System wfirma.pl umożliwia odczytywanie faktur z telefonu w celu ich późniejszego zaksięgowania za pomocą funkcji do odczytywania faktur OCR. Zdjęcia faktur zrobione telefonem są przekazywane do zsynchronizowanego z systemem wfirma.pl dysku w chmurze: Dropbox lub Google Drive. Przy księgowaniu dokumentu dane są automatycznie odczytywane ze zdjęcia faktury, bez konieczności ich ręcznego uzupełniania.
Integracja z dyskiem Google i Dropbox
System wfirma.pl posiada możliwość intergracji z dyskiem Google Drive oraz Dropbox dzięki czemu zeskanowane faktury mogą być przechowywane w chmurze, a nie w pamięci komputera czy zewnętrznych nośników. W tym celu konieczne jest podpięcie dysku do systemu wfirma.pl, które jest możliwe z dwóch poziomów.
Szczegółowa instrukcja znajduje się w artykule: Dyski w chmurze - integracja z dyskami Google Drive i Dropbox Po zintegrowaniu wybranego dysku w chmurze z kontem na wfirma.pl, na danym dysku zostanie automatycznie utworzony katalog, w którym należy gromadzić faktury zakupu.
Odczytywanie faktur z telefonu - system do odczytywania faktur OCR
Do wykonywania zdjęć zalecane jest korzystanie z aplikacji do skanowania, gdyż posiadają one funkcje dostosowywania obrazu co wpływa na lepsze odczytywanie faktur.
Po uruchomieniu aplikacji w telefonie należy wykonać zdjęcie faktury. Aplikacja samodzielnie dostosuje pole przycięcia obrazu, tak aby ułatwić odczyt przez OCR.
Na wykonane zdjęcie można nałożyć filtry celem poprawy jakości zdjęcia, przez co faktura będzie łatwiejsza do odczytu w systemie OCR.
W kolejnym kroku należy udostępnić wybrane zdjęcie na dysk GOOGLE lub DROPBOX oraz określić formatu pliku.
Wykonane zdjęcia faktur można przechowywać na dysku w chmurze, bez konieczności zapisywania ich w pamięci komputera. W tym celu utworzony plik w formacie PDF lub JPG należy udostępnić na dysk Google Drive lub Dropbox, do katalogu stworzonego na cele gromadzenia faktur zakupu.
Synchronizacja folderu w chmurze z systemem
Aby znajdujące się na dysku w chmurze dokumenty pojawiły się od razu w folderze systemowym należy w zakładce CRM » DOKUMENTY kliknąć na nazwę dysku w chmurze i z górnego menu wybrać opcję SYNCHRONIZUJ FOLDER.
Księgowanie wydatku na podstawie pliku
Dokumenty znajdujące się w zsynchronizowanym dysku w chmurze można zaksięgować bezpośrednio z zakładki CRM » DOKUMENTY, gdzie należy zaznaczyć wybrane pliki z fakturami i z górnego menu wybrać DODAJ » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT)/ DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).
Wówczas pojawi się okno dodawania nowego wydatku, w którym zostaną automatycznie odczytane dane z faktury. Po zweryfikowaniu poprawności danych należy wybrać rodzaj wydatku. System automatycznie rozpozna kwoty z faktury. Jeśli nie wszystkie dane zostaną odczytane poprawnie należy je zmodyfikować ręcznie. Na koniec należy wybrać opcję ZAPISZ/ ZAPISZ I KONTYNUUJ.
