Moduł Kasa

W systemie wFirma.pl możliwe jest prowadzenie przepływu gotówki w kasetce firmowej. Moduł ten dostępny jest zarówno dla przedsiębiorców na indywidualnym koncie, jak również w pakiecie dla biur rachunkowych. Sprawdźmy jak korzystać z modułu kasowego!

Moduł Kasa - co musisz wiedzieć zanim zaczniesz na nim pracę?

Moduł kasowy służy do prowadzenia kasetki firmowej. Przedsiębiorcy prowadzący uproszczoną księgowość nie mają obowiązku jej prowadzenia. Obowiązek występuje w przypadku firm prowadzących pełną księgowość. Dodatkowo należy pamiętać, że kasetka firmowa nie jest tożsama z kasą fiskalną nie należy mylić tych dwóch pojęć.

Moduł kasowy dostępny jest w pakiecie:

  • księgowość online,

  • fakturowanie + dodatek e-commerce,

  • dla biur rachunkowych.

Jak włączyć moduł kasowy?

W celu włączenia modułu kasowego należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » KASA, gdzie należy zaznaczyć opcję WŁĄCZ MODUŁ KASOWY i kliknąć ZAPISZ.

moduł kasa

Po zaznaczeniu opcji WŁĄCZ MODUŁ KASOWY zostanie utworzona kasa główna, ze stanem początkowym “0”. Wówczas możliwe jest wprowadzenie stanu początkowego poprzez kliknięcie obok pomarańczowego ołówka na pole bądź poprzez wybór kasy i skorzystanie z opcji MODYFIKUJ » MODYFIKUJ.

moduł kasa

W przypadku modułu dla biur rachunkowych, gdy konto klienta prowadzone jest na pełnej księgowości dodana kasa uzyska analitykę i tym samym jeśli wykorzystywany jest wzorcowy plan kont to do konta 101 podłączona jest kartoteka i po dodawaniu kas w module kasowym tworzona jest automatycznie analityka.

Bez wprowadzenia stanu początkowego system nie pozwoli na rozliczenie gotówkowe wydatku jako pierwszej operacji, gdyż stan kasy nie może być mniejszy niż 0 zł.

W przypadku biur rachunkowych aktualnie aby stosować dla dekretacji konta analityczne kas konieczne jest modyfikowanie konta 101 i dodanie do niego wyrażenia 101-[kasa]. Wówczas system przy dekretacji będzie przypominał o wyborze analityki dla danego konta.

Moduł kasa - wiele kas, numeracja oraz ukrycie kasy

Działając na module kasy możliwe jest dodanie wielu kas w sytuacji gdy firma operuje na kilku kasetkach firmowych. Możliwe jest również określenie waluty w jakiej prowadzona jest kasetka. Aby dodać kolejną kasetkę firmową konieczne jest skorzystanie z opcji DODAJ KASĘ. 

moduł kasa

Po skorzystaniu z wyżej wskazanej opcji pojawia się okno “Dodawanie kasy”, gdzie określa się:

  • nazwę kasetki firmowej np. Kasa oddział X,

  • stan początkowy kasy,

  • walutę kasy,

  • numerację jaką ma stosować:

    • opcja “Automatycznie utwórz nową serię numeracji” wówczas system tworzy dla kasy odrębną serię numeracji,

    • odznaczenie opcji “Automatycznie utwórz nową serię numeracji” wówczas dla dokumentów kasowych możliwe jest wskazanie utworzonej wcześniej przez użytkownika serii numeracji.

Każda kasa powinna mieć odrębną serię numeracji. “Domyślna” seria numeracji jest używana na kasie głównej. Należy wówczas dodać nową serię numeracji dla dokumentów kasowych w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI i wybrać ją przy dodawaniu kasy bądź skorzystać z opcji “Automatycznie utwórz nową serię numeracji” przy tworzeniu kasy.

Aby dokonać ukrycia kasetki należy w zakładce USTAWIENIA » INNE » KASA, zaznaczyć kasę i skorzystać z opcji MODYFIKUJ » UKRYJ. Przy korzystaniu z tej opcji należy mieć na uwadze, że:

  1. nie można ukryć ostatniej widocznej kasy.

  2. można ukryć tylko kasę której stan jest zerowy.

moduł kasa

Zarządzanie modułem kasowym z poziomu START

Moduł kasy dostępny jest w zakładce START » KASA. Dodatkowo, w zakładce START » STRONA GŁÓWNA poprzez opcję USTAWIENIA » MODUŁY » STAN KASY, istnieje możliwość monitorowania stanu kasy zaraz po zalogowaniu do konta.

moduł kasa

Wystawienie dokumentów kasowych - w przypadku kont indywidualnych

W przypadku gdy moduł kasowy jest włączony automatycznie generowane są dokumenty kasowe na podstawie gotówkowych rozliczeń przychodów, wydatków czy deklaracji. Dokumenty KW (kasa wydała)/KP (kasa przyjęła) zostaną wygenerowane, jeżeli przy wystawianiu/księgowaniu dokumentu zaznaczono jako Metodę płatności - gotówkę oraz przy dodawaniu dokumentu zaznaczono opcję ZAPŁACONO lub dodano płatność później poprzez akcję ROZLICZ.

moduł kasa

Rozliczenia gotówkowe dodane w trakcie obowiązywania innego pakietu lub gdy moduł kasy jest wyłączony w ustawieniach - nie trafią do kasy.

