Art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na płatnika składek obowiązek wydania ubezpieczonemu raz na rok informację o naliczonych składkach ubezpieczeniowych. System wFirma daje możliwość generowania deklaracji i bezpośredniej wysyłki do pracownika.
Termin przekazania pracownikowi informacji dla osoby ubezpieczonej
Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej powinna być wydana w terminie do 28. lutego następnego roku za rok poprzedni. Jeżeli osoba ubezpieczona wystąpiła z żądaniem wcześniejszego wydania informacji wówczas płatnik powinien ją przekazać przed tym terminem.
Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej - generowanie z systemu
W celu wygenerowania Informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY, następnie zaznaczyć wybranego pracownika i po kliknięciu DRUKUJ, wybrać INFORMACJA ROCZNA DLA OSOBY UBEZPIECZONEJ.
Istnieje możliwość masowego generowania dokumentów. W tym celu należy zaznaczyć kilku pracowników, wybrać DRUKUJ oraz rodzaj dokumentu.
W oknie Generowanie rocznej informacji należy uzupełnić ROK, za który chcemy przygotować informację oraz pole DATA WYPEŁNIENIA. IDENTYFIKATOR RAPORTU automatycznie zostaje uzupełniony wartością 1, pole to należy zmienić, gdy generuje się korekty informacja roczna dla osoby ubezpieczonej.
Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej zostanie wygenerowana w formacie PDF i zapisana na dysku komputera.
Skąd zaczytywane są dane do informacji dla osoby ubezpieczonej?
Dane do informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej są pobierane z raportów imiennych, które są dołączane do deklaracji DRA. Aby wygenerować IR (dawniej zwany IMIR) należy mieć sporządzone wszystkie deklaracje DRA w systemie.
Jak opublikować pracownikowi informację roczną dla osoby ubezpieczonej?
Wygenerowane informacje roczne użytkownik może udostępnić swoim pracownikom poprzez zaznaczenie jej w zakładce START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW i kliknięcie w opcję OPUBLIKUJ » OPUBLIKUJ W PANELU ePRACOWNIK.
Potwierdzeniem poprawnie dokonanej przez system publikacji, jest pojawienie się symbolu niebieskiego oka przy udostępnionym dokumencie.
Masowa wysyłka IMIR do pracowników
System wFirma umożliwia również wysyłkę IMIR na adres poczty elektronicznej pracownika. Aby móc wysłać deklaracje elektronicznie, należy upewnić się, że adres e-mail pracownika jest poprawnie wpisany w jego danych w systemie w zakładce KADRY » PRACOWNICY » ZAZNACZENIE PRACOWNIKA » SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » PODSTAWOWE INFORMACJE » ADRES E-MAIL. Dodatkowo, do wysyłki deklaracji niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, a nie podpis pracownika wFirma ani autoryzacja wysyłki przychodem.
Aby wysłać informację miesięczną o rozliczeniu z pracownikiem (IMIR) należy przejść do zakładki START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW. Następnie należy zaznaczyć pracowników, którym chcemy wysłać dokument i wybrać z górnego paska akcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO PRACOWNIKÓW.
Następnie w nowo otwartym oknie istnieje możliwość spersonalizowania wiadomości do pracownika, a także zaznaczenia opcji otrzymania potwierdzenia odbioru deklaracji. Dodatkowo w tym miejscu można podpisać i wysłać zbiorczo wszystkie deklaracje do pracowników, klikając przycisk "PODPISZ I WYŚLIJ DO PRACOWNIKÓW".
Po pomyślnym podpisaniu i wysłaniu deklaracji, w oknie pojawi się zielona ikona przy pracowniku, a status wysłania dokumentu zostanie oznaczony ikoną @.
