Dodawanie nowego pracownika w module Kadry

Dodawanie nowego pracownika do systemu wFirma.pl jest proste oraz intuicyjne. Użytkownik ma możliwość wyboru - wprowadzić dane nowej osoby ręcznie lub wysłać do pracownika kwestionariusz osobowy.

Dodawanie nowego pracownika w systemie

Dodawanie nowo zatrudnionego pracownika odbywa się w programie z poziomu zakładki KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA. Istnieje możliwość wyboru DODAJ DANE RĘCZNIE lub UDOSTĘPNIJ KWESTIONARIUSZ ONLINE. Przy wyborze ręcznego wprowadzenia danych zatrudnionej osoby otworzy się okno, z możliwością ich wpisania. 

Dodawanie nowego pracownika w systemie wFirma.pl - wprowadzanie nowego pracownika do systemu

Dodawanie nowego pracownika - podstawowe informacje

W oknie dialogowym w zakładce Podstawowe informacje należy obowiązkowo uzupełnić imię i nazwisko oraz płeć pracownika.

Należy również uzupełnić pola o dane identyfikacyjne takie jak numer PESEL czy NIP - w przypadku ich nadania. W tym miejscu nadaje się także dostęp do panelu ePracownik.

Dodawanie nowego pracownika w systemie wFirma.pl - podstawowe informacje

Dodawanie nowego pracownika - szczegółowe informacje

W kolejnej zakładce Szczegółowe informacje należy uzupełnić pozostałe dane pracownika. Obywatelstwo jest podpowiadane domyślnie przez system jako polskie. 

Można tutaj wprowadzić również numer konta bankowego, na który będą dokonywane przelewy wynagrodzenia. Należy jednak pamiętać, że aby możliwe było wypłacanie pensji za pomocą przelewu na konto bankowe, trzeba uzyskać od pracownika pisemne oświadczenie, w którym wyrazi zgodę na przyjmowanie wypłaty w ten sposób.

Warto uzupełnić wszystkie podane pola, ponieważ informacje w nich zawarte, wykorzystywane są w innych miejscach w systemie, np. podczas generowania zaświadczenia o zatrudnieniu lub w świadectwie pracy.

Dodawanie nowego pracownika w systemie wFirma.pl - szczegółowe informacje

Dodawanie nowego pracownika a dane adresowe

W kolejnej zakładce należy wypełnić Dane adresowe pracownika. Jeżeli adres zamieszkania czy adres do korespondencji różni się od wprowadzonego adresu zameldowania, należy odznaczyć (wyłączyć) opcję “taki sam jak adres zameldowania” i wprowadzić właściwe dane.

Dodawanie nowego pracownika - adresy

 

Po wyborze innego kraju niż Polska będzie można wpisać zagraniczny adres pracownika.

Dane dotyczące Urzędu skarbowego i ubezpieczeń pracownika

W zakładce ZUS i US określa się:

  • identyfikator ZUS -  zazwyczaj jest to numer PESEL, gdyż zgodnie z zasadami wypełniania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, w dokumentach tych należy podawać numer PESEL, a w razie gdyby identyfikator ten nie został nadany – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu;
  • identyfikator podatkowy - identyfikator na cele rozliczenia podatku i wygenerowania deklaracji rocznej za pracownika;
  • certyfikat rezydencji - tu określamy czy pracownik jest rezydentem czy nie, co ma wpływ na późniejsze rozliczenia podatkowe w systemie (opcja pojawia się, gdy w Szczegółowe informacje wskaże się obywatelstwo inne niż polskie);
  • oddział NFZ powinien być zgodny z województwem zamieszkania pracownika;
  • urząd skarbowy - właściwy dla miejsca zamieszkania pracownika - urząd skarbowy wprowadzony w tej zakładce zostanie automatycznie wykorzystany przy generowaniu deklaracji PIT-11 dla pracownika;
  • określenie prawa do emerytury lub renty oraz stopnia niepełnosprawności pracownika (są to ostatnie dwie cyfry w 6. cyfrowym kodzie tytułu do ubezpieczeń społecznych widocznym na raportach imiennych przekazywanych do ZUS). Jego wprowadzenie jest wymagane do prawidłowego sporządzenia zgłoszenia do ubezpieczeń i wykazania w raportach ZUS.

 

Dodawanie nowego pracownika w systemie wFirma.pl - zakładka ZUS i US

W przypadku firm w których włączoną obsługę PPK w tej zakładce będzie można wprowadzić takie informacji jak:

  • identyfikator ewidencji PPK - jest to identyfikator uczestnika nadany i przekazany przez instytucję finansową;
  • numer PPK nadany przez instytucję finansową - czyli inaczej numer rachunku, który uczestnik ma nadany przez instytucję finansową;
  • Id PPK pracownika - nadany pracownikowi podczas zgłoszenia numer identyfikacyjny, który jest przenoszony na deklarację rozliczeniową, Gdzie można wybrać:
    • Automatyczne gdy zgłoszenie do PPK zostało sporządzone w wFirma.pl;
    • Ręczne jeżeli zgłoszenie do PPK sporządzono poza wFirma.pl, wtedy konieczne jest ustalenie jaki ID został nadany pracownikowi w zewnętrznym systemie i przeniesienie tych danych do wFirma.pl.

Dodawanie nowego pracownika w module kadry  - zakładka ZUS, US, PPK

 Po wypełnieniu danych należy zatwierdzić wprowadzone informacje poprzez przycisk Zapisz.

Modyfikowanie wprowadzonych danych

Istnieje również możliwość edytowania wprowadzonych danych. W tym celu należy zaznaczyć pracownika i następnie w górnym menu wybrać opcję Modyfikuj.

Dodawanie nowego pracownika w systemie wFirma.pl - modyfikacja dodawanego pracownika

Po modyfikacji danych pracownika należy pamiętać o zapisaniu zmian.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Zapewniamy regularne aktualizacje systemu, które odpowiadają na potrzeby naszych klientów i są zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Gwarantujemy bezpieczeństwo korzystania z serwisu, nad którym nieustannie czuwają eksperci z zakresu prawa.
Ewa Szpytko-Waszczyszyn Dyrektor Działu Prawnego Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Ewa Szpytko-Waszczyszyn