W ramach prowadzonej działalności, odbyłem kilkudniową podróż służbową do siedziby kontrahenta, z którym podpisałem umowę. Z tytułu podróży poniosłem koszty noclegu, transportu i wyżywienia. Czy wydatki te mogę ująć w kosztach firmowych i w jaki sposób je zaksięgować w systemie wfirma.pl?
Przedsiębiorca odbywający podróż w celach służbowych może wydatki z nią związane rozliczyć w kosztach firmowych. Należy mieć jednak na uwadze, że nie wszystkie wydatki i nie wszystkie dokumenty księgowe, podlegają ujęciu w KPIR. Poniżej przedstawiamy listę możliwych wydatków związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy wraz ze sposobem księgowania w systemie.
Opłaty za transport
Przedsiębiorcy korzystający z publicznych środków transportu takich jak PKP, PKS, MPK czy linie lotnicze, mogą koszty odbytych przejazdów ujmować w KPIR i rejestrze VAT, jedynie na podstawie faktury zakupu. Wyjątek stanowi bilet na odległość nie mniejszą niż 50 km, który również stanowi podstawę do ujęcia kosztu.
- numer i datę wystawienia,
- dane podatnika wraz z numerem NIP,
- nazwę usługi,
- kwotę podatku VAT,
- kwotę należności ogółem.
Spełniając powyższe wymogi zarówno fakturę jak i bilet księguje się w systemie poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE» DODAJ » FAKTURA VAT (jeśli wydatek jest opodatkowany podatkiem VAT) / FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. Tak zaksięgowany wydatek zostanie ujęty w KPIR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki i w rejestrze VAT zakupu.
Zakup paliwa do pojazdu
W przypadku, gdy podróż służbowa przedsiębiorcy odbywa się prywatnym lub firmowym środkiem transportu, koszty związane z zakupem paliwa można księgować na podstawie faktury (zakup krajowy) lub paragonu (tylko w przypadku gdy zakup nastąpił zagranicą):
Fakturę krajową dokumentującą zakup paliwa księguje się poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku, należy wybrać ZAKUP PALIWA DO POJAZDU i w polu POJAZD wybrać pojazd.
Paragon z zagranicy dokumentujący zakup paliwa księguje się poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku, należy wybrać ZAKUP PALIWA DO POJAZDU i w polu POJAZD wybrać pojazd oraz w pod zakładce ZAAWANSOWANE w polu waluta wybrać odpowiednią walutę obcą.
Usługi noclegowe
Ujęciu w KPIR podlegają tylko te koszty związane z usługami noclegowymi w kraju udokumentowane fakturą lub rachunkiem. Wówczas na podstawie dokumentu dokonuje się księgowania poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku, należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ i w polu RAZEM wskazać wartość brutto z faktury.
W przypadku usług noclegowych zakupionych za granicą, podstawą ujęcia wydatku w kosztach jest posiadany dokument - faktura, rachunek. Księgowania wydatku dokonuje się wówczas analogicznie jak w przypadku faktury krajowej (WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ). Jeśli na zagranicznej fakturze zastosowana zostanie waluta obca, należy dokonać jej wyboru w pod zakładce ZAAWANSOWANE w polu WALUTA.
Wyżywienie
Wydatki związane z wyżywieniem przedsiębiorcy, nawet na podstawie faktury nie podlegają ujęciu w kosztach firmy. Z tytułu podróży służbowej przedsiębiorca może natomiast wyliczyć dietę, która przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia.
Rozliczenia diet dokonuje się na sporządzonym dowodzie wewnętrznym w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, gdzie jako schemat księgowy należy wybrać: KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI. Dodatkowo w polu NAZWA TOWARU, OPŁATY LUB TYTUŁ I CEL WYDATKU należy wprowadzić opis odbytej podróży służbowej z uwzględnieniem:
rodzaju wydatku - dieta,
celu podróży,
miejsca,
czasu trwania.
Dieta zaksięgowana w powyższy sposób zostanie ujęta w KPIR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki.
Pozostałe wydatki
Oprócz wskazanych powyżej wydatków, podczas odbywania podróży służbowej, przedsiębiorca niejednokrotnie ponosi także inne koszty tj. opłaty parkingowe, opłaty za przejazd płatną autostradą, koszty biletów wstępu (w przypadku konferencji czy szkolenia). Ujęcie pozostałych wydatków w kosztach firmowych jest możliwe jedynie na podstawie faktury zakupu schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku, należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ (w przypadku pozostałych wydatków) / INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU (w przypadku kosztów związanych z pojazdem). W przypadku wydatków związanych z przejazdem autostradą lub opłatą parkingową istnieje możliwość zaewidencjonowania wydatku, nie posiadając faktury. Wówczas odpowiednim dokumentem będzie także:
paragon fiskalny - w przypadku opłaty za przejazd płatną autostradą (przy czym powinien on zawierać wymagane dane, o czym więcej: Paragon za autostradę w kosztach firmowych.
bilet z parkometru - w przypadku opłaty parkingowej (paragon nie może stanowić podstawy ujęcia kosztu parkowania).
Paragon za autostradę posiadający wymagane dane identyfikujące transakcje i jej strony podlega ujęciu w systemie poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT ( w przypadku wydatku opodatkowanego VAT)/ FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych w polu rodzaj wydatku należy wskazać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU i wybrać pojazd, którego wydatek dotyczy w polu POJAZD.
W przypadku, gdy paragon za przejazd płatną autostradą nie posiada wymaganych danych, należy zaksięgować go w taki sam sposób jak bilet z parkometru poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, gdzie jako schemat księgowy należy wybrać: WYDATKI ZWIĄZANE Z UŻYTKOWANIEM POJAZDU. Dodatkowo w polu NAZWA TOWARU, OPŁATY LUB TYTUŁ I CEL WYDATKU należy wprowadzić opis dotyczący poniesionego wydatku oraz w polu RAZEM wartość.
