W systemie wFirma dla biur rachunkowych istnieje możliwość podpisywania dokumentów i deklaracji przez szafa Biura rachunkowego zarówno na kontach klientów (przedsiębiorców), jak i na własnym. Następnie, tak podpisane obiekty można wysłać bezpośrednio z systemu, co pozwala zaoszczędzić czas.
Konfiguracja środowiska podpisu
Deklaracje i dokumenty można podpisywać przy wykorzystaniu własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego wystawionego przez jedno z centrum certyfikacji: https://www.nccert.pl/.
System obsłuży użycie podpisów kwalifikowanych takich, jak m.in.:
- Certum,
KIR,
Eurocert,
SimplySign,
mSzafir (instrukcja producenta znajduje się TUTAJ).
Biura rachunkowe oraz ich klienci nie mogą korzystać z usług e-deklaracje, służącej do wysyłania deklaracji podpisem pracowników wFirma, gdyż, co do zasady, biura powinny posiadać własny podpis kwalifikowany i nim autoryzować deklaracje klientów.
Aby móc podpisywać deklaracje oraz dokumenty w systemie wFirma dla biur rachunkowych własnym podpisem kwalifikowanym wymagane jest zainstalowanie:
najnowszej wersji JAVA,
wtyczki do przeglądarki internetowej autorstwa KIR,
aplikacji Szafir Host,
w zależności od posiadanej karty kryptograficznej: ewentualne sterowniki / aplikację do obsługi karty.
Odnośniki do instalacji wtyczki KiR i aplikacji Szafir Host pojawią się w trakcie pierwszej próby złożenia podpisu jeśli do tej pory nie zostały zainstalowane na urządzeniu. Aplikację do obsługi podpisu i sterowniki należy pobrać bezpośrednio ze strony producenta i zainstalować na urządzeniu.
Po instalacji wcześniej wspomnianego oprogramowania należy wyłączyć i ponownie włączyć przeglądarkę internetową w celu odświeżenia ustawień nowo zainstalowanej wtyczki.
Podpisywanie dokumentów własnym podpisem kwalifikowanym
W systemie możliwe jest podpisywanie dokumentów własnym podpisem kwalifikowanym, co gwarantuje bezpieczeństwo dokumentu poprzez:
zachowanie integralności jego treści, czyli braku możliwości ingerencji w treść takiego dokumentu,
autentyczność pochodzenia, czyli kto potwierdził plik, a zatem kto zatwierdził jego treść podpisując go.
Aby móc podpisać dokument w systemie najpierw należy go dodać. W celu dodania dokumentu należy przejść do zakładki:
CRM » KONTRAHENCI,
lub
KADRY » PRACOWNICY.
Następnie należy kliknąć w danego kontrahenta/pracownika i w oknie, jakie się pojawi przejść do podzakładki DOKUMENTY.
Następnie klikając DODAJ i przechodząc do podzakładki NA PODSTAWIE PLIKU możliwe będzie załączenie plików do systemu. Dokumentami mogą być pliki lub skany w różnym formacie: PDF, JPEG, PNG,XML i inne. Załączone w systemie pliki można opatrzyć własnym podpisem kwalifikowanym. W tym celu należy zaznaczyć wybrany dokument, a następnie wybrać opcję PODPISZ.
Po zakończeniu procesu podpisywania przy podpisanym dokumencie będzie znajdowała się ikona ołówka świadcząca o tym, że dokument został pomyślnie podpisany.
Podpisywanie deklaracji własnym podpisem kwalifikowanym
Z systemu można w prosty sposób podpisać i wysłać również deklaracje, np. JPK_V7, czy ZUS DRA.
Wysyłka JPK_V7 przy użyciu własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego odbywa się z poziomu zakładki: START » DEKLARACJE KLIENTÓW » SKARBOWE z poziomu konta szefa biura rachunkowego lub bezpośrednio z poziomu firmy klienta. Po wygenerowaniu pliku w celu jego wysyłki należy go zaznaczyć i wybrać opcję WYŚLIJ DO URZĘDU.
Otworzona zostanie zakładka WŁASNY PODPIS, gdzie po kliknięciu w przycisk Podpisz deklarację i wpisaniu PINu będzie możliwość wysyłki naciskając przycisk WYŚLIJ DO URZĘDU.
Gdy koperta przy deklaracji zmieni kolor na zielony, będzie to oznaczało, że wysyłka przebiegła prawidłowo i możliwe jest wygenerowanie UPO przy użyciu akcji POBIERZ UPO.
Analogicznie wygląda wysyłka dla deklaracji ZUS, z tą różnicą, że odbywa się ona z poziomu zakładki START » DEKLARACJE KLIENTÓW » ZUS z poziomu konta szefa biura rachunkowego, gdzie po zaznaczeniu deklaracji należy wybrać WYŚLIJ DO ZUS. Akcję tę można też wykonać bezpośrednio z poziomu firmy klienta biura.
Najczęstsze przyczyny problemów podczas pracy z podpisem kwalifikowanym
Najczęściej występującymi problemami podczas użytkowania podpisu kwalifikowanego są:
brak lub zbyt niska / niewłaściwa wersja środowiska Java zainstalowana na komputerze,
brak zainstalowanego / włączonego rozszerzenia Podpis elektroniczny Szafir SDK oraz dodatkowej aplikacji Szafir Host,
podpis jest nieprawidłowo podpięty do urządzenia,
zainstalowana wtyczka Adblock, która może blokować poprawne działanie podpisu,
nieaktualne sterowniki karty kryptograficznej.
- w celu podpisania deklaracji przy wykorzystaniu obsługiwanego podpisu kwalifikowanego zalecamy korzystanie z urządzeń z zainstalowanym systemem Windows.
