Pierwsze zatrudnienie pracownika w systemie wFirma

W związku z rozwojem mojej firmy chciałabym podpisać umowę o pracę z osobą, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Jak wygląda zatrudnienie pracownika krok po kroku? Jakie mam obowiązki względem urzędu skarbowego czy ZUS?

Przedsiębiorca decydujący się na pierwsze zatrudnienie pracownika, powinien się do tego odpowiednio przygotować. Zatrudnienie pracownika wiąże się bowiem dla pracodawcy z szeregiem obowiązków, których musi on dopilnować. Zapoznaj się z artykułem i dowiedz się jak wygląda proces związany z zatrudnieniem osoby na podstawie umowy o pracę!

Zatrudnienie pracownika krok po kroku

Proces związany z zatrudnieniem pracownika składa się z wielu etapów. Poniżej przedstawiamy kroki jakie należy wykonać w takiej sytuacji. 

Kwestionariusz osobowy

Przedsiębiorca który po zakończeniu procesu rekrutacyjnego zdecyduje się na nawiązanie współpracy z daną osobą powinien w pierwszej kolejności pozyskać dane osobowe przyszłego pracownika potrzebne do podpisania z nim umowy o pracę czy podpisania skierowania na badania lekarskie. Użytkownik systemu wFirma.pl może pozyskać niezbędne dane od przyszłego pracownika z wykorzystaniem kwestionariusza osobowego online. Dzięki temu formularzowi można oszczędzić czas na wprowadzaniu danych do systemu - zostaną one automatycznie wczytane z przesłanego dokumentu.

Kwestionariusz dla pracownika można dodać z poziomu KADRY » PRACOWNICY » DODAJ »  DODAJ DANE RĘCZNIE lub UDOSTĘPNIJ KWESTIONARIUSZ ONLINE. Do pracownika zostanie wysłany e-mail z aktywacją konta, gdzie będzie mógł wypełnić odpowiedni druk.

Pełną instrukcję wysyłki kwestionariusza można znaleźć  w opracowaniu: Interaktywny kwestionariusz osobowy

Dodanie pracownika do systemu

Jeżeli przedsiębiorca, pozyska dane osobowe pracownika w tradycyjny sposób bez wykorzystania interaktywnego kwestionariusza osobowego, powinien następnie wprowadzić je z poziomu zakładki KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA »  DODAJ DANE RĘCZNIE.

Szczegóły związane z wprowadzaniem pracownika do systemu zostały opisane w artykule pomocy: Dodawanie nowego pracownika w module kadry

Warto również zapoznać się z artykułem: Szczegóły pracownika - wprowadzanie danych, w którym został opisany proces wprowadzania historii zatrudnienia oraz wykształcenia - wprowadzenie tych danych umożliwi dokonanie automatycznych przeliczeń limitów urlopów. 

Skierowanie na badania lekarskie

Każdy nowy pracownik, przed przystąpieniem do pracy, powinien zostać wysłany na wstępne badania lekarskie. Lekarz medycyny pracy stwierdza, czy pracownik jest zdolny do wykonywania pracy na danym stanowisku i określonych warunkach. Skierowanie na badania dla pracownika generuje się z poziomu zakładki KADRY » PRACOWNICY, gdzie zaznacza się daną osobę i wybiera z górnego paska WYSTAW » SKIEROWANIE NA BADANIE.

Więcej o wystawianiu skierowania na badanie można przeczytać tu: Skierowanie na badania lekarskie - jak wydrukować?

Dodanie umowy o pracę w systemie

Posiadając dane osobowe kandydata na stanowisko pracy można podpisać z nim umowę o pracę, którą użytkownik wygeneruje w systemie z poziomu zakładek:

• KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWĘ O PRACĘ
• KADRY » PRACOWNICY » WYSTAW » UMOWĘ

Proces ten został dokładnie omówiony w artykule: Dodawanie umowy o pracę - jakie informacje należy wprowadzić?

Dokumenty niezbędne przy zatrudnieniu 

Nowy pracownik powinien zostać przeszkolony w zakresie BHP przed podjęciem pracy. Po ukończeniu szkolenia należy wystawić kartę szkolenia BHP.

Tu warto również pamiętać o pozostałych dokumentach dla pracownika, które przechowuje się w aktach osobowych, a są to:

• Informacja o równym traktowaniu
• Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu
• Klauzula do przetwarzania danych 
• Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich
• Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń
• PIT-2

Więcej na temat dokumentów i akt osobowych można znaleźć w artykule: Akta osobowe pracowników - jak należy je prowadzić?

