Od 2016 roku rozpoczęto korzystanie z elektronicznych zwolnień lekarskich. Import e-zwolnień lekarskich z PUE ZUS jest możliwy w systemie wFirma - wszystkie zwolnienia pracowników mogą zaczytywać do systemu automatycznie bądź można też skorzystać z ręcznego dodawania plików na grafiku firmy.
Eksport e-zwolnień z ZUS PUE - starsza wersja
Import e-zwolnień możliwy jest, jeśli pracodawca ma utworzone konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Po zalogowaniu się do systemu ZUS PUE należy przejść do zakładki PANEL PŁATNIKA » ZAŚWIADCZENIA LEKARSKIE.
Elektroniczne zwolnienia mogą mieć status zaświadczenia:
- Wystawione,
- Archiwalne,
- Skorygowane,
- Anulowane,
- Wsteczne – do wyjaśnienia,
- Wsteczne – uzasadnione medycznie,
- Wsteczne – nieuzasadnione medycznie.
Następnie zwolnienie lekarskie danego pracownika należy zaznaczyć po prawej stronie » EKSPORTUJ.
W ten sposób zostanie wygenerowany i pobrany plik w formacie CSV. Będzie on zawierał 35 kolumn, gdzie znajdują się informacje dotyczące ubezpieczonego jak i lekarza, który wystawił zwolnienie.
Eksport e-zwolnień z ZUS PUE - nowsza wersja
Po zalogowaniu się do systemu ZUS PUE należy przejść do zakładki PANEL PŁATNIKA » e-ZLA » LISTA gdzie po zaznaczeniu zwolnień lekarskich pojawi się opcja POBIERZ.CSV, po kliknięciu zostanie wygenerowany i pobrany plik w formacie CSV. Będzie on zawierał informacje dotyczące ubezpieczonego jak i lekarza, który wystawił zwolnienie.
Import e-zwolnień do systemu wFirma.pl
W kolejnym kroku należy zalogować się do systemu wFirma.pl i przejść do zakładki KADRY » GRAFIK » IMPORT E-ZWOLNIEŃ. W oknie importu zwolnienia należy nacisnąć przycisk PRZEGLĄDAJ i wybrać zapisany wcześniej plik CSV.
Po wybraniu odpowiedniego pliku pojawi się okno z wykazem pracowników, których zwolnienie lekarskie zostało pobrane z PUE ZUS. Jeśli wszystkie dane się zgadzają, należy nacisnąć ZAPISZ.
Po zapisaniu, do systemu zostanie zaimportowana nieobecność pracownika. Będzie widniała w zakładce KADRY » GRAFIK w widoku miesięcznym.
W celu sprawdzenia, lub poprawy wprowadzonych danych, należy nacisnąć na imię i nazwisko pracownika. W oknie szczegółów należy przejść do zakładki CZAS PRACY » MENU » NIEOBECNOŚCI.
Nieobecność pracownika zaimportowana z PUE ZUS będzie oznaczona ikoną, która oznacza, że nieobecność została zaimportowana z PUE ZUS. Tak wprowadzoną nieobecność można modyfikować: zaznaczenie nieobecności MODYFIKUJ.
Istotne jest także zweryfikowane podstawy nieobecności. Wystarczy kliknąć na nieobecność a w oknie szczegółów można zweryfikować przyjętą kwotę do wyliczeń. Jest to szczególnie istotne, gdy w systemie nie ma wprowadzonych list płac np. gdy choroba występuje w pierwszym lub drugim miesiącu zatrudnienia. Jeżeli konieczna jest zmian, wówczas nieobecność można zmodyfikować.
Automatyczny import e-zwolnień do systemu wFirma.pl
Do systemu wFirma została dodana możliwość ustawienia automatycznego pobierania zwolnień. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » ZUS- EZLA.
W danych polach należy uzupełnić pola zgodnie ze wskazanym schematem:
- ZUS e-ZLA login - w tym polu należy podać adres e-mail, który jest przypisany do konta PUE płatnika (nie jest to login do PUE tylko login do Raporty z e-ZLA),
- ZUS e-ZLA hasło - w tym polu należy podać hasło wykorzystywane w systemie PUE płatnika (nie jest to hasło do PUE tylko hasło do Raporty z e-ZLA),
- ZUS e-ZLA hasło pliku ZIP - w tym polu należy podać hasło wykorzystywane w systemie PUE płatnika,
- ZUS e-ZLA data - w danym polu należy wybrać od jakiego dnia mają być pobierane zwolnienia z systemu PUE - ważne jest tu, że jeśli raport nie zostanie wygenerowany, będzie miał status "oczekujący", to może pojawić się komunikat że integracja nie jest możliwa. Dopiero gdy raport będzie miał status 'gotowy" będzie możliwe połączenie wFirma z eZUS/PUE.
- ZUS e-ZLA NIP - w danym polu należy uzupełnić NIP firmy.
Pole "Automatycznie ustaw datę na 30 dni wstecz" powinno również zostać zaznaczone, bowiem dzięki temu przy pobieraniu raportu system będzie dostosowywał datę pobieranych kolejnych raportów automatycznie, bez konieczności cyklicznego ustawienia tego terminu w ustawieniach.
Ustawienia raportów na PUE - starsza wersja ZUS PUE
Hasło do logowania oraz do pliku zip można utworzyć po zalogowaniu się do systemu PUE np. w zakładce PŁATNIK » USTAWIENIA » KANAŁY DOSTĘPU. ZUS przygotował instrukcje ustawienia PUE: KROK PO KROKU OBSŁUGA ELEKTRONICZNYCH ZWOLNIEŃ LEKARSKICH (E-ZLA).
Ustawienia raportów na PUE - nowa wersja ZUS PUE
Po zalogowaniu się do systemu ZUS PUE należy przejść do zakładki PANEL PŁATNIKA » e-ZLA » ZAMÓW RAPORT CYKLICZNY.
Otworzy się okno USTAWIENIA, gdzie należy określić cykliczność raportów oraz pocztach ich generowania. Sekcja POBIERANIE RAPORTÓW wymaga podania:
- Adres e-mali (login) - informacje tą wprowadza się w systemie wFirma w polu: ZUS e-ZLA login,
- Hasło do pliku ZIP zawierającego raport - informacje tą się później w systemie wFirma w polu ZUS e-ZLA hasło pliku zip oraz zgodnie z informacjami z ZUS, to samo hasło należy także podać w polu ZUS e-ZLA hasło.
Po ustawieniu wszystkich danych i po zapisaniu, system wFirma po kliknięciu na IMPORT ZWOLNIEŃ (auto) będzie pobierał listę znajdujących się w systemie PUE zwolnień lekarskich oraz będzie importował je do systemu wFirma. Zwolnienia będą widoczne w zakładce KADRY » GRAFIK
