Jak wprowadzić prywatny samochód do środków trwałych firmy?

Przedsiębiorca, który zdecyduje się używać prywatnego samochodu wyłącznie w celach firmowych, ma prawo do wprowadzenia tego pojazdu do kartoteki środków trwałych.

W tym celu należy przejść do zakładki EWIDENCJE » MAJĄTEK » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY.

Prywatny samochód do środków trwałych - wprowadzenie do ewidencji środków trwałych

W wygenerowanym oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola:

  • nazwa,

  • dokument zakupu - numer faktury, rachunku bądź umowy kupna,

  • kategoria - należy kliknąć na lupę oraz wybrać odpowiednią kategorię, 741 dla samochodu osobowego lub 742 dla ciężarowego,

  • data wprowadzenia - to moment wprowadzenia samochodu do firmy,

  • metoda amortyzacji - podstawową metodą jest liniowa, której stawka wynosi 20%. Więcej o amortyzacji samochodów osobowych w artykule: Amortyzacja samochodu osobowego - metody,

  • opis - jest to pole na dodatkowe informacje,

  • typ - środek trwały,

  • data nabycia - data wynikająca z dowodu zakupu,

  • numer rejestracyjny,

  • wartość początkowa - należy wpisać kwotę, która wynika z:

    • dowodu zakupu - wprowadza się kwotę brutto,

    • w przypadku braku dowodu zakupu - przedsiębiorca dokonuje wyceny z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji, więcej na ten temat w artykule: Używanie prywatnych rzeczy w firmie.

W związku z przepisami obowiązującymi od 1 kwietnia 2014, w przypadku samochodu osobowego po zapisaniu danych pojawi się okno Przeznaczenia pojazdu, w którym należy dokonać wyboru odliczenia 50% lub 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych z nim związanych:

Prywatny samochód do środków trwałych - odliczenie VAT

Więcej informacji na temat wyboru odliczenia w artykule: Samochód w firmie rozliczenie w świetle ustawy o VAT.

W przypadku samochodu ciężarowego mogą pojawić się natomiast dwa okna. Pierwsze dotyczące określenia rodzaju pojazdu:

Prywatny samochód do środków trwałych - samochód ciężarowy

W sytuacji posiadania samochodu ciężarowego do 3,5 t z homologacją, pojawi się kolejne okno z koniecznością wyboru odliczenia 50% lub 100%:

Prywatny samochód do środków trwałych - odliczenie VAT

W przypadku wyboru 100% odliczenia VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym lub ciężarowym do 3,5 t z homologacją, konieczne jest zgłoszenie pojazdu do urzędu na druku VAT-26 oraz prowadzenie szczegółowej kilometrówki.

W szczegółach środka trwałego znajdzie się plan jego amortyzacji (wystarczy kliknąć na wybrany środek trwały).

Prywatny samochód do środków trwałych - amortyzacja

Co miesiąc w KPiR w kolumnie 13 - Pozostałe wydatki będą księgowane odpisy amortyzacyjne, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto środek trwały do użytkowania. Amortyzacja wszystkich środków trwałych księgowana jest jednym wpisem na koniec miesiąca.

Dodatkowo system generuje dokument OT - przyjęcia środka trwałego do użytkowania, w zakładce EWIDENCJE » MAJĄTEK » DOKUMENTY, który należy wydrukować i przechowywać wraz z pozostałą dokumentacją księgową firmy. Pod OT należy podpiąć wszystkie dokumenty, które składają się na wartość początkową pojazdu.