Wyżej wymienione dokumenty można wygenerować dla danego pracownika w systemie poprzez zaznaczenie pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY i wybór opcji DRUKUJ » DOKUMENTY DO ZATRUDNIENIA. Z tego poziomu można również utworzyć dokumenty przydatne przy zatrudnianiu zleceniobiorców lub wykonawców dzieła. 

Zgłoszenie pracownika do ZUS

W następnym kroku pracodawca powinien wygenerować pracownikowi deklarację zgłoszeniową ZUS (przy umowie o pracę powstaje obowiązek ubezpieczeniowy: społeczny i zdrowotny). Deklarację zgłoszeniową generuje się w zakładce START » ZUS »  DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ » ZUS ZUA. 

W rubryce "data powstania obowiązku ubezpieczenia" należy wskazać dzień rozpoczęcia współpracy. 

Wygenerowaną deklarację należy dostarczyć do ZUS. Użytkownik może wysłać deklaracje bezpośrednio z naszego systemu. Wystarczy zweryfikowanie firmy poprzez dokonanie jednorazowej opłaty w wysokości 10 zł.

Proces wysyłki deklaracji został szczegółowo opisany w artykule pomocy: E-ZUS, czyli wysyłka deklaracji ZUS PUE bezpośrednio z wFirma.pl

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia pracownikowi

Maksymalnie do 10 dnia każdego miesiąca pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie. Pensje powinny być udokumentowane w postaci listy płac. W celu  wygenerowania takiego dokumentu wygenerowania należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ). Dane do listy płac dotyczące kwoty wynagrodzenia, stawki podatku czy składek ZUS zostaną zaczytane bezpośrednio z podanej wcześniej umowy. 

Temat ten został omówiony w artykule: Lista płac - jak ją wygenerować?

Deklaracje rozliczeniowe DRA

Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością comiesięcznego sporządzania i przekazywania do ZUS deklaracji rozliczeniowych. Po wygenerowaniu list płac użytkownik może sporządzić deklaracje rozliczeniowe z poziomu START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ, w których zostaną wykazani pracownicy oraz należne za nich składki ZUS. 

Podatek dochodowy za pracownika

Na podstawie list płac konieczne jest również wyliczenie wysokości zaliczki na podatek za pracownika. Zaliczkę na PIT-4R generuje się z poziomu zakładki START » PODATKI » PODATEK ZA PRACOWNIKA »  WYLICZ PODATEK » ZALICZKA NA PIT 4R. Podobnie jak w przypadku składek ZUS, podatek za pracownika zostanie naliczony w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, bez względu na to za jaki okres jest ono należne. 

Podatek należy przekazać do 20 dnia za miesiąc poprzedni na mikrorachunek podatkowy - ten sam na który przekazuje się podatek z działalności.

Temat ten został omówiony w artykule: Zaliczka na podatek dochodowy pracowników 

Pierwsze zatrudnienie pracownika - dodatkowe obowiązki

Pracodawca powinien również pamiętać o innych obowiązkach, jak np:

• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników - wprowadzanie urlopów czy zwolnień lekarskich pracownika; 
• wysyłce do ZUS zaświadczeń Z-3 w razie choroby pracownika;
• prowadzenie akt osobowych;
• pilnowaniu terminów związanych z prowadzeniem okresowych badań lekarskich i szkoleń bhp.

Obowiązki pracodawcy po zakończeniu roku

Po zakończeniu roku pracodawca powinien sporządzić za pracownika:

• PIT-11 w KADRY » DEKLARACJĘ » DODAJ DEKLARACJĘ » DEKLARACJĘ DOCHODÓW PRACOWNIKA (PIT-11). Deklarację należy wysłać do urzędu skarbowego do 31 stycznia, natomiast pracownikowi przekazać należy ją do końca lutego;

• PIT-4R w START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ » PIT-4R. Deklarację należy wysłać do US maksymalnie do 31 stycznia;

• informację dla osoby ubezpieczonej w KADRY » PRACOWNICY gdzie należy zaznaczyć pracownika i wybrać DRUKUJ » INFORMACJA ROCZNA DLA OSOBY UBEZPIECZONEJ. Informację należy przekazać pracownikowi do końca lutego.

W systemie istnieje możliwość wysyłki wygenerowanych deklaracji podatkowych bezpośrednio do urzędu skarbowego poprzez jej zaznaczenie w zakładce KADRY » DEKLARACJE lub START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » ZAZNACZENIE DEKLARACJI i kliknięcie w opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US LUB ZUS. Po otwarciu się okna należy przejść do zakładki BEZ PODPISU i tam dokonać autoryzacji wysyłki deklaracji przychodem z zeznania podatkowego za wskazany rok.