W systemie wfirma.pl wprowadziliśmy rozbudowany system jednostek składający się z dwóch grup: jednostki systemowe i jednostki użytkownika. Wprowadzone w systemie jednostki miar będą posiadały przypisane już kody jednostek, natomiast do każdej jednostki dodanej przez użytkownika niezbędne będzie samodzielne przypisanie kodu jednostki. Wprowadzenie tej funkcjonalności spowodowane jest wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych zgodnych ze standardami unijnymi i wymogami organizacji Open Peppol. Oznacza to, że ich zapis danych w formacie XML, musi być zgodny ze z góry narzuconym schematem i tym samym jednostki wskazane na fakturze powinny posiadać kod, dzięki któremu zapis danych na fakturze będzie odczytywany przez systemy księgowe instytucji publicznych.
Jednostki systemowe - jakie są dostępne domyślnie?
W systemie jednostki miar wykorzystywane są przy obliczaniu stanu magazynowego i wystawianiu dokumentów, zarówno przychodowo-kosztowych jak i magazynowych. Okno zarządzania jednostkami, umożliwiające spersonalizowanie systemu jednostek, znajduje się w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI i jest również dostępne w pakietach nie posiadających rozbudowanego magazynu.
W ramach jednostek systemowych dokonany został podziału na pięć podgrup:
- Waga: gram, dekagram, kilogram, tona
- Długość: milimetr, centymetr, metr, kilometr
- Objętość: mililitr, litr, decymetr sześcienny, metr sześcienny
- Powierzchnia: milimetr kwadratowy, centymetr kwadratowy, decymetr kwadratowy, metr kwadratowy
- Czas: sekunda, minuta, godzina, doba
- Sztuka: sztuka, dziesięć sztuk, sto sztuk, tysiąc sztuk
- Inne: usługa
Jednostki miar wewnątrz grup mają systemowo wprowadzone przeliczniki dzięki czemu użytkownik nie musi pamiętać o ich przeliczaniu. Jednostek tych nie można modyfikować jednakże w każdej chwili użytkownik może wyłączyć lub włączyć wybraną jednostkę korzystając ze znajdującego się przy niej pola wyboru i potwierdzając wprowadzone zmiany przyciskiem ZAPISZ.
Jednostki podzielne i niepodzielne w systemie
W systemie funkcjonują dwa rodzaje jednostek: podzielne i niepodzielne. Do jednostek niepodzielnych należą najmniejsze jednostki dla każdej z grup, tj.: gram (g), milimetr (mm), mililitr (ml), milimetr kwadratowy (mm2), sekunda (s), sztuka (szt.), oraz usługa (usł.). Dodatkowo do jednostek niepodzielnych należą także wszystkie jednostki utworzone przez użytkownika, z uwagi na ich niestandardowy charakter.
Przykład 1.
Dla przyjętego produktu ustalono, że jednostką partii będzie sztuka (szt.). Wydając dany produkt można zastosować przelicznik będący wielokrotnością sztuki (10 szt., 100 szt., 1000 szt.), nie ma jednak możliwości zastosowania ilości mniejszej niż podstawowa jednostka partii (1 szt.), gdyż produkt musi być przyjmowany, składowany i wydawany w pełnych jednostkach tak by możliwa była jego faktyczna wycena.
Do jednostek podzielnych, należą te którą są tworzone na podstawie wielokrotności jednostek niepodzielnych lub podzielnych np. kilogram (kg), kilometr (km), litr (l), metr kwadratowy (m2), godzina (h).
Przykład 2.
Przyjmując produkt "A" ustalono, że jednostką partii będzie gram (g). Na magazyn przyjęto 4000 g produktu. Sprzedaż produktu "A" prowadzona jest w kilogramach (kg) i dekagramach (dag). Jednostki zostały prawidłowo zdefiniowane w systemie, zgodnie z instrukcją wskazaną w akapicie: Jednostki miar przy produkcie. Dokonano sprzedaży produktu w ilości 2,3 kg. W związku ze sprzedażą utworzono dokument WZ na ilość 2,3 kg, tym samym ze stanu magazynowego wydano 2 300 gram (co stanowi 2,3 kg po przeliczeniu), zgodnie z jednostką partii.
Pomimo zastosowania wyższej jednostki miary produktu, podczas sprzedaży ze skutkiem magazynowym, system automatycznie dokona przeliczenia ilości wydanego produktu w zastosowanej jednostce partii, co jest prawidłowym działaniem.
