Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak zaksięgować?

W ramach prowadzonej działalności, odbyłem kilkudniową podróż służbową do siedziby kontrahenta, z którym podpisałem umowę. Z tytułu podróży poniosłem koszty noclegu, transportu i wyżywienia. Czy wydatki te mogę ująć w kosztach firmowych i w jaki sposób je zaksięgować w systemie?

 

Przedsiębiorca odbywający podróż w celach służbowych może wydatki z nią związane rozliczyć w kosztach firmowych. Należy mieć jednak na uwadze, że nie wszystkie wydatki i nie wszystkie dokumenty księgowe, podlegają ujęciu w KPIR. Poniżej przedstawiamy listę możliwych wydatków związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy wraz ze sposobem księgowania w systemie.

Opłaty za transport

Przedsiębiorcy korzystający z publicznych środków transportu takich jak PKP, PKS, MPK czy linie lotnicze, mogą koszty odbytych przejazdów ujmować w KPIR i rejestrze VAT, jedynie na podstawie faktury zakupu. Wyjątek stanowi bilet na odległość nie mniejszą niż 50 km, który również stanowi podstawę do ujęcia kosztu. 

Bilety na odległość nie mniejszą niż 50 km, stanowią podstawę księgowanie jeśli posiadają odpowiednie dane: 

  • numer i datę wystawienia,

  • dane podatnika wraz z numerem NIP,

  • nazwę usługi,

  • kwotę podatku VAT,

  • kwotę należności ogółem.

Spełniając powyższe wymogi zarówno fakturę jak i bilet księguje się w systemie poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE» DODAJ » FAKTURA VAT (jeśli wydatek jest opodatkowany podatkiem VAT) / FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. Tak zaksięgowany wydatek zostanie ujęty w KPIR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki i w rejestrze VAT zakupu.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - dodawanie wydatku

Bilety na odległość mniejszą niż 50 km, nie podlegają księgowaniu. Wówczas jedną z możliwości ujęcia wydatku jest zwrócenie się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury. Inną opcją jest ujęcie biletu w rozliczeniu podróży służbowej.

Zakup paliwa do pojazdu

W przypadku, gdy podróż służbowa przedsiębiorcy odbywa się prywatnym lub firmowym środkiem transportu, koszty związane z zakupem paliwa można księgować na podstawie faktury (zakup krajowy) lub paragonu (tylko w przypadku gdy zakup nastąpił zagranicą):

  1. Fakturę krajową dokumentującą zakup paliwa księguje się poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku, należy wybrać ZAKUP PALIWA DO POJAZDU i w polu POJAZD wybrać pojazd.

  2. Paragon z zagranicy dokumentujący zakup paliwa księguje się poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku, należy wybrać ZAKUP PALIWA DO POJAZDU i w polu POJAZD wybrać pojazd oraz w pod zakładce ZAAWANSOWANE w polu waluta wybrać odpowiednią walutę obcą. 

Dodatkowo w przypadku nabycia paliwa za granicą należy na odwrocie paragonu dokumentującego zakup paliwa dopisać dane nabywcy: nazwisko i imię (ewentualnie nazwę firmy), adres i rodzaj zakupionego paliwa/ oleju napędowego.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - zakup paliwa

Usługi noclegowe

Ujęciu w KPIR podlegają tylko te koszty związane z usługami noclegowymi w kraju udokumentowane fakturą lub rachunkiem. Wówczas na podstawie dokumentu dokonuje się księgowania poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku, należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ i w polu RAZEM wskazać wartość brutto z faktury.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - dodawanie faktury bez VAT

W odniesieniu do usług noclegowych, z tytułu ich nabycia nie przysługuje możliwość odliczenia podatku VAT, zgodnie z tym księgowania dokonuje się w wartości brutto, która w całości podlega ujęciu w kosztach.

W przypadku usług noclegowych zakupionych za granicą, podstawą ujęcia wydatku w kosztach jest posiadany dokument - faktura, rachunek. Księgowania wydatku dokonuje się wówczas analogicznie jak w przypadku faktury krajowej (WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ). Jeśli na zagranicznej fakturze zastosowana zostanie waluta obca, należy dokonać jej wyboru w pod zakładce ZAAWANSOWANE w polu WALUTA.

Wyżywienie

Wydatki związane z wyżywieniem przedsiębiorcy, nawet na podstawie faktury nie podlegają ujęciu w kosztach firmy. Z tytułu podróży służbowej przedsiębiorca może natomiast wyliczyć dietę, która przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia. 

Rozliczenia diet dokonuje się na sporządzonym dowodzie wewnętrznym w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, gdzie jako schemat księgowy należy wybrać: KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI. Dodatkowo w polu NAZWA TOWARU, OPŁATY LUB TYTUŁ I CEL WYDATKU należy wprowadzić opis odbytej podróży służbowej z uwzględnieniem:

  • rodzaju wydatku - dieta,

  • celu podróży,

  • miejsca,

  • czasu trwania.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - rozliczenie diet

Dieta zaksięgowana w powyższy sposób zostanie ujęta w KPIR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki.

W przypadku diet zagranicznych ich wartość należy ujmować w dowodzie wewnętrznym w walucie PLN. Wartość diet przelicza się wówczas z uwzględnieniem średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej.

Pozostałe wydatki

Oprócz wskazanych powyżej wydatków, podczas odbywania podróży służbowej, przedsiębiorca niejednokrotnie ponosi także inne koszty tj. opłaty parkingowe, opłaty za przejazd płatną autostradą, koszty biletów wstępu (w przypadku konferencji czy szkolenia). Ujęcie pozostałych wydatków w kosztach firmowych jest możliwe jedynie na podstawie faktury zakupu schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych, w polu rodzaj wydatku, należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ (w przypadku pozostałych wydatków) / INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU (w przypadku kosztów związanych z pojazdem). W przypadku wydatków związanych z przejazdem autostradą lub opłatą parkingową istnieje możliwość zaewidencjonowania wydatku, nie posiadając faktury. Wówczas odpowiednim dokumentem będzie także:

Paragon za autostradę posiadający wymagane dane identyfikujące transakcje i jej strony podlega ujęciu w systemie poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT ( w przypadku wydatku opodatkowanego VAT)/ FAKTURA (BEZ VAT), gdzie po uzupełnieniu danych w polu rodzaj wydatku należy wskazać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU i wybrać pojazd, którego wydatek dotyczy w polu POJAZD.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - inne wydatki związane z użytkowaniem pojazdu

W przypadku, gdy paragon za przejazd płatną autostradą nie posiada wymaganych danych, należy zaksięgować go w taki sam sposób jak bilet z parkometru poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, gdzie jako schemat księgowy należy wybrać: WYDATKI ZWIĄZANE Z UŻYTKOWANIEM POJAZDU. Dodatkowo w polu NAZWA TOWARU, OPŁATY LUB TYTUŁ I CEL WYDATKU należy wprowadzić opis dotyczący poniesionego wydatku oraz w polu RAZEM wartość.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - opłata za parking

Bilety z parkometru można zaksięgować zbiorczo w formie jednego dowodu wewnętrznego z datą ostatniego dnia okresu, którego dotyczą.