Automatyczne wyliczenie wymiaru urlopu na dany rok

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu urlopowego czyli od obecnego i każdego poprzedniego zatrudnienia na umowę o pracę oraz od ukończonej szkoły i jest to:

  • 20 dni roboczych w wypadku, jeśli okres zatrudnienia jest krótszy niż 10 lat,

  • 26 dni roboczych, jeśli pracownik jest zatrudniony od 10 lub więcej lat.

Staż urlopowy na podstawie historii zatrudnienia i wykształcenia

W systemie możliwe jest automatyczne wyliczenie limitu urlopu na podstawie wprowadzonych danych. Podczas dodawania umowy o pracę: KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ » UMOWA O PRACĘ po zapisaniu wprowadzonych zmian pojawia się okno dialogowe, gdzie na należy uzupełnić historię zatrudnienia oraz wykształcenia danego pracownika. Na jej podstawie system automatycznie ustali limit urlopowy uwzględniając również czas trwania umowy bieżącej.

Instrukcja video - Urlopy wypoczynkowe - najważniejsze zagadnienia

Historia zatrudnienia

Historię zatrudnienia należy dodać w szczegółach pracownika. W tym celu należy przejść do modułu KADRY i kliknąć na imię i nazwisko pracownika. Otworzy się okno dialogowe, w którym w zakładce DANE PODSTAWOWE w części HISTORIA » HISTORIA ZATRUDNIENIA » DODAJ ZATRUDNIENIE należy uzupełnić okres trwania poprzednich zatrudnień, na podstawie dostarczonych przez pracownika świadectw pracy.

wymiar urlopu wypoczynkowego - dodawanie historii zatrudnienia

wymiar urlopu wypoczynkowego- zakładka podstawowe informacje

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.

Po uzupełnieniu podstawowych informacji należy przejść do kolejnej zakładki: HISTORIA » HISTORIA ZATRUDNIENIA » NIEOBECNOŚCI. Sekcję tę należy uzupełnić tylko wtedy, gdy pracownik w roku zatrudnienia pracował w innej firmie. Jeśli wprowadzone okresy zatrudnienia nie dotyczą roku bieżącego nie ma potrzeby uzupełnianie zakładki NIEOBECNOŚCI. W przypadku, gdy dany okres nie powinien być wliczany do limitu urlopowego, wystarczy odhaczyć okno z komunikatem wliczaj do limitów urlopowych.

wymiar urlopu wypoczynkowego- zakładka nieobecności

Historia wykształcenia

W zakładce DANE PRACOWNIKA » HISTORIA » HISTORIA WYKSZTAŁCENIA » DODAWANIE WYKSZTAŁCENIA należy uzupełnić dane dotyczące wykształcenia danego pracownika.

wymiar urlopu wypoczynkowego - dodawanie historii wykształcenia

wymiar urlopu wypoczynkowego - poziom wykształcenia

 Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

  • zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata
  • średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat
  • średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
  • średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata
  • szkoły policealnej - 6 lat,
  • szkoły wyższej - 8 lat 

Okresy nauki nie podlegają sumowaniu, jeżeli wprowadzony okres nie powinien zostać wliczony do limitu urlopowego wystarczy w oknie dodawania wykształcenia odhaczyć okno z komunikatem wliczaj do limitów urlopowych. Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się albo okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka albo okres nauki zależnie od tego co jest korzystniejsze dla pracownika.

Automatyczne wyliczenie limitu urlopu

Po uzupełnieniu danych dotyczących zatrudnienia i wykształcenia  system automatycznie ustali limit urlopowy zgodnie z wprowadzonymi danymi. Wyliczony limit będzie widoczny w zakładce KADRY » PRACOWNICY  » w oknie Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » MENU » NIEOBECNOŚCI.

wymiar urlopu wypoczynkowego- gdzie znaleźć?

Każda zmiana w umowie, czy historii zatrudnienia i wykształcenia powoduje ponowne przeliczenie urlopu. Gdyby limit się nie zgadzał, wystarczy zaznaczyć wyliczenie i wybrać MODYFIKUJ, a następnie wprowadzić właściwe dane i je zapisać.

Uzyskanie przez pracownika 10-letniego stażu pracy w trakcie zatrudnienia

Jeżeli pracownik po zsumowaniu okresów stażu pracy i okresu przysługującego z racji wykształcenia osiągnie w trakcie zatrudnienia 10-letni staż pracy, to automatycznie zostanie mu doliczony urlop uzupełniający w wysokości 6 dni.

Urlop dla pracownika zatrudnionego przez część roku

W przypadku zatrudnienia pracownika jedynie przez część roku limit naliczany jest proporcjonalnie za miesiące, w których pracownik faktycznie wykonywał pracę. Czyli limit urlopu dzielony jest na 12 miesięcy i przemnożony przez liczbę miesięcy wykonywania pracy. Szczegółowe zasady ustalania urlopu proporcjonalnego można znaleźć w artykule: Urlop proporcjonalny - zasady przyznawania

Urlop przy niepełnym etacie

Urlop wypoczynkowy w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy w systemie należy udzielać w dniach, natomiast rozliczać w godzinach. Jeżeli pracownik nie pracuje wg domyślnego grafiku, to aby urlop był prawidłowo rozliczany należy ustawić mu indywidualny harmonogram pracy

W przypadku zmian czasu do przepracowania poprzez poprzez opcję "czas pracy" w zakładce KADRY » GRAFIK (lub indywidualnie w grafiku pracownika , a nie przez indywidualny kalendarz urlop nie będzie prawidłowo rozliczany. Wtedy należy przejść do KADRY » PRACOWNICY » SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » CZAS PRACY » ECP, wydrukować ewidencję poprzez wybór z menu po prawej stronie DRUKUJ, a następnie należy wybrać opcję USUŃ WPISY podając okres np. od początku do końca miesiąca. Następnie  w zakładce USTAWIENIA » INNE » KADRY » KALENDARZE PRACY po pojawieniu się okna wybrać należy DODAJ KALENDARZ. Po zapisaniu kalendarza pojawi się okno Szczegóły kalendarza, a po kliknięciu DODAJ HARMONOGRAM będzie można ustawić godziny pracy. Taki kalendarz można przypisać do umowy pracownika (KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ a jeśli umowa jest już w systemie MODYFIKUJ zakładka PODSTAWOWE INFORMACJE przy wymiarze czasu pracy określenie kalendarza i zapisanie zmian).

Wtedy po dodaniu nieobecności urlopowej godziny urlopu powinny zostać "ściągnięte" prawidłowo.

Najczęściej zadawane pytania
  • Jak wygenerować zestawienie urlopów dla wszystkich pracowników?
    W zakładce KADRY » GRAFIK można wygenerować zestawienie urlopów dla wszystkich pracowników. Wystarczy tam ustawić w filtrze dat rok, a pole miesiąca wybrać puste. Warto zwrócić również uwagę na liczbę pozycji pojawiających się na stronie.
Stale wspieramy naszych klientów poprzez indywidualne podejście do każdej sprawy. Do tej pory udzieliliśmy ponad 40 000 porad z zakresu księgowości, podatków, kadr i prawa gospodarczego. Dostarczamy niezbędną wiedzę, która bezpośrednio przekłada się na efektywne zarządzanie firmą.
Angelika Borowska Dyrektor Biura Obsługi Klienta Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Angelika Borowska