Jednostki użytkownika - dodawanie własnych jednostek
W zakładce: USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI możliwe jest dodatkowo tworzenie własnych jednostek miar. Aby to zrobić należy wybrać opcję DODAJ JEDNOSTKĘ.
Następnie należy nadać jej nazwę (składającą się maksymalnie z 16 znaków) oraz wybrać dla niej odpowiedni KOD JEDNOSTKI.
W większości przypadków zastosowanie będzie miał KOD UNIWERSALNY jednakże dla potrzeb naszych użytkowników wprowadziliśmy ponad 1300 międzynarodowych kodów jednostek miary, które użytkownik łatwo wyszuka dzięki opcji SZUKAJ W KATALOGU.
W celu wyszukania większej ilości kodów produktów, niż te podstawowe na poziomie filtrów należy zmienić filtr PROSTY na PEŁNY.
Jednostki miar przy produkcie
Z poziomu kartoteki produktu jednostki miar można dodać w dwóch miejscach. Pierwszym z nich, jednocześnie obowiązkowym, jest pole JEDNOSTKA PARTII. Z dostępnej przy tym polu listy rozwijanej można wybrać jedynie te jednostki miar, które zostały przez użytkownika włączone w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI. Wybrana w tej części jednostka będzie używana do wyświetlania stanów magazynowych oraz jako domyślna jednostka dla danego produktu. Wybierając jednostkę partii należy mieć na uwadze iż podczas modyfikowania produktu nie można jej zmienić.
Drugim miejscem jest zakładka JEDNOSTKI gdzie użytkownik ma możliwość wybrania dodatkowych jednostek miar jakie będą używane w dokumentach powiązanych z tym produktem. Te jednostki mogą zostać usunięte lub zmienione podczas modyfikowania produktu.
Pierwszym krokiem jaki należy wykonać jest wybranie jednej z pięciu zdefiniowanych systemowo grup jednostek:
- Waga
- Długość
- Objętość
- Powierzchnia
- Czas
- Sztuka
- Inne i Użytkownika
Następnie należy wybrać jedną z jednostek wchodzących w skład danej grupy, ustalić przelicznik oraz jednostkę odniesienia. Jednostka odniesienia musi zostać wybrana spośród jednostek miar przypisanych już do produktu więc dla pierwszej jednostki dodatkowej będzie to JEDNOSTKA PARTII.
Aby dodać więcej jednostek z tej samej grupy należy kliknąć + NOWY WIERSZ i ponownie wybrać daną grupę jednostek. Przy kolejnej jednostce z tej samej grupy (na przykładzie są to WAGA i OBJĘTOŚĆ) nie trzeba definiować przelicznika. Druga i kolejna jednostka z danej grupy są przeliczane automatycznie na podstawie przelicznika zdefiniowanego przy pierwszej jednostce oraz różnicy wielkości w ramach grupy.
Przykład: Jeżeli 1 dekagram odpowiada 1 sztuce to 1 kilogram będzie odpowiadał 100 sztukom.
Jednostki miar dodane w kartotece danego produktu będą możliwe do wykorzystania przy wystawianiu powiązanych z nim produktów. Domyślnie podpowiadana będzie JEDNOSTKA PARTII jednakże użytkownik będzie mógł wybrać dowolną, dodaną do kartoteki produktu, jednostkę pozostawiając przeliczenie ilości oraz ceny systemowi.
Jednostki miar w pakietach bez rozbudowanego magazynu
W pakietach nie zawierających rozbudowanego magazynu ("Księgowość online" oraz "Fakturowanie") wprowadzona została uproszczona wersja systemu jednostek. Ustawienia jednostek można znaleźć w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI a jednostki widoczne w tym miejscu dzielą się na dwie grupy: jednostki systemowe oraz jednostki użytkownika. Jednostek systemowych nie można modyfikować jednakże w każdej chwili użytkownik może wyłączyć lub włączyć wybraną jednostkę korzystając ze znajdującego się przy niej pola wyboru i potwierdzając wprowadzone zmiany przyciskiem ZAPISZ.
W kartotece produktu można zdefiniować jednostkę podstawową, którą może być zarówno jednostka systemowa jak i jednostka użytkownika. W wersji uproszczonej nie ma możliwości przypisania produktowi dodatkowych jednostek miary.
