Metoda dokonywania płatności w formie subskrypcji jest dostępna dla wszystkich użytkowników systemu wfirma.pl, a także dla biur rachunkowych i ich klientów (pod warunkiem, że konto biura rachunkowego jest zweryfikowane). Aby subskrypcje możliwe był do użycia, należy uprzednio wprowadzić dane karty służącej do obsługi subskrypcji na koncie.
Dodawanie karty
W celu dodania karty na koncie należy przejść do zakładki:
USTAWIENIA » INTEGRACJE » BANKI I PŁATNOŚCI » SUBSKRYPCJE » DODAJ KARTĘ lub
START » PAKIETY I DODATKI gdzie po wybraniu przedłużenia pakietu na 1 miesiąc należy kliknąć w opcję PRZEJDŹ DO PŁATNOŚCI.
Aktywacja subskrypcji - wyrównanie terminu ważności
Podczas przedłużania pakietu istnieje możliwość przedłużenia posiadanych dodatków. Co ważne, dodatek Kadry, płace i ubezpieczenia, Kadry, płace i ubezpieczenia z Asystentem, Usługa autoryzacji wysyłki JPK oraz Magazyn muszą posiadać taki sam okres ważności - w przeciwnym razie zostanie wyświetlony stosowny komunikat pod ikoną znaku zapytania informujący o wyrównaniu dodatku do głównego pakietu.
Wówczas będzie należało opłacić w pierwszej kolejności pakiet zawierający wyrównanie, a następnie będzie można przystąpić do subskrypcji. Można pozostawić zaznaczoną opcję 1 miesięcznego przedłużenia. Ma to charakter wyłącznie techniczny i nie powoduje aktywacji subskrypcji.
Dodatki Zwiększenie limitów API oraz Rzetelny kontrahent można zakupić na okres 30. dni. W przypadku, gdy zostanie wykorzystany limit jednego z dodatków, możliwy jest dodatkowy zakup dodatku.
Po wyrównaniu pakietów i dodatków pojawi się komunikat informujący o realizacji zamówienia.
Faktura za zrealizowane zamówienie dostępna jest w zakładce: USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » HISTORIA FAKTUR.
Aktywacja subskrypcji
Po przejściu do zakładki START » PAKIETY I DODATKI użytkownik ma możliwość wyboru opcji PRZEDŁUŻ AKTUALNY PAKIET, która pozwoli na dodanie do koszyka zakupów pakietu oraz modułów aktualnie używanych przez użytkownika.
Użytkownik może również dowolnie wybrać jakie pakiety i dodatki chce posiadać dodając je do koszyka pojedynczo.
Autoryzacja karty
W następnej kolejności należy przeprowadzić proces autoryzacji karty klikając w Przejdź do autoryzacji 3DSecure.
Podczas procesu autoryzacji pobrana będzie zwrotna opłata weryfikacyjna w kwocie 1 zł. Jeżeli proces autoryzacji przebiegnie pomyślnie, w prawym górnym rogu ekranu wyświetli się komunikat “Karta wkrótce zostanie dodana do konta”.
Uruchomienie subskrypcji
Kolejnym krokiem po dodaniu karty w systemie będzie ustalenie daty aktywacji subskrypcji na koncie. Domyślnie subskrypcja zostanie ustawiona z zaznaczoną opcją URUCHOM SUBSKRYPCJE TERAZ. W przypadku uruchomienia subskrypcji z włączoną wspomnianą opcją, system automatycznie pobierze środki z dodanej karty oraz subskrypcja zostanie od razu aktywowana na danej firmie, a płatność będzie następowała cyklicznie co miesiąc od daty uruchomienia subskrypcji.
Jeśli użytkownik zdecyduje odznaczyć opcję URUCHOM SUBSKRYPCJE TERAZ, to konieczne jest ręczne zdefiniowanie daty aktywacji subskrypcji. Najbliższa możliwa data to kolejny dzień. Płatność za subskrypcję następuje z dniem jej rozpoczęcia i będzie odnawiana co miesiąc.
