W celu kontrolowania procesu księgowego, użytkownicy mają możliwość przeprowadzenia podwójnej weryfikacji wprowadzanych dokumentów do systemu. Taką funkcjonalność zapewniają wersje robocze wydatków, dzięki którym wydatek wprowadzany do systemu znajduje się pierwotnie w wersji roboczej, która nie jest ujmowana w ewidencjach, a dopiero w kolejnym kroku, po dokonanej weryfikacji zostaje zaksięgowany.
Wersje robocze wydatków - specyfika działania
Funkcja wersji roboczych wydatków pozwala na dwukrotną weryfikację dokumentów kosztowych wprowadzanych do systemu - po raz pierwszy przy wprowadzaniu wersji roboczej wydatku do systemu oraz kolejno przy jego księgowaniu. Na podstawie wprowadzonych wersji roboczych (bez skutku księgowego), można księgować wydatki, opłacać je z wykorzystaniem Blue media lub eksportować plik do banku (także z wykorzystaniem split payment). Płatność do wydatków zostanie dodana po zaksięgowaniu wydatku i automatycznie przypisana do dokumentu.
Włączenie wersji roboczych wydatków
Funkcję wersji roboczych wydatków należy włączyć przechodząc do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » FUNKCJE KSIĘGOWE, gdzie kolejno należy zaznaczyć opcję WERSJE ROBOCZE WYDATKÓW.
Jeżeli do konta przypiętych jest kilku użytkowników po włączeniu wersji roboczych wydatków należy określić, który użytkownik będzie miał możliwość korzystania z tej funkcji. W celu nadania uprawnień użytkownikom należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY, zaznaczyć danego użytkownika i przejść do podzakładki UPRAWNIENIA.
W kolejnym kroku na liście należy kliknąć na moduł KSIĘGOWANIE » WYDATKI » WERSJE ROBOCZE WYDATKÓW.
Na koncie, na którym zostały włączone wersje robocze wydatków, automatycznie każdy użytkownik otrzymuje uprawnienia do wprowadzania wersji roboczych.
Użytkownicy z nadanym uprawnieniem KSIĘGOWANIE, mają możliwość księgowania wprowadzonych wersji roboczych oraz bezpośredniego księgowania dokumentów kosztowych z pominięciem wersji roboczych.
Wprowadzanie wersji roboczych wydatków do systemu
Wprowadzanie wersji roboczych wydatków przez użytkownika do tego uprawnionego odbywa się w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE WYDATKÓW » DODAJ » WERSJA ROBOCZA FAKTURY VAT/ WERSJA ROBOCZA FAKTURY (BEZ VAT).
Wprowadzone w ten sposób dokumenty nie są ujmowane w żadnej ewidencji (KPIR i VAT). Do wersji roboczych wydatków można dołączyć dokument źródłowy klikając na ikonę spinacza.
Księgowanie wersji roboczych wydatków
Użytkownik posiadający uprawnienia do księgowania wersji roboczych wydatków ma taką możliwość w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE, gdzie na liście może zaznaczyć jedną wybraną pozycję lub wszystkie zbiorczo za pomocą ikonki strzałek.
W otwartym oknie księgowania wersji roboczych wydatków istnieje możliwość zmiany wprowadzonych danych. W przypadku księgowania zbiorczego będą dostępne opcje:
ANULUJ: anulowanie księgowania wprowadzonej wersji roboczej i powrót do zakładki WYDATKI »KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE,
POMIŃ: pominięcie księgowania danej wersji roboczej i przejście do kolejnej,
ZAKSIĘGUJ: zaksięgowanie wersji roboczej i przejście do kolejnej.
Jeśli do wersji roboczej wydatku został dołączony załącznik wówczas jego podgląd będzie widoczny podczas księgowania.
Po zaksięgowaniu wersji roboczej wydatku dokument zostanie przeniesiony do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE.
Zlecenie płatności na podstawie wersji roboczych wydatków
Na podstawie wprowadzonych wersji roboczych w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE WYDATKÓW, można zlecić płatność z wykorzystaniem Blue media. Aby tego dokonać, należy zaznaczyć na liście daną pozycję i wybrać z górnego menu opcję ZAPŁAĆ.
Więcej na temat szybkich płatności z wykorzystaniem Blue media przedstawia artykuł: Szybkie płatności za wydatki
Użytkownicy mają także możliwość eksportu wydatków do banku, także z wykorzystaniem split payment. Szczegóły w tym temacie wyjaśniają artykuły:
Wersje robocze wydatków - moduł informacyjny
Informacje na temat wersji roboczych wydatków znajdujących się w systemie znaleźć można na stronie głównej w module informacyjnym WERSJE ROBOCZE WYDATKÓW. Aby włączyć moduł, należy przejść do zakładki START » STRONA GŁÓWNA oraz wybrać DODAJ NOWY MODUŁ » WERSJE ROBOCZE WYDATKÓW.
Po dodaniu modułu informacyjnego WERSJE ROBOCZE WYDATKÓW na stronie głównej będą widoczne wszystkie niezaksięgowane wersje robocze wydatków.
Wyłączenie wersji roboczych wydatków
Aby wyłączyć funkcję wersji roboczych wydatków należy przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » FUNKCJE KSIĘGOWE, oraz odznaczyć (pozostawić pustą) opcję WERSJE ROBOCZE WYDATKÓW i zapisać.
Funkcja wersji roboczych wydatków nie będzie możliwa do wyłączenia jeśli w systemie będą się znajdowały niezaksięgowane wersje robocze. Wówczas pojawi się komunikat informujący o niezaakceptowanych wersjach roboczych wydatków.