Podczas wystawiania dokumentów użytkownik ma możliwość wybrania innej jednostki niż przypisana do produktu. W polu definiowania jednostki dostępne są, oprócz jednostki podstawowej (ustawionej dla produktu), wszystkie włączone w ustawieniach jednostki systemowe oraz jednostki dodane przez użytkownika. Jednakże, ze względu na brak systemu przeliczeń jednostek, w przypadku wybrania jednostki większej niż przypisana do produktu ilość towaru na stanie zostanie zmieniona o podaną na fakturze ilość.
Przykład: w kartotece produktu zdefiniowano jednostkę podstawową "szt." a podczas sprzedaży produktu wybrano jednostkę "10 szt." i wpisano ilość "1". W takim wypadku stan produktu zostanie zmniejszona o 1 sztukę. W pakiecie z rozbudowanym magazynem nastąpiłoby przeliczenie jednostki "10 szt." na jednostkę "szt." i pobranie 10 sztuk towaru z magazynu.
Domyślne jednostki miar w systemie
Domyśle jednostki w pakiecie z rozbudowanym magazynem
Dla użytkowników korzystających z pakietów z rozbudowanym magazynem (Księgowość online + magazyn oraz Zarządzanie sprzedażą + magazyn) wprowadziliśmy możliwość zdefiniowania dla każdego produktu jednostki domyślnej. Jednostkę domyślną można zdefiniować podczas dodawania lub modyfikacji produktu, w podzakładce JEDNOSTKI okna dodawania lub widoku szczegółów produktu, gdzie należy zaznaczyć pole wyboru przy jednostce. W przypadku pozostawienia w kolumnie DOMYŚLNA wszystkich pól odznaczonych, domyślną jednostką będzie jednostka podstawowa zdefiniowana dla produktu w podzakładce PODSTAWOWE INFORMACJE.
Po zdefiniowaniu jednostki domyślnej będzie ona automatycznie uzupełniana podczas wystawiania dokumentów magazynowych lub dokumentów sprzedaży z użyciem tego produktu a ceny zostaną zmienione zgodnie z ustalonymi w szczegółach produktu przelicznikami.
Domyślne jednostki miar w pakiecie bez magazynu
Dla użytkowników systemu, którzy nie korzystają z rozbudowanego magazynowego (pakiet Zarządzenie sprzedażą lub Księgowość online), ale posiadają katalog produktów również wprowadziliśmy funkcjonalność jednostki domyślnej. Jest to jednostka, która będzie podpowiadana przy braku powiązania produktu dodanego do tworzonego dokumentu z katalogiem produktów.
Dla osób chcących zdefiniować inną domyślną jednostkę stworzyliśmy taką możliwość. Po odznaczeniu jednostki szt. w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI, jednostką domyślną zostanie ostatnia włączona jednostka systemowa. Przykładowo po wyłączeniu jednostki szt. i włączeniu, jako ostatniej, jednostki wagi: g będzie ona domyślnie podpowiadana na wystawianych w systemie dokumentach.
Czy korzystanie z rozbudowanego systemu jednostek jest konieczne?
Jedyną wymaganą do korzystania z systemu jednostką jest JEDNOSTKA PARTII wprowadzana w kartotece produktu, w miejsce dotychczasowego pola JEDNOSTKA. Dodawanie własnych oraz definiowanie dodatkowych jednostek w katalogu produktu nie jest obowiązkowe. Jest to rozwiązanie mające na celu ułatwienie pracy osobom potrzebującym systemu umożliwiającego automatyczne przeliczanie ilości dla produktów występujących w różnych opakowaniach.
Dokumenty wygenerowane przed dniem 2 lutego 2019 r.
Ze względu na całkowitą zmianę systemu działania jednostek w dokumentach wygenerowanych przed aktualizacją lutową 2019 r. zostanie zablokowana możliwość podczas modyfikowania tych dokumentów, zmiany wpisanych przed aktualizacją jednostek. W przypadku modyfikacji można wciąż poprawić ilość jednakże zostanie ona przeliczona w stosunku 1:1 z jednostką partii widniejącą w kartotece danego produktu.
Przykład: w zakładce PRODUKTY “Produkt A” posiada przypisaną jednostkę “szt.” a jego stan na magazynie wynosi 20. Dokument WZ wygenerowanego przed aktualizacją zawiera pozycję: “Produkt A”, ilość 10 oraz jednostka “opak.”. Po aktualizacji wygląd dokumentu się nie zmieni jednakże w przypadku jego modyfikowania nie będzie można zmienić jednostki a zmiana ilości z 10 na 4 spowoduje zmianę stanu magazynowego na 26 sztuk.
