W systemie wFirma znajduje się moduł księgowania wersji roboczych wydatków. Rozwiązanie to pozwala obsługiwać dokumenty zarówno z KSeF jak i te przetworzone przez OCR – wszystko dzieje się w jednym miejscu. Dzięki funkcji wersji roboczych, wydatek wprowadzany do systemu znajduje się pierwotnie w formie roboczej, która nie jest ujmowana w ewidencjach księgowych, a dopiero, po dokonanej weryfikacji i akceptacji.
Włączenie wersji roboczych wydatków
Funkcja wersji roboczych wydatków włączona jest domyślnie w systemie gdy:
Użytkownik posiadający uprawnienia do księgowania wersji roboczych wydatków ma taką możliwość w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE, gdzie na liście może zaznaczyć jedną wybraną pozycję lub wszystkie zbiorczo za pomocą ikonki strzałek i następnie skorzystać z akcji KSIĘGUJ WERSJE ROBOCZE.
Po skorzystaniu z akcji pojawi się widok pełnoekranowy weryfikacji wydatków w układzie 60/40:
- Lewa część (ok. 60%) – podgląd dokumentu (zaimportowany z KSeF lub z OCR).
- Prawa część (ok. 40%) – panel z rozwijanymi sekcjami oraz paskiem akcji do uzupełniania i weryfikacji danych wydatku.
Masowe księgowanie wersji roboczych
Jeśli zaznaczymy wiele wersji roboczych przed kliknięciem KSIĘGUJ WERSJE ROBOCZE, system tworzy kolejkę dokumentów do przerobienia:
- Strzałki ‹ i › pozwalają przełączać się między dokumentami w kolejce.
- Licznik "Wersja robocza X/Y" pokazuje, na którym dokumencie aktualnie pracujesz.
- Po wykonaniu akcji na jednym dokumencie (np. zaksięgowaniu) system automatycznie przechodzi do kolejnego – bez potrzeby powrotu do listy.
Taki tryb "ciągłej pracy" znacząco przyspiesza masową obsługę dokumentów i ogranicza liczbę kliknięć.
W pasku dolnym dostępne są opcje:
- Zaksięguj - powoduje ujęcie dokumentu w ewidencjach księgowych, faktura trafia do sekcji ZAKSIĘGOWANE.
- Anuluj - kliknięcie w ten przycisk powoduje wyjście z widoku weryfikacji dokumentów i anulowanie całego procesu księgowania zaznaczonych wersji roboczych.
- Odrzuć - funkcję stosujemy jeśli sprawdzany dokument nie ma podlegać księgowaniu (np. nie jest wydatkiem firmowym). Dokument ten trafi do bezpiecznego archiwum w zakładce CRM » DOKUMENTY w katalogu faktur odrzuconych.
- Zapisz - funkcję tą stosujemy gdy wprowadzamy zmiany w prawej sekcji i chcemy je zachować bez księgowania. System zapisze dokument i przejdzie do weryfikacji kolejnej faktury.
Pasek narzędzi pomocniczych – komunikacja, notatki, załączniki i historia zmian
W prawym pasku szuflady dostępne są ikony uruchamiające narzędzia pomocnicze takie jak:
- Komunikacja - funkcja dostępna obecnie wyłącznie w wersji systemu dla biur rachunkowych. Pozwala na dodanie pytania w zakresie sprawdzanego wydatku, z przesłaniem zapytania do klienta (przedsiębiorcy).
- Notatki – możliwość dodawania wewnętrznych uwag do dokumentu (notatki dodane przez pracownika biura wyświetlają się wyłącznie użytkownikom z biura rachunkowego).
- Załączniki – przegląd i dodawanie plików powiązanych z wersją roboczą.
- Historia zmian – pełen zapis czynności wykonanych przy danym dokumencie.
Wersje robocze - uprawnienia użytkowników
Jeżeli do konta przypiętych jest kilku użytkowników po włączeniu wersji roboczych wydatków należy określić, który użytkownik będzie miał możliwość korzystania z tej funkcji. W celu nadania uprawnień użytkownikom należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY, zaznaczyć danego użytkownika i przejść do podzakładki UPRAWNIENIA. W kolejnym kroku na liście należy kliknąć na moduł KSIĘGOWANIE » WYDATKI » WERSJE ROBOCZE WYDATKÓW.
- Wersje robocze wydatków
- Dodawanie faktur do OCR
Funkcje dla biur rachunkowych (współpraca klient–biuro)
Jak działa komunikacja przy dokumencie?
Narzędzie “Komunikacja” służy do wymiany wiadomości bezpośrednio przy konkretnej wersji roboczej. Korespondencja oraz zawarte w niej ustalenia są przypisane do faktury. Dzięki temu wszystkie niezbędne informacje do weryfikacji i księgowania faktury mamy w jednym miejscu - w systemie księgowym zarchiwizowane pod dokumentem.
