W systemie wFirma.pl dla użytkowników prowadzących magazyn dostępna funkcja Daty ważności produktów. Umożliwia ona kontrolowanie dat przydatności dla wybranych produktów - towarów i kompletów (nie dotyczy usług), a także stosowanie metody FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi). Temat metody FeFo został szczegółowo omówiony w artykule pomocy: Metoda FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło) w magazynie.
Jak włączyć funkcję daty ważności produktów?
W celu włączenia funkcji dat ważności produktów na koncie należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN, zaznaczyć opcję WŁĄCZ DATY WAŻNOŚCI PRODUKTÓW i potwierdzić wybierając ZAPISZ.
Dodawanie produktu z datą ważności
W celu włączenia dat ważności dla konkretnego produktu, w trakcie jego dodawania przez zakładkę: MAGAZYN » PRODUKTY » PRODUKT » DODAJ PRODUKT, należy zaznaczyć opcję DATA WAŻNOŚCI. Wówczas wyświetli się dodatkowe pole TERMIN PRZYPOMNIEŃ, w którym możliwe jest uzupełnienie informacji, ile dni wcześniej system ma wyświetlić przypomnienie o zbliżającym się terminie przydatności produktu. Pozostawienie wartości “0” skutkuje brakiem pojawiania się przypomnień o upływającym terminie ważności.
Zapisanie produktu z zaznaczoną opcją DATA WAŻNOŚCI powoduje włączenie dla niego metody FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło) oraz powiadomień zgodnie ze wskazanym terminem przypomnień.
Jak przyjąć produkt do magazynu z datą ważności?
Przyjęcie produktu na podstawie dokumentu magazynowego
Przyjęcie produktu w systemie możliwe jest za pomocą dokumentu magazynowego PW (przyjęcie wewnętrzne) oraz PZ (przyjęcie zewnętrzne). W celu wygenerowania tego rodzaju dokumentu należy przejść do zakładki MAGAZYN » PRODUKTY, a następnie zaznaczyć przyjęte produkty. W kolejnym kroku należy wybrać opcję PRZYJĘCIE » NA PODSTAWIE PW / NA PODSTAWIE PZ.
Dodanie tego rodzaju dokumentu możliwe jest również z zakładki MAGAZYN » DOKUMENTY, gdzie dostępna jest opcja DODAJ » DODAJ DOKUMENT PW / DODAJ DOKUMENT PZ.
Po wybraniu odpowiedniego rodzaju dokumentu przyjęcia, wyświetli się okno dodawania PZ/PW, w którym należy uzupełnić dane dotyczące przyjętych produktów. Jeżeli towar/komplet ma:
- włączoną opcję DATA WAŻNOŚCI, wówczas możliwe będzie uzupełnienie kolumny DATA WAŻNOŚCI, która obowiązywać będzie dla przyjmowanej partii produktów,
- wyłączoną opcję DATA WAŻNOŚCI, nie ma możliwości uzupełnienia kolumny DATA WAŻNOŚCI - jej brak nie wpłynie na możliwość zapisania dokumentu.
W systemie możliwe jest zapisanie produktu z przyszłą lub przeszłą datą ważności. Jeżeli jednak data produktu jest przeterminowana, wyświetli się komunikat: “Wprowadzona data ważności jest w przeszłości. Jesteś pewien, że chcesz kontynuować?”. Wybranie opcji TAK skutkować będzie zapisaniem dokumentu. Natomiast po wyborze opcji NIE, system cofnie okno do okna dodawania nowego dokumentu.
Przyjęcie produktu na podstawie dokumentu zakupu (faktury/rachunku)
W celu przyjęcia produktu na podstawie faktury kosztowej, należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie w przypadku czynnego podatnika VAT należy wybrać opcję DODAJ » FAKTURĘ VAT / FAKTURA (BEZ VAT), a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT: DODAJ » WYDATEK. W wyświetlonym oknie należy wybrać RODZAJ WYDATKU: ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH oraz wprowadzić produkt wraz z ilością i wartością przez podzakładkę POZYCJE. W ten sposób produkt zostanie uwzględniony na stanie magazynu.
Jeżeli wybrany produkt ma:
- włączoną opcję DATA WAŻNOŚCI, wówczas możliwe będzie uzupełnienie kolumny DATA WAŻNOŚCI, która obowiązywać będzie dla przyjmowanej partii produktów,
- wyłączoną opcję DATA WAŻNOŚCI, nie ma możliwości uzupełnienia kolumny DATA WAŻNOŚCI - jej brak nie wpłynie na możliwość zapisania dokumentu.
Szczegóły księgowania tego rodzaju wydatku zostały opisane w artykule: Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych.
Jak wydać produkt z magazynu posiadający daty ważności?
Wydanie produktu na podstawie dokumentu magazynowego
Wydanie produktu możliwe jest za pomocą dokumentu magazynowego RW (rozchód wewnętrzny) oraz WZ (wydanie zewnętrzne). W celu wygenerowania tego rodzaju dokumentu należy przejść do zakładki MAGAZYN » PRODUKTY i następnie zaznaczyć wydawane produkty. W kolejnym kroku należy wybrać opcję WYDANIE » NA PODSTAWIE WZ / NA PODSTAWIE RW.
