Odczytywanie faktur przesyłanych mailem - jak przebiega?

Faktury zakupu przesyłane są w dwóch formach: papierowo bądź w formie PDF na adres e-mail. W poniższym artykule pomocy opisujemy jak wygląda odczytywanie faktur przesyłanych mailem.

Jak załączyć otrzymaną fakturę mailem do systemu?

Krok 1 - Logujemy się na skrzynkę mailową i otwieramy wiadomość od kontrahenta zawierającą fakturę zakupu.

Krok 2 - Zapisujemy otrzymaną fakturę zakupu na dysku komputera lub w przypadku posiadania skrzynki mailowej w Gmail dodajemy ją bezpośrednio z maila (poprzez kliknięcie na załącznik i skorzystanie z funkcji DODAJ DO MOJEGO DYSKU - wówczas pomijamy krok 3).

Krok 3 - Przenosimy pobrany plik na dysk zewnętrzny (Google Drive lub Dropbox) bądź od razu przenosimy go do systemu wfirma.pl.

Przeniesienie pliku do dysku zewnętrznego

Aby przenieść pobrany plik na dysk zewnętrzny należy zalogować się na konto, na którym posiadam dysk zewnętrzny, czyli do Google Drive lub Dropbox. Następnie należy przejść do folderu:

  • dla Google Drive: WFIRMA.PL i skorzystać z opcji +NOWY » PRZEŚLIJ PLIK lub poprzez opcje UPUŚĆ PLIK TUTAJ.

Odczytywanie faktur przesyłanych mailem na folderze Dropbox

  • dla Dropbox: APLIKACJE » WFIRMA.PL i skorzystać z funckji PRZEŚLIJ.

Odczytywanie faktur przesyłanych mailem - dysk Google Drive

Przeniesienie pliku bezpośrednio do systemu wfirma.pl

Natomiast w celu wgrania pliku bezpośrednio do systemu księgowego należy zalogować się na konto w systemie wfirma.pl i przejść do zakładki: CRM » DOKUMENTY. Aby dodać plik należy skorzystać z funkcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT.

Odczytywanie faktur przesyłanych mailem - dodaj dokument

Dokument można wprowadzić również za pomocą telefonu poprzez zrobienie mu zdjęcia, co zostało opisane w artykule: Odczytywanie faktur z telefonu

Jak wygląda odczytywanie faktur przesyłanych mailem?

Odczytywanie faktur przesyłanych mailem, które wprowadziliśmy do dysku w chmurze lub w dokumentach w systemie dokonuje się w zakładce: CRM » DOKUMENTY lub CRM » DOKUMENTY » FOLDER W DYSKU ZEWNĘTRZNYM i możliwe jest w sytuacji gdy użytkownik ma wykupiony dodatek OCR odczytywanie faktur. Następnie aby odczytać dokument oznaczamy go (lub oznaczamy kilka dokumentów w przypadku masowego księgowania faktur zakupu) i korzystamy z funkcji DODAJ DOKUMENTY » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT) lub DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

Odczytywanie faktur przesyłanych mailem - opcja dodaj wydatek

Następnie pojawi się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU, w którym wyróżnione są dwie części:

  • pierwsza - zawiera standardowe pola, które uzupełnia się przy księgowaniu wydatku, przy czym są one automatycznie uzupełnione przez OCR (samodzielnie należy uzupełnić termin płatności, datę odbioru faktury, metodę płatności czy fakt, że faktura została opłacona), 
  • druga - zawiera obraz faktury zakupu, na którego podstawie można porównać zaciągnięte dane i dokonać ich ewentualnej modyfikacji.

Odczytywanie faktur przesyłanych mailem - jak wygląda?

Więcej szczegółów na ten temat zostało opisane w artykule: Program do odczytywania faktur w chmurze.