W celu samodzielnego sporządzenia dokumentów kasowych należy przejść do zakładki START » KASA » DODAJ DOKUMENT KASOWY i na rozwijanym pasku wybrać rodzaj dokumentu:

  • KP - dotyczy uzyskanego przychodu,

  • KW - dotyczy poniesionego wydatku,

  • wniosek o zaliczkę.

moduł kasa

Każdy dokument kasowy można powiązać z m.in. kontrahentem, właścicielem firmy, pracownikiem, użytkownikiem wfirmy, urzędem skarbowym lub ZUS-em.

moduł kasa

Dodatkowo istnieje możliwość jego powiązania z wcześniej wystawionym dokumentem, który nie ma rozliczenia. Za pomocą ikonki lupy wybiera się źródło dokumentu kasowego (Pole „Za co?”) - na liście pojawią się tylko dokumenty połączone z uprzednio wybrana osobą/firmą.

moduł kasa

Kwota, widniejąca na dokumencie kasowym, nie może być mniejsza od zera.

Drukowanie dokumentów i raportów kasowych

System wFirma.pl umożliwia także sporządzenie wydruku pojedynczego dokumentu kasowego (oryginał i kopia) przy użyciu opcji DRUKUJ DOKUMENT KASOWY oraz wydruku raportu kasowego z danego dnia lub całego miesiąca z zastosowaniem opcji DRUKUJ RAPORT KASOWY.

moduł kasa

W związku z tym, że system pilnuje stanu kasy wszelkie akcje związane z modyfikowaniem i usuwaniem dokumentów kasowych, dotyczą jedynie ostatnio wystawionego dokumentu.

Wystawienie dokumentów kasowych - w przypadku pakietu dla biur rachunkowych

Funkcje w przypadku pakietu dla biur rachunkowych nie różnią się znacząco jak w przypadku pakietu dla indywidualnych przedsiębiorców. Natomiast w przypadku pakietu dla biur rachunkowych i tylko wyłącznie w tym pakiecie możliwe jest odznaczenie opcji “Sprawdzanie stanu kasy” w zakładce USTAWIENIA » INNE » KASA

moduł kasa

Pozostawienie tej opcji włączonej sprawia, że system pilnuje stan kasy. Czyli system pilnuje aby stan kasy w każdym dniu nie był ujemny. Natomiast wyłączenie tej opcji wyłącza mechanizmy pilnujące, co oznacza że: chronologia nie jest pilnowana, ujemny stan kasy również nie jest pilnowany - należy tego pilnować we własnym zakresie. Dodatkowo możliwa będzie modyfikacja dokumentów kasowych w zakresie zmiany numeracji po odznaczeniu USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI opcji “Sprawdzanie poprawności numeracji faktur i blokada modyfikacji numeru”.

W przypadku kont, które mają włączony pakiet do pełnej księgowości każde rozliczenie gotówkowe powoduje dekret księgowy. W związku z tym nie ma konieczności ręcznego wprowadzania raportu kasowego, a wystarczy w systemie chronologicznie dodać dokumenty kasowe zgodnie z posiadanym od klienta raportem kasowym.

W sytuacji gdy w danym dniu w wyniku modyfikacji kwot oraz numeracji dokumentów kasowych konieczna jest zmiana ułożenia dokumentów kasowych poprzez przeciąganie dokumentów na liście.

moduł kasa

W przypadku kont, które mają włączone pełne księgi w trakcie dodawania dokumentów kasowych możliwe jest określenie własnej dekretacji poprzez odznaczenie “automatyczne wyliczenie”. W przypadku kont, które mają wzorcowy plan kont możliwe jest korzystanie z domyślnych schematów księgowych dla dekretacji.

moduł kasa

Możliwe jest tworzenie własnych schematów księgowych dla dokumentów kasowych w zakładce USTAWIENIA » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » SCHEMATY KSIĘGOWE » DODAJ.

Dbamy o dostarczanie najwyższej jakości kompleksowego narzędzia do prowadzenia księgowości firmy. Przestrzegamy, aby wszystkie procesy, odbywające się w ramach modyfikacji systemu, przeprowadzane były zgodnie z polityką jakości ISO 9001.
Bartłomiej Lazarowicz Kierownik Działu Jakości Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Bartłomiej Lazarowicz