Jak wprowadzić prywatny samochód do środków trwałych firmy?

Przedsiębiorca, który zdecyduje się używać prywatny samochód wyłącznie w celach firmowych ma prawo do wprowadzenia tego pojazdu do ewidencji środków trwałych i tym samym od jego wartości początkowej dokonać odpisów amortyzacyjnych do kosztów.Od 2019 roku obowiązuje nowy limit amortyzacji samochodów osobowych wynoszący 150 tys. zł. W związku z tym dla samochodów o wartości początkowej powyżej wskazanego limitu system automatycznie będzie ujmował odpisy amortyzacyjne w kosztach w proporcji do wskazanego limitu. Dla samochodów osobowych wprowadzonych do środków trwałych przed 1 stycznia 2019 r. o wartości początkowej powyżej 20 tys. euro (limit obowiązujący do końca 2018 r.) system automatycznie zwiększy wartość odpisów amortyzacyjnych księgowanych w kosztach uzyskania przychodu w proporcji do nowo obowiązującego limitu - 150 tys. zł.

W jaki sposób dodać prywatny samochód do środków trwałych?

Aby dodać pojazd prywatny do środków trwałych należy w pierwszej kolejności sporządzić stosowane oświadczenie o przekazaniu prywatnego majątku do majątku firmowego. Wzór znajduje się w artykule: Oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności - wzór z omówieniem.

Następnie aby dodać pojazd prywatny do środków trwałych należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE i skorzystać z opcji DODAJ ŚRODEK TRWAŁY.

Prywatny samochód - dodaj środek trwały

W wygenerowanym oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola:

  • nazwa,

  • dokument zakupu - numer faktury, rachunku, umowy kupna bądź wskazanie formy - oświadczenie,

  • kategoria - należy kliknąć na lupę oraz wybrać odpowiednią kategorię środka trwałego - 741 dla samochodu osobowego lub 742 dla ciężarowego,

  • data wprowadzenia - to moment wprowadzenia samochodu do firmy,

  • metoda amortyzacji - podstawową metodą jest liniowa, której stawka wynosi 20%. Więcej o amortyzacji samochodów osobowych w artykule: Amortyzacja samochodu osobowego - metody,

  • typ - środek trwały,

  • data nabycia - data wynikająca z dowodu zakupu lub sporządzenia oświadczenia,

  • numer rejestracyjny,

  • wartość początkowa - należy wpisać kwotę, która wynika z:

    • dowodu zakupu - wprowadza się kwotę brutto,

    • w przypadku braku dowodu zakupu - przedsiębiorca dokonuje wyceny z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji, więcej na ten temat w artykule: Używanie prywatnych rzeczy w firmie.

Po uzupełnieniu danych dotyczących pojazdu i kliknięciu opcji ZAPISZ pojawi się okno, w którym należy dokonać wyboru sposobu przeznaczenia pojazdu w działalności, co wpłynie na sposób odliczenia VAT oraz kosztów od wydatków związanych z pojazdem. Więcej na temat odliczeń podatku VAT od pojazdów w artykule: Samochód w firmie rozliczenie w świetle ustawy o VAT.

Samochód osobowy można wykorzystywać na dwa sposoby:

Prywatny samochód osobowy

W przypadku pojazdów ciężarowych dla celów podatkowych należy zdefiniować czy pojazd jest o masie całkowitej:

  • powyżej 3,5 tony, bądź poniżej 3,5 tony, ale posiada VAT-1/VAT-2 - przysługuje odliczenie VAT 100% i 100% kosztów eksploatacyjnych, bez obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów VAT,

Prywatny samochód ciężarowy

  • poniżej 3,5 tony bez VAT-1/VAT-2 - w tym przypadku należy dodatkowo wskazać sposób użytkowania pojazdu:
    • prywatnie i w działalności - odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych,
    • tylko w działalności - odliczenie 100% VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych (wymaga prowadzenia kilometrówki, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu użytkowania pojazdu w firmie).

Prywatny samochód - jak wskazać sposób użytkowania pojazdu?

W przypadku użytkowania pojazdu TYLKO W DZIAŁALNOŚCI wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy uzupełnić aktualny stan licznika oraz datę pomiaru:

Prywatny samochód - stan licznika

Po zapisaniu środka trwałego do Księgi Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13 - Pozostałe wydatki będą trafiały odpisy amortyzacyjne zgodnie z planem amortyzacji, który można zobaczyć w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, po kliknięciu na nazwę środka trwałego.

Prywatny samochód w środkach trwałych - drukowanie OT

System po dodaniu samochodu prywatnego do środków trwałych automatycznie wygeneruje dokument OT, który należy wydrukować z zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE poprzez kliknięcie na dany środek trwały i przejście do zakładki DOKUMENTY MAJĄTKOWE. W zakładce tej znajduje się wygenerowany automatycznie dokument OT, który należy zaznaczyć i wybrać z górnego menu DRUKUJ. Pod wydruk trzeba podpiąć kopię dokumentu dokumentującej zakup samochodu bądź jego wycenę wraz z oświadczeniem.

Prywatny samochód - drukowanie OT