Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu

Zmiany w rozliczeniach samochodów obowiązujące od 2019 roku

Od 2019 r. wprowadzono ograniczenia dotyczące księgowania do kosztów uzyskania przychodów wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdami osobowymi używanymi w prowadzonej działalności gospodarczej. Zamiany dotyczą pojazdów:

  • prywatnych pojazdów osobowych - dla których limit wydatków eksploatacyjnych możliwych do ujmowania w kosztach został ograniczony do 20%,
  • firmowych pojazdów osobowych i ciężarowych (niespełniających definicji ustawowej pojazdu ciężarowego), które ujęte są w środkach trwałych lub używane w leasingu operacyjnym, najmie, dzierżawie czy innej umowie o podobnym charakterze oraz są wykorzystywane również do celów niezwiązanych z działalnością (np. prywatnie) - limit wydatków eksploatacyjnych ujmowanych w kosztach został ograniczony do 75%. Natomiast odliczenie 100% kosztów jest możliwe dla tych pojazdów jeżeli są wykorzystywane wyłącznie w działalności, z wymogiem prowadzenia kilometrówki do celów VAT oraz zgłoszenia pojazdu do urzędu na druku VAT-26,
  • firmowych samochodów ciężarowych spełniających ustawową definicję pojazdu ciężarowego - dla których koszty nadal można rozliczać w 100%, bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu.

Więcej informacji o zmianach w rozliczeniach samochodów obowiązujących od 2019 r. wyjaśnia artykuł: Zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych w firmie od 2019 roku.

Aby móc księgować wydatki związane z eksploatacją pojazdu należy wcześniej wprowadzić pojazd do systemu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Dodawanie pojazdu do systemu

Księgowanie innych wydatków związanych z pojazdem

Poza wydatkami na paliwo przedsiębiorcy ponoszą również inne koszty związane z bieżącym użytkowaniem samochodu (np. części do samochodu, usługi naprawy czy myjni). W systemie wfirma.pl księguje się je poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT).

Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu - wprowadzenie do systemu

Jako rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU oraz oznaczyć POJAZD, którego wydatek dotyczy. 

Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu - wybór rodzaju wydatku

Kwoty należy wpisać zgodnie ze stanem na fakturze. System dokona automatycznego odliczenia podatku VAT (50% lub 100% - w zależności od sposobu używania pojazdu, które zostało określone dla danego pojazdu w systemie) a następnie dokona jego księgowania do rejestru VAT zakupów oraz do kolumny 13 KPiR - Pozostałe wydatki zaksięguje kwotę netto powiększoną o nieodliczony VAT:

  • w pełnej wartości (w przypadku pojazdów ciężarowych lub konstrukcyjnie przystosowanych tylko do działalności, pojazdów osobowych wykorzystywanych wyłącznie w działalności, do których prowadzona jest kilometrówka oraz wydatków poniesionych do 2018 r.),
  • w proporcji 75% (w przypadku firmowych pojazdów osobowych i ciężarowych niespełniających definicji ustawowej pojazdu ciężarowego, jeżeli pojazd został zdefiniowany z użyciem prywatnie i w działalności),
  • w proporcji 20% (w przypadku prywatnych pojazdów osobowych używanych prywatnie i w działalności.

Kwota wydatku zaksięgowana w KPiR obejmuje również nieodliczony podatek VAT, zgodnie z wartością jakiej wskazane zostało wykorzystywanie pojazdu w firmie (odliczenie VAT 50% lub 100%), zdefiniowane dla pojazdu poprzez sposób jego używania.