyjaśnia artykuł: Faktura z adnotacją mechanizm podzielonej płatności - jak wystawić?

Aukcje wystawione z systemu wFirma są powiązane z produktami na magazynie, dzięki czemu pomimo wystawienia aukcji o innej nazwie niż produkt na magazynie, system odpowiednio identyfikuje produkty znajdujące się w pobranych zamówieniach i podczas wystawiania faktury reguluje ich stan magazynowy.

Usuwanie zamówień

Usunięcia zamówienia można dokonać poprzez zaznaczenie go na liście zamówień w zakładce PRZYCHODY » ALLEGRO i skorzystanie z opcji USUŃ.

Allegro Plus - usuwanie zamówień

Usunięte zamówienia można przywrócić do listy nieusuniętych, wybierając dane zamówienie w zakładce PRZYCHODY » ALLEGRO i wybierając opcję PRZYWRÓĆ.

W zakładce PRZYCHODY » ALLEGRO dostępny jest filtr USUNIĘTE ZAMÓWIENIA. Ustawienie filtru na NIE będzie powodowało wyświetlenie widoku nieusuniętych zamówień, analogicznie ustawienie w filtrze TAK będzie pokazywało listę usuniętych zamówień. 

Powiadomienia email o nowych zamówieniach Allegro

Włączenie automatycznego pobierania zamówień pozwala na korzystanie z funkcji WYŚLIJ POWIADOMIENIA E-MAIL O POBRANIU NOWYCH ZAMÓWIEŃ, którą można włączyć w USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » KONFIGURACJA ALLEGRO +. Funkcja ta przesyła powiadomienia o tym jaka ilość zamówień została pobrana dla danego sklepu podczas automatycznego pobierania zamówień.

Allegro plus - powiadomienia e-mail

Jak dodać zdjęcia do galerii produktu z dysku w chmurze?

Aby dodawać zdjęcia do produktów w magazynie należy mieć zintegrowane konto z dyskiem zewnętrznym - można go dodać poprzez przejście do USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE » DODAJ FOLDER W CHMURZE.

Więcej na temat integracji z dyskami, można przeczytać w artykule: Dyski w chmurze - integracja z dyskami Google Drive i Dropbox

Jeżeli integracja z dyskiem w chmurze była wykonana już wcześniej, to należy od razu przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » OGÓLNE. W zakładce OGÓLNE użytkownik ma możliwość wyboru dysku, z którego chce korzystać, dodając zdjęcia do produktów w magazynie.

Allegro Plus - dodawanie zdjęć produktu

W tym miejscu istnieje również możliwość zaznaczenia opcji UKRYWAJ ZDJĘCIA UŻYTE W INNYCH PRODUKTACH, dzięki której zdjęcia dodane w galerii przy jednym produkcie, nie będą podpowiadały się do wyboru przy pozostałych produktach - pozostawienie tej opcji odznaczonej (wyłączonej), pozwoli korzystać z wszystkich zdjęć znajdujących się na dysku w chmurze, przy każdym produkcie znajdującym się w module Magazyn.

Aby mieć możliwość dodania zdjęcia z dysku w chmurze do galerii produktów, należy umieścić grafikę na swoim dysku w chmurze, w folderze wfirma.pl » Magazyn, folder ten tworzony jest automatycznie.

Jak dodać dane produktu potrzebne do wystawienia aukcji Allegro?

W module MAGAZYN należy wybrać (zaznaczyć) produkt, który użytkownik chce wystawić w serwisie Allegro i skorzystać z opcji MODYFIKUJ » MODYFIKUJ. Dzięki modułowi Allegro Plus w oknie modyfikacji produktu, będą widniały dodatkowe zakładki GALERIA oraz ALLEGRO.

Allegro Plus - dodanie danych produktu

Zakładka GALERIA służy do dodawania zbioru zdjęć dla danego produktu, które potem można użyć w zakładce ALLEGRO, gdzie definiuje się parametry aukcji. Dzięki dodaniu zbioru zdjęć w zakładce GALERIA, przy uzupełnianiu parametrów aukcji danego produktu w zakładce ALLEGRO, istnieje możliwość wykorzystania zdjęć przypisanych w galerii produktu.

