W systemie wFirma możliwe jest generowanie upoważnienia ZUS PEL na pracowników biura rachunkowego, a następnie zaimportowanie ich i wysyłka po stronie PUE ZUS. ZUS PEL może generować wyłącznie użytkownik z uprawnieniami szefa biura rachunkowego, bądź opiekuna firmy. Poniższy artykuł opisuje w prosty sposób cały proces - sprawdź!
Generowanie ZUS PEL
W celu wygenerowania ZUS PEL użytkownik powinien przejść z poziomu firmy klienta do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY » UŻYTKOWNICY, gdzie należy zaznaczyć Szefa biura lub Opiekuna na liście i najechać kursorem myszy na opcję znajdującą się w prawym górnym rogu - UPL-1/PEL, a następnie wybrać PODGLĄD ZUS PEL.
Podczas jego podglądu możliwe jest pobranie upoważnienia w formacie .XML przy użyciu akcji Pobierz XML.
Proces generowania w systemie wFirma ZUS PEL obszernie opisany został w artykule pomocy: Generowanie ZUS PEL dla klientów biur rachunkowych
Wysyłka XML ZUS PEL
Po wygenerowaniu ZUS PEL możliwa będzie jego wysyłka wraz z plikiem .XML możliwym do zaimportowania w PUE ZUS. Wysyłka możliwa jest na dwa sposoby:
- z widoku jego podglądu posiwianego we wcześniejszej części artykułu, wybierając akcję Wyślij:
- z poziomu zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY » UŻYTKOWNICY, wybierając użytkownika, a następnie akcję UPL-1/PEL » WYŚLIJ ZUS PEL.
Po wybraniu akcji wysyłki wyświetlone zostanie okno z jej szczegółami, gdzie uzupełnić należy:
- adres e-mail osoby, do której ma został wysłane upoważnienie,
- temat wiadomości,
- treść wiadomości, która domyślnie będzie uzupełniona.
Możliwe jest również wybranie zaznaczenia opcji potwierdzenia odbioru wiadomości przez klienta oraz załączenia pliku XML z upoważnieniem, możliwego do zaimportowania po stronie PUE ZUS - obydwie opcje są domyślnie włączone.
Następnie wysyłkę należy zatwierdzić przyciskiem Wyślij, a adresat otrzyma wiadomość na skrzynkę e-mail wraz z załącznikami.
Po pobraniu załącznika w formacie .XML możliwy będzie jego import po stronie PUE ZUS. Upoważnienie można złożyć również w formie papierowej bezpośrednio w placówce ZUS.
Import i wysyłka ZUS PEL w PUE ZUS
Aby zaimportować upoważnienie po stronie PUE ZUS należy przejść do zakładki Płatnik » Dokumenty i wiadomości » Dokumenty robocze » Importuj » Importuj dokumenty.
Następnie w oknie, które się pojawi należy wybrać przycisk Dodaj dokument... i wybrać plik w formacie .XML z dysku komputera.
Spowoduje to wyświetlenie nazwy pliku na liście importowanych dokumentów. Następnie należy wybrać przycisk Importuj.
Zaimportowany w ten sposób dokument widoczny będzie na liście dokumentów roboczych, a przy użyciu akcji Szczegóły/wyślij możliwa będzie finalizacja wysyłki upoważnienia do ZUS.
Błąd przy imporcie upoważnienia
Przy imporcie po stronie PUE ZUS, bezpośrednio w profilu płatnika, dane podane na druku muszą być identyczne, jak te podane w ZUS. Oznacza to, że przy tworzeniu ZUS PEL w wFirma, należy przekopiować wszystkie te dane, które zostały podane w PUE ZUS, np. uzupełnić takie dane, jak REGON czy PESEL. Znaczenie ma nawet wielkość liter (jeśli na PUE ZUS nazwa firmy jest podana dużymi literami, to i w upoważnieniu również musi być podana dużymi), ważne jest też np. to, czy w prawidłowym miejscu jest spacja lub czy jej nie ma. Po zmianie danych na druku na identyczne, jak w PUE ZUS wystarczy na nowo pobrać upoważnienie w formacie XML i następnie po pobraniu nowego pliku, ze zaktualizowanymi danymi import powinien przebiec pomyślnie.
W przeciwnym wypadku wystąpi błąd o treści: Dane z roli nie zgadzają się z danymi wnioskodawcy z dokumentu.
Będzie to oznaczało konieczność poprawienia danych i ponownego wygenerowania upoważnienia ZUS PEL przed ponowną próbą importu pliku.