Status subskrypcji do czasu jej aktywowania będzie oznaczony jako “zaplanowany”. Weryfikacji statusu można dokonać z poziomu zakładki USTAWIENIA » MÓJ PAKIET, w polu “Ważny do”. Po poprawnym aktywowaniu subskrypcji jej status zmieni się na “aktywna”.
Masowe uruchomienie subskrypcji w biurze
Masowe aktywowanie subskrypcji w biurze rachunkowym możliwe jest z poziomu kokpitu biura po uprzednim dodaniu do systemu karty. Z poziomu Pełnej listy firm należy zaznaczyć wszystkie firmy, dla których szef biura chce aktywować subskrypcję, a następnie z menu wybrać opcję PRZEDŁUŻ PAKIET.
Po wybraniu akcji PRZEDŁUŻ PAKIET pojawi się widok z podsumowaniem. Z tego poziomu będzie możliwe dokonania płatności w tradycyjny sposób lub aktywowanie subskrypcji poprzez kliknięcie w przycisk Wybieram subskrypcję.
Anulowanie Subskrypcji
Anulowanie subskrypcji odbywa się z poziomu zakładki PAKIETY I DODATKI » ANULUJ SUBSKRYPCJĘ. Po kliknięciu w przycisk “Anuluj subskrypcję”, należy potwierdzić swoje działanie, akceptując ostrzeżenie.
Po anulowaniu subskrypcji pakiet obowiązujący na koncie jest odpowiednio przeliczany z uwzględnieniem ilości pakietu znajdującego się przed aktywacją subskrypcji.
Usuwanie karty
Usunięcie karty jest równoznaczne z anulowaniem aktywnych subskrypcji w systemie. Aby usunąć kartę z systemu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » BANKI I PŁATNOŚCI » SUBSKRYPCJE » USUŃ. Po kliknięciu w przycisk Usuń należy potwierdzić swoje działanie akceptując ostrzeżenie.
Zalety korzystania z płatności w formie subskrypcji
Zaletami korzystania z płatności w modelu subskrypcyjnym są:
- terminowe płatności, o stałej porze i zawsze na czas, o których nie trzeba pamiętać,
- w pełni zautomatyzowany proces,
- oszczędność czasu,
- bezpieczeństwo i wygoda.
Faktura za płatności cykliczne w formie subskrypcji
Faktura VAT za usługi korzystania z systemu jest wystawiana po otrzymaniu przez wFirmę płatności i wysyłana e-mail oraz udostępniana w systemie zwykle w ciągu około 1. dnia roboczego od daty zakupu. Dla klienta faktura jest przesyłana w formie elektronicznej na adres e-mail, na który jest założone konto. Można ją również pobrać w systemie w zakładce USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » HISTORIA FAKTUR.
Błąd przy płatności i aktywacji subskrypcji
W przypadku, gdy dojdzie do sytuacji, w której subskrypcja nie została poprawnie uruchomiona w danym dniu, to prawdopodobnie wystąpił błąd związany z płatnością za dany okres. Jednymi z najczęstszych przyczyn mogą być:
- Nieaktywna karta płatnicza,
- Brak środków na koncie,
- Prace serwisowe w banku dla którego została wydana karta,
- Zdefiniowane na karcie limity płatności w Internecie,
- Zastrzeżona karta,
- Inny błąd po stronie banku.
W takiej sytuacji, na adres e-mail administratora zostanie wysłana wiadomość z informacją o błędzie subskrypcji oraz w zakładce USTAWIENIA » BEZPIECZEŃSTWO » WIADOMOŚCI SYSTEMOWE zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Z poziomu wspomnianej zakładki użytkownik dostanie informacje o powodzie odrzucenia płatności, zwracaną przez pośrednika płatności Przelewy24 oraz będzie mógł ponownie uruchomić płatność kartą za subskrypcję za pomocą przycisku ZAPŁAĆ TERAZ lub użyć innej metody płatności poprzez przycisk PRZEJDŹ. W przypadku, gdy trzykrotnie wystąpił błąd płatności oraz uruchomienia subskrypcji za dany okres, zostanie ona automatycznie anulowana na danej firmie.
Subskrypcja automatycznie przeprowadzi próbę płatności oraz uruchomienia w kolejnym dniu następującym od dnia wystąpienia błędu.
