W systemie wFirma.pl istnieje możliwość zdefiniowania nadawcy wysyłanych maili na własny adres mailowy (np. z wysyłanymi z systemu fakturami do kontrahenta lub w przypadku biur rachunkowych - wiadomości z Listy firm). Poniżej znajduje się instrukcja w jaki sposób powinna zostać wykonana integracja SMTP.
Korzyści płynące z integracji z SMTP
Integracja z własnym serwerem SMTP niesie ze sobą wiele korzyści dla użytkowników systemu wfirma.pl. Aktualnie opcja wysyłki własnych szablonów, dokumentów z zakładki CRM » DOKUMENTY oraz dokumentów z zakładki KADRY, jest dostępna wyłącznie w przypadku zintegrowania się z własnym SMTP. Dzięki temu ilość wysłanych dokumentów jest nieograniczona, co pozwala na swobodną komunikację i zarządzanie dokumentami bez obaw o limity.
W sytuacji, gdy firma jest zweryfikowana w systemie, ale nie posiada integracji SMTP, istnieje ograniczenie do 50 wysłanych dokumentów. Weryfikacja daje więc pewne możliwości, ale pełne wykorzystanie funkcji systemu wymaga integracji SMTP.
Natomiast firmy, które nie są zweryfikowane w systemie i nie posiadają integracji SMTP, nie mają możliwości wysyłania dokumentów wygenerowanych za pomocą własnych szablonów oraz dokumentów z zakładki KADRY. Ograniczenie to ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z polityką systemu wFirma.
Integracja SMTP - jak ją wykonać?
W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA i z sekcji INNE » UŻYTKOWNICY, wybrać użytkownika, dla którego chcemy skonfigurować ustawienia, a następnie kliknąć przycisk MODYFIKUJ.
W zakładce SMTP należy podać dane konta mailowego, z którego mają być wysyłane powiadomienia/faktury.
W polu LOGIN należy wpisać login do serwera poczty, który najczęściej jest adresem e-mail, natomiast w polu HASŁO należy wprowadzić hasło do SMTP poczty (nie do konta w wFirma).
W opisie pomocy technicznej używanej poczty elektronicznej należy odszukać adres SMTP serwera pocztowego i port dla domeny, na której jest poczta, a następnie uzupełnić te dane w systemie wFirma.
W przypadku wyboru rodzaju połączenia TLS lub SSL szyfrowanie należy ustawić jako domyślny szyfr - zostaną wówczas wybrane standardowe ustawienia dla danej poczty. Wybór rodzaju połączenia ZWYKŁE spowoduje, że wysyłane wiadomości nie będą szyfrowane.
Co zrobić, gdy integracja SMTP nie działa poprawnie?
Jeżeli wysyłka nie działa poprawnie, należy zmienić szyfrowanie z domyślny szyfr na silny szyfr, średni szyfr lub słaby szyfr.
Aby odpowiedź na maila trafiała do adresata, w zakładce USTAWIENIA w sekcji INNE » UŻYTKOWNICY należy zaznaczyć użytkownika i wybrać opcję modyfikuj, a następnie zmienić e-mail na odpowiedni przy pozycji ODPOWIEDŹ DO.
W przypadku korzystania z adresu e-mail Google, w pierwszej kolejności należy włączyć dwuetapową weryfikację. W tym celu należy przejść na swoje konto Google, następnie w zakładce BEZPIECZEŃSTWO, w sekcji SPOSÓB LOGOWANIA SIĘ W GOOGLE należy wybrać WERYFIKACJA DWUETAPOWA.
Po wykonaniu tej czynności, poniżej wyświetli się opcja HASŁA DO APLIKACJI w której należy wygenerować oraz skopiować hasło.
Następnie należy wprowadzić hasło do ustawień systemu w zakładce USTAWIENIA z sekcji INNE » UŻYTKOWNICY, wybrać użytkownika, dla którego chcemy skonfigurować ustawienia, kliknąć przycisk MODYFIKUJ, w podzakłace SMTP, w polu HASŁO należy wprowadzić 16- znakowe hasło wygenerowane na koncie Google.
