Odczytywanie faktur z telefonu

System wfirma.pl umożliwia odczytywanie faktur z telefonu w celu ich późniejszego zaksięgowania za pomocą funkcji do odczytywania faktur OCR. Zdjęcia faktur zrobione telefonem są przekazywane do zsynchronizowanego z systemem wfirma.pl dysku w chmurze: Dropbox lub Google Drive. Przy księgowaniu dokumentu dane są automatycznie odczytywane ze zdjęcia faktury, bez konieczności ich ręcznego uzupełniania.

Funkcja odczytywania faktur z telefonu jest dostępna w pakiecie “Księgowość online” lub “Księgowość online + magazyn” i wymaga wykupienia dodatku, o czym więcej w artykule: Program do odczytywania faktur w chmurze

Integracja z dyskiem Google i Dropbox

System wfirma.pl posiada możliwość intergracji z dyskiem Google Drive oraz Dropbox dzięki czemu zeskanowane faktury mogą być przechowywane w chmurze, a nie w pamięci komputera czy zewnętrznych nośników. W tym celu konieczne jest podpięcie dysku do systemu wfirma.pl, które jest możliwe z dwóch poziomów.

Szczegółowa instrukcja znajduje się w artykule: Dyski w chmurze - integracja z dyskami Google Drive i Dropbox Po zintegrowaniu wybranego dysku w chmurze z kontem na wfirma.pl, na danym dysku zostanie automatycznie utworzony katalog, w którym należy gromadzić faktury zakupu.

Odczytywanie faktur z telefonu - system do odczytywania faktur OCR

Do wykonywania zdjęć zalecane jest korzystanie z aplikacji do skanowania, gdyż posiadają one funkcje dostosowywania obrazu co wpływa na lepsze odczytywanie faktur.

Zalecanymi aplikacjami do wykonywania zdjęć faktur kosztowych są między innymi: Camscanner oraz Microsoft Office Lens (program dostępny jest dla androida oraz IOS). Wymienione aplikacje umożliwiają dostosowanie obrazu oraz nałożenie filtru, który pozwoli OCR na lepsze odczytanie danych z faktury.

Po uruchomieniu aplikacji w telefonie należy wykonać zdjęcie faktury. Aplikacja samodzielnie dostosuje pole przycięcia obrazu, tak aby ułatwić odczyt przez OCR.

Odczytywanie faktur z telefonu - skanowanie faktur

Na wykonane zdjęcie można nałożyć filtry celem poprawy jakości zdjęcia, przez co faktura będzie łatwiejsza do odczytu w systemie OCR.

Odczytywanie faktur z telefonu - filtrowanie zdjęcia

W kolejnym kroku należy udostępnić wybrane zdjęcie na dysk GOOGLE lub DROPBOX oraz określić formatu pliku.

Odczytywanie faktur z telefonu - wybór formatu

Wykonane zdjęcia faktur można przechowywać na dysku w chmurze, bez konieczności zapisywania ich w pamięci komputera. W tym celu utworzony plik w formacie PDF lub JPG należy udostępnić na dysk Google Drive lub Dropbox, do katalogu stworzonego na cele gromadzenia faktur zakupu.

Synchronizacja folderu w chmurze z systemem

Aby znajdujące się na dysku w chmurze dokumenty pojawiły się od razu w folderze systemowym należy w zakładce CRM » DOKUMENTY kliknąć na nazwę dysku w chmurze i z górnego menu wybrać opcję SYNCHRONIZUJ FOLDER.

Odczytywanie faktur z telefonu - synchronizacja

Księgowanie wydatku na podstawie pliku

Dokumenty znajdujące się w zsynchronizowanym dysku w chmurze można zaksięgować bezpośrednio z zakładki CRM » DOKUMENTY, gdzie należy zaznaczyć wybrane pliki z fakturami i z górnego menu wybrać DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT)/ DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

Odczytywanie faktur z telefonu - dodawanie wydatku

Wówczas pojawi się okno dodawania nowego wydatku, w którym zostaną automatycznie odczytane dane z faktury. Po zweryfikowaniu poprawności danych należy wybrać rodzaj wydatku. System automatycznie rozpozna kwoty z faktury. Jeśli nie wszystkie dane zostaną odczytane poprawnie należy je zmodyfikować ręcznie. Na koniec należy wybrać opcję ZAPISZ/ ZAPISZ I KONTYNUUJ.

Odczytywanie faktur z telefonu - system OCR