Od 2021 roku konieczne jest zgłoszenie do ZUS faktu zawarcia każdej umowy o dzieło. Zgłoszenie ma charakter informacyjny, nie zmienia się nic w zakresie rozliczania umów o dzieło. System wFirma.pl umożliwia zarówno generowanie deklaracji ZUS RUD, jak i eksport do systemu PUE.
Videoinstrukcja - Jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS?
RUD ZUS - generowanie w systemie
W przepisach prowadzono obowiązek informowania ZUS o umowach o dzieło zawieranych od 2021 roku. ZUS RUD to dość krótki formularz, który służy do przekazywania tych informacji. Zgłoszenie jest możliwe do wygenerowania w zakładce: KADRY » DEKLARACJE » ZUS » DODAJ DEKLARACJĘ.
Po wybraniu zgłoszenia pojawi się okno wyboru osoby, dla której chcemy wygenerować ZUS RUD. Po wybraniu osoby, której umowę / umowy chcemy zgłosić otworzy się formularz ZUS RUD, który podlega edycji i gdzie istnieje konieczność uzupełniania i zweryfikowania danych.
W kolejnym kroku pojawi się okno, w którym należy zaznaczyć umowę lub umowy, które chcemy wykazać w zgłoszeniu. Dzięki temu, w formularzu automatycznie zostaną podane daty obowiązywania umowy, a także przedmiot umowy - dane te pochodzą z umowy o dzieło dodanej w zakładce KADRY » UMOWY.
Dodatkowo istnieje możliwość wystawienia automatycznie dokumentu ZUS RUD, już przy wprowadzaniu do systemu umowy o dzieło. W tym celu należy podczas zapisywania umowy wybrać opcję Zapisz i generuj ZUS RUD. Wspomniana opcja będzie dostępna po kliknięciu w białą strzałkę przy przycisku Zapisz.
Jak wypełnić ZUS RUD?
Formularz ZUS RUD jest edytowalny. Część danych, w tym dane identyfikacyjne, zostaną automatycznie zaciągnięte z systemu.
Instrukcja wypełnienia
Pierwszą część stanowi instrukcja. Domyślnie w systemie zaznaczone zostało zgłoszenie, jednak jeśli składana jest korekta należy samodzielnie zaznaczyć drugą opcję, czyli korektę zgłoszenia.
Dane zamawiającego dzieło
W drugiej części formularza uzupełnione są automatycznie dane ewidencyjne firmy, takie jak REGON, NIP, nazwa skrócona firmy lub imię i nazwisko oraz dane adresowe - można je poprawić ręcznie jeśli nastąpi taka potrzeba. Zgodnie z instrukcją w tej części należy podać adres do korespondencji. W razie potrzeby ZUS będzie kierował na ten adres pisma w sprawach związanych ze zgłoszeniem.
Dane wykonawcy dzieła
W kolejnej części konieczne jest przekazanie danych wykonawcy dzieła. Tutaj, podobnie jak w przypadku zlecającego, należy system zaczytuje dane ewidencyjne takie, jak PESEL, datę urodzenia oraz imię i nazwisko. W sytuacji braku numeru PESEL, podawany jest rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Jeśli wykonawca dzieła posiada PESEL, pole pozostaje puste. Informacje te zaciągają się automatycznie z systemu na podstawie wprowadzonych danych. Istnieje możliwość ich ręcznej edycji po wyłączeniu zaznaczenia pola "automatyczne wypełnienie".
- zawartych z własnym pracownikiem,
- wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy, ale zawartych z innym podmiotem,
- zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.
W części dotyczącej wykonawcy dzieła trzeba także podać jego adres zamieszkania – jeśli adres do korespondencji różni się od adresu zamieszkania, należy wypełnić również tę część. Jeśli adresy są takie same, nie ma potrzeby wypełniania rubryki adresu do korespondencji. Dane adresowe również zaczytują się automatycznie.
