System wfirma.pl automatycznie ujmuje w ewidencjach właściwe kwoty kosztu oraz podatku VAT dla danego pojazdu zgodnie z wprowadzoną definicją pojazdu w oparciu o obowiązujące przepisy.
Zmiany w rozliczeniach samochodów obowiązujące od 2019 roku
Od 2019 r. wprowadzono ograniczenia dotyczące księgowania do kosztów uzyskania przychodów wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdami osobowymi używanymi w prowadzonej działalności gospodarczej. Zamiany dotyczą pojazdów:
- prywatnych pojazdów osobowych - dla których limit wydatków eksploatacyjnych możliwych do ujmowania w kosztach został ograniczony do 20%,
- firmowych pojazdów osobowych i ciężarowych (niespełniających definicji ustawowej pojazdu ciężarowego, którą znaleźć można w artykule: Samochód ciężarowy - definicja w VAT i podatku dochodowym), które ujęte są w środkach trwałych lub używane w leasingu operacyjnym, najmie, dzierżawie czy innej umowie o podobnym charakterze oraz są wykorzystywane również do celów niezwiązanych z działalnością (np. prywatnie) - limit wydatków eksploatacyjnych ujmowanych w kosztach został ograniczony do 75%. Natomiast odliczenie 100% kosztów jest możliwe dla tych pojazdów jeżeli są wykorzystywane wyłącznie w działalności, z wymogiem prowadzenia kilometrówki do celów VAT oraz zgłoszenia pojazdu do urzędu na druku VAT-26,
- firmowych samochodów ciężarowych spełniających ustawową definicję pojazdu ciężarowego - dla których koszty nadal można rozliczać w 100%, bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu.
Więcej informacji o zmianach w rozliczeniach samochodów obowiązujących od 2019 r. wyjaśnia artykuł: Zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych w firmie od 2019 roku.
Księgowanie innych wydatków związanych z pojazdem
Poza wydatkami na paliwo przedsiębiorcy ponoszą również inne koszty związane z bieżącym użytkowaniem samochodu (np. części do samochodu, usługi naprawy czy myjni). W systemie wfirma.pl księguje się je poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT).
Jako rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU oraz oznaczyć POJAZD, którego wydatek dotyczy.
Kwoty należy wpisać zgodnie ze stanem na fakturze. System dokona automatycznego odliczenia podatku VAT (50% lub 100% - w zależności od sposobu używania pojazdu, które zostało określone dla danego pojazdu w systemie) a następnie dokona jego księgowania do rejestru VAT zakupów oraz do kolumny 13 KPiR - Pozostałe wydatki zaksięguje kwotę netto powiększoną o nieodliczony VAT:
- w pełnej wartości (w przypadku pojazdów ciężarowych lub konstrukcyjnie przystosowanych tylko do działalności, pojazdów osobowych wykorzystywanych wyłącznie w działalności, do których prowadzona jest kilometrówka oraz wydatków poniesionych do 2018 r.),
- w proporcji 75% (w przypadku firmowych pojazdów osobowych i ciężarowych niespełniających definicji ustawowej pojazdu ciężarowego, jeżeli pojazd został zdefiniowany z użyciem prywatnie i w działalności),
- w proporcji 20% (w przypadku prywatnych pojazdów osobowych używanych prywatnie i w działalności.