Zakładka ALLEGRO służy do uzupełniania parametrów aukcji, zgodnie z wymaganiami serwisu Allegro - jeżeli wszystkie wymagane dane w tej zakładce zostaną uzupełnione, to na liście produktów w magazynie przy danym produkcie pojawi się ikona „Allegro” oznaczająca, iż produkt jest gotowy do wystawienia aukcji.

Allegro Plus - dane produktu potrzebne do wystawienia aukcji

Jeżeli produkt należy do kategorii, w której serwis Allegro wprowadził produktyzacje w sekcji cech produktu pojawi się dodatkowe opcjonalnie wypełniane pole PRODUKT POWIĄZANY Z OFERTĄ, umożliwiające wystawienie aukcji jako produkt zgrupowany w ramach produktyzacji. W polu tym należy wybrać z listy produkt, który reprezentuje produkty wystawiane przez nas na aukcji.

Allegro Plus - powiązanie produktu z ofertą

Wystawianie aukcji

Produkty gotowe do wystawienia można wystawić zaznaczając produkt na liście i korzystając z opcji PRODUKT » WYSTAW AUKCJE. Aukcje można wystawiać pojedynczo bądź masowo - wystawiając aukcje dla kilku produktów naraz. Przy każdej wystawionej aukcji pojawi się informacja o przewidywanej opłacie za wystawienie danej aukcji (prowizji), która pobierana jest przez serwis Allegro.

Allegro Plus - wystawianie aukcji

W analogiczny sposób można wystawiać aukcje z szablonu oraz aukcje z opóźnieniem czasowym i aukcje z wykorzystaniem szablonu i ustawionym opóźnieniem czasowym. Podczas wystawiania aukcji z opóźnieniem czasowym z wykorzystanie szablonu lub bez jego wykorzystania należy zaznaczyć dany produkt bądź produkty i skorzystać z PRODUKT » WYSTAW AUKCJE Z OPÓŹNIENIEM lub WYSTAW AUKCJE Z SZABLONU Z OPÓŹNIENIEM, a następnie w oknie wystawiania aukcji uzupełnić dodatkowe pola tj. “Data publikacji aukcji” i “Godzina publikacji aukcji”

Allegro Plus - parametry aukcji

Więcej na temat wystawiania aukcji z szablonu, można przeczytać w artykule: Szablony aukcji Allegro.

Informacja o opłacie za wystawienie aukcji z wykorzystaniem opcji LICYTUJ nie jest dostępna. Dane dotyczące przewidywanego kosztu wystawienia aukcji w serwisie Allegro, są dostępne jedynie dla aukcji wystawionych z użyciem opcji KUP TERAZ. Aukcje wystawiane z zaznaczeniem opcji LICYTUJ lub LICYTUJ + KUP TERAZ, będą widniały na liście aukcji oznaczone jako wystawione w formacie sprzedaży LICYTUJ.

Informacje o przewidywanej opłacie za wystawienie aukcji danego produktu, dostępne są w sekcji „Ostatnia aktywność” przy danym produkcie oraz w historii aktywności znajdującej się w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY » HISTORIA AKTYWNOŚCI.

Allegro Plus - aktywność produktu

Lista wystawionych aukcji znajduje się w oknie widoku szczegółów produktu w zakładce AUKCJE - w tym miejscu znajdują się wszystkie aukcje, wystawione do danego produktu. Listę aukcji użytkownik znajdzie również w menu bocznym MAGAZYN » AUKCJE ALLEGRO, gdzie znajdują się wszystkie wystawione aukcje.

Allegro Plus - aukcje produktu w wfirma.pl

Na liście aukcji użytkownik może zdecydować o zakończeniu danej aukcji, korzystając z funkcji ZAKOŃCZ oraz jej wznowieniu przy użyciu opcji WZNÓW. Dostępna jest również funkcja synchronizacji, która pozwala użytkownikowi na aktualizację statusów aukcji na podstawie danych z serwisu Allegro, który może automatycznie zakończyć daną aukcję, ze względu na koniec okresu trwania aukcji lub wyprzedanie wszystkich wystawionych przedmiotów na danej aukcji. Opcje wznawiania i zakańczania aukcji mogą być używane zarówno dla pojedynczych jak dla wielu aukcji jednocześnie. Nad listą aukcji znajdują się też funkcje automatycznego zamykania aukcji oraz automatycznego wznawiania aukcji, które można włączyć lub wyłączyć dla jednej bądź wielu aukcji - funkcje te można stosować jedynie wobec aukcji o formacie sprzedaży "Kup teraz".