Przedmiot umowy
W trzeciej części formularza wypełniane są dane o zawartej umowie / umowach o dzieło. Obowiązkowe jest podanie daty zawarcia umowy, daty jej rozpoczęcia oraz daty zakończenia wykonywania dzieła. Wymagane jest również podanie przedmiotu wykonywanej umowy oraz liczby zawartych umów o dzieło. Dane te są wypełniane automatycznie na podstawie danych podanych w zakładce KADRY » UMOWY. W zależności od tego, czy użytkownik zaznaczy jedną, czy więcej umów, tyle zostanie wykazanych w deklaracji zgłoszeniowej ZUS RUD.
Ostatni blok formularza ZUS RUD to oświadczenie, w którym osoba zamawiająca wykonanie umowy o dzieło deklaruje, że podane przez nią dane są zgodne ze stanem faktycznym. W tym miejscu należy złożyć podpis oraz wpisać datę wniosku. Data podstawia się automatycznie w systemie.
Eksport RUD do PUE ZUS
ZUS uniemożliwia systemom zewnętrznym bezpośredniej wysyłki wniosku ZUS RUD. W związku z tym, system wFirma umożliwia eksport ZUS RUD do zewnętrznych programów, czyli ZUS PUE. Aby tego dokonać należy przejść do zakładki: KADRY » DEKLARACJE » ZUS » następnie należy wybrać odpowiednią deklarację » WYŚLIJ/EKSPORTUJ » EKSPORTUJ FORMULARZE ZUS.
Utworzy się wówczas plik XML, który następnie jest możliwy do zaimportowania bezpośrednio na zewnętrznych platformach.
Import na PUE
Po zalogowaniu się na platformę PUE należy przejść do profilu Płatnika. Tam w MENU po prawej stronie należy wybrać DOKUMENTYI WIADOMOŚCI » DOKUMENTY ROBOCZE » IMPORT DOKUMENTÓW » IMPORTUJ.
Wówczas pojawi się okno pozwalające na wybór pliku do importu - na dole strony wybrać należy DODAJ DOKUMENT.
Po wczytaniu dokumentu będzie on widoczny na głównej liście widocznych dokumentów.
W oknie podglądu warto pamiętać o edycji pliku w celu sprawdzenia zawartych w nim danych (EDYTUJ).
Po sprawdzeniu jego poprawności można wysłać dokument do ZUS (przycisk WYŚLIJ).
Dla każdego wykonawcy dzieła trzeba złożyć oddzielny formularz ZUS RUD. W jednym formularzu RUD można wykazać maksymalnie 2 umowy zawarte z jednym wykonawcą. ZUS RUD należy złożyć w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o dzieło.
Import wykonawców w kreatorze zgłoszenia umowy o dzieło PUE ZUS
W systemie istnieje również możliwość wyeksportowania wykonawców z systemu wFirma do pliku CSV, co pozwoli zaimportować ich wprost do kreatora zgłoszenia umowy o dzieło po stronie PUE ZUS.
Aby tego dokonać wystarczy przejść do zakładki KADY » DEKLARACJE » ZUS » wybrać deklarację ZUS RUD, z której dane mają zostać zaczytane » WYŚLIJ/EKSPORTUJ » EKSPORTUJ DANE Z RUD.
Następnie należy przejść do PUE ZUS i w zakładce PŁATNIK » KREATOR WNIOSKÓW » KREATOR ZGŁOSZENIA UMOWY ODZIEŁO należy wybrać rodzaj wniosku (Zgłoszenie / Korekta zgłoszenia / Wycofanie zgłoszenia) i wybrać przycisk Dalej.
W następnym kroku należy potwierdzić Dane zamawiającego wykonanie umowy o dzieło i wybrać Dalej.
W drugim kroku będzie możliwość zaimportowania utworzonego wcześniej po stronie wFirma pliku przy użyciu akcji Importuj wykonawców.
Dane po zaimportowaniu zostaną przedstawione w tabeli. Po zweryfikowaniu danych należy wybrać przycisk Dalej.
W podsumowującym kroku należy zaznaczyć pole "Podpisanie dokumentu oznacza akceptację i podpisanie oświadczenia w nim zawartego" oraz zatwierdzić tę akcję wybierając przycisk Utwórz i przejdź dalej.
W ostatnim kroku raz jeszcze zostanie wyświetlone podsumowanie w postaci tabeli zawierającej zaimportowane dane i możliwa będzie finalizacja procesu przy użyciu przycisku Podpisz i wyślij.