Komunikację dotyczącą wydatku może rozpocząć:
- biuro rachunkowe i wysyłać do akceptacji wszystkie lub wątpliwe wydatki,
- przedsiębiorca, który jako pierwszy robi selekcję dokumentów.
Wysyłanie wersji roboczej do akceptacji klienta
Biuro rachunkowe może poprosić klienta (przedsiębiorcę) o potwierdzenie wydatku bezpośrednio z poziomu weryfikacji wersji roboczych. Wysyłka jest możliwa tylko wtedy, gdy klient posiada udostępnione konto w systemie wFirma.
Dotyczy to wszystkich rodzajów wersji roboczych wydatków:
- dodanych ręcznie,
- wprowadzonych za pomocą OCR,
- zaimportowanych z KSeF.
W celu wysyłki wersji roboczych do akceptacji klienta należy przejść do zakładki:
- WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE, gdzie następnie zaznaczamy dokumenty, które mają zostać wysłane do weryfikacji
- z menu akcji wybieramy opcję WYŚLIJ DO AKCEPTACJI.
- w wyświetlonym oknie można wpisać pytanie do klienta (np. czego dotyczy wydatek). Klient po zalogowaniu do konta zobaczy komunikat o ilości dokumentów do weryfikacji, a po przejściu do ich przeglądu, zobaczy pytanie od księgowego przy dokumencie.
Wysyłka do akceptacji jest możliwa również bezpośrednio podczas księgowania – przycisk WYŚLIJ DO AKCEPTACJI widoczny jest tylko dla pracownika biura i tylko wtedy, gdy dokument nie był wcześniej zaakceptowany ani odrzucony. Skorzystanie z przycisku WYŚLIJ DO AKCEPTACJI powoduje otwarcie szuflady “Komunikacja”, gdzie może wprowadzić wiadomość do klienta i wysłać ją jednocześnie wskazując, że dokument wymaga potwierdzenia zasadności przez klienta.
Po wysłaniu dokumentu biuro widzi aktualny status przy wersji roboczej:
- "Wysłano do akceptacji" – klient jeszcze nie zareagował.
- "Zaakceptowano" – klient potwierdził wydatek.
Pod tabelą udostępniony jest filtr, który pozwala na wyfiltrowanie wersji roboczych po statusach:
- niewysłane do akceptacji,
- do akceptacji
- zaakceptowane
Akceptacja wydatku po stronie przedsiębiorcy (klienta biura)
Moduł ten nie ogranicza się wyłącznie do wysyłania wersji roboczych do akceptacji przez biuro rachunkowe. Przedsiębiorca po swojej stronie również może rozpocząć akceptację wydatków i tym samym jako pierwszy dodać informację o zasadności danej faktury.
W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE » zaznaczyć wersje robocze i w menu skorzystać z opcji AKCEPTUJ.
Możliwe jest zaakceptowanie wielu dokumentów jednocześnie. W tym celu należy zaznaczyć wybrane wersje robocze na liście i kliknąć w menu AKCEPTUJ – system tworzy kolejkę dokumentów do weryfikacji i wyświetli widok z:
- podglądem dokumentu,
- pytaniem biura rachunkowego,
- polem do wpisania odpowiedzi / uzasadnienia,
- przyciskami: POTWIERDŹ WYDATEK lub ODRZUĆ WYDATEK.
Historia komunikacji i akceptacji jest widoczna od najstarszych do najnowszych wpisów. Przy dłuższej historii widok przewija się automatycznie do najnowszego wpisu.
Przycisk POTWIERDŹ WYDATEK powoduje zmianę statusu wersji roboczej w systemie biura na “Zaakceptowane”. Wówczas biuro po kliknięciu KSIĘGUJ WERSJĘ ROBOCZĄ widzi w szufladzie pełną historię komunikacji: swoje pytanie oraz odpowiedź klienta – co znacząco ułatwia prawidłowe zaksięgowanie dokumentu.
Przycisk ODRZUĆ WYDATEK powoduje, że odrzucone dokumenty trafią do folderu Faktury odrzucone w zakładce CRM » Dokumenty. Z tego miejsca szef biura (lub osoba z odpowiednimi uprawnieniami) może przywrócić dokument do wersji roboczych lub trwale go usunąć.
Do modułu akceptacji wydatków przedsiębiorca może również przejść bezpośrednio z komunikatu widocznego dla niego po zalogowaniu do systemu, w którym widnieje informacja o nowych wersjach roboczych do weryfikacji. Po kliknięciu PRZEJDŹ DO WERYFIKACJI otwiera się widok z rozpoczęciem akceptacji wydatków.
Historia obiegu dokumentu
W zakładkach WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE oraz WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE w szczegółach dokumentu dostępna jest pełna historia obiegu zawierająca:
- pytanie przesłane przez biuro do przedsiębiorcy,
- uzasadnienie wydatku uzupełnione przez przedsiębiorcę,
- statusy obiegu: Wysłany do akceptacji, Odrzucony, Zatwierdzony,
- datę i godzinę każdej czynności.