Dodanie tego rodzaju dokumentu możliwe jest również z pozycji zakładki: MAGAZYN » DOKUMENTY, gdzie dostępna jest opcja DODAJ » DODAJ DOKUMENT RW / DODAJ DOKUMENT WZ.
Po wybraniu dokumentu wydania, wyświetli się okno, w którym należy uzupełnić wymagane dane dotyczące wydawanych produktów. Podczas wydania produktów nie ma możliwości wyboru daty ważności, ponieważ w przypadku produktu:
- z włączoną opcją DATA WAŻNOŚCI działa metoda FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi),
- z wyłączoną opcją DATA WAŻNOŚCI działa metoda FiFo (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło).
W przypadku, gdy następuje wydanie partii produktu, dla którego termin ważności nie minął, system, pozwoli na zapisanie dokumentu magazynowego. Jeżeli jednak partia ta będzie miała przeterminowaną datę ważności, system poprosi o potwierdzenie, czy na pewno zostać wydana przeterminowana partia produktu.
Wydanie produktu na podstawie dokumentu sprzedaży
Wydanie produktów z magazynu poprzez dokumenty sprzedaży może odbyć się na podstawie:
- faktury VAT (w przypadku czynnego podatnika VAT) lub faktury bez VAT (w przypadku podatnika zwolnionego z VAT),
- paragonu niefiskalnego lub fiskalnego,
- faktury końcowej.
W celu wydania produktu na podstawie dokumentu sprzedaży, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie za pomocą opcji DODAJ należy wybrać odpowiedni rodzaj dokumentu.
Jeżeli wraz z wystawieniem dokumentu sprzedaży ma zostać wywołany skutek magazynowy należy pozostawić zaznaczoną opcję WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY.
Po zapisaniu dokumentu sprzedaży system automatycznie wygeneruje dokument magazynowy WZ, który można znaleźć w zakładce: MAGAZYN » DOKUMENTY. Nie ma możliwości wyboru daty ważności dla dokumentów rozchodowych, zatem wydanie:
- produktów z włączoną opcją DATA WAŻNOŚCI działa metoda FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi),
- produktów z wyłączoną opcją DATA WAŻNOŚCI działa metoda FiFo (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło).
Jeżeli nastąpi wydanie partii produktu, dla której termin ważności nie minął, system pozwoli na zapisanie dokumentu magazynowego. Jednak, gdy partia produktu będzie miała przeterminowaną datę ważności, system poprosi o potwierdzenie, czy ma zostać wydana przeterminowana partia produktu.
Jak włączyć daty ważności dla produktów posiadanych już na stanie?
Po włączeniu dat ważności produktów w ustawieniach systemu, aby daty mogły zostać ustawione dla produktów obecnie posiadanych na stanie należy dokonać:
Modyfikacji danego produktu w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY, gdzie należy zaznaczyć dany produkt i wybrać z górnego menu opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ.
W oknie modyfikacji produktu (towaru lub kompletu) należy zaznaczyć opcję DATA WAŻNOŚCI oraz opcjonalnie ustawić TERMIN PRZYPOMNIEŃ - czyli datę na ile dni przed upływem terminu ważności danej partii produktu system ma wysyłać powiadomienia o zbliżającym się terminie.
2. Masową modyfikację produktów w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY, gdzie należy zaznaczyć kilka wybranych produkty, dla których określamy daty ważności i wybrać z górnego menu opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ.
W otwartym oknie masowej modyfikacji należy obok pola DATY WAŻNOŚCI zaznaczyć opcję ZMIEŃ.
Po zaznaczeniu opcji ZMIEŃ pojawi się dodatkowe pole TERMIN PRZYPOMNIEŃ, które można również uzupełnić, także za pomocą opcji ZMIEŃ i wpisanie liczby dni. Dokonanie powyższej czynności umożliwi określenie dat ważności dla partii oraz terminu przypomnienia dla zaznaczonych produktów.
Aby dodać daty ważności dla partii produktów z nieokreśloną datą, które już znajdują się na stanie magazynu, należy kliknąć na nazwę produktu w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY i w pojawiającym się oknie przejść do podzakładki MAGAZYN. W tej podzakładce w sekcji PARTIE PRODUKTU widoczne będą wszystkie partie produktu dostępne obecnie na stanie - z określoną i nieokreśloną datą ważności.
Należy kliknąć na ikonę kalendarza
Dodanie kilku dat ważności dla jednej partii danego produktu
Jeśli przyjęta partia produktu posiada więcej niż jedną datę ważności a użytkownik chce ustawić odpowiednie daty ważności dla konkretnych ilości produktów, należy dokonać poniższego:
Wyzerować (w faktycznej dacie przyjęcia produktu z PZ) stan produktu z danej partii, która posiada kilka różnych dat ważności przez zaznaczenie produktu w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY i wybranie opcji WYDANIE » NA PODSTAWIE RW.
2. Przyjąć produkt ponownie na stan w faktycznej dacie z wcześniejszego dokumentu PZ, poprzez zaznaczenie na liście danego produktu w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY i wybranie z górnego menu opcji PRZYJĘCIE » NA PODSTAWIE PW.
Wszystkie wprowadzone daty ważności dla poszczególnych partii produktu będą widoczne w jego szczegółach, po kliknięciu na nazwę produktu i przejściu do podzakładki MAGAZYN.
