Jak wprowadzić urlop wychowawczy pracownika?

Urlop wychowawczy pracownika jest okresem nieobecności, za którą pracownik nie otrzymuje wygrodzenia. Ważne jest jednak, że pracodawca jest zobowiązany do wykazywania nieobecności na deklaracjach rozliczeniowych ZUS, powinien także ustalić podstawę naliczania składek na ubezpieczenie emeryalno-rentowe finansowanych z budżetu państwa.

Wprowadzenie urlopu wychowawczego

Pracownik może złożyć wniosek o urlop wychowawczy jeśli jego staż zatrudnienia wynosi co najmniej 6 miesięcy. Co ważne, limit tego urlopu wynosi 36 miesięcy, przy czym jeden z rodziców może wykorzystać maksymalnie 35 miesięcy – jeden miesiąc przeznaczony jest dla drugiego z nich. Z takiego uprawnienia można korzystać  przez okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6. rok życia.

Urlop wychowawczy dla pracownika można dodać w systemie wfirma.pl z kilku miejsc:

  • KADRY » GRAFIK » kliknięcie na prawy przycisk myszy » DODAJ NIEOBECNOŚĆ.
  • KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » GRAFIK kliknięcie na prawy przycisk myszy » DODAJ NIEOBECNOŚĆ.
  • KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY» ECP » Akcje » NIEOBECNOŚĆ,
  • KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY» NIEOBECNOŚCI » DODAJ.

urlop wychowawczy - dodawanie nieobecności

Pojawi się okno, w którym należy dodać parametry nieobecności. Aby wprowadzić urlop wychowawczy należy określić poszczególne parametry:

  • okres od do - tu należy pamiętać, że nieobecność można dodać jedynie w obrębie jednego roku kalendarzowego, ze względu na to że co roku zmieniają się poszczególne dane do naliczania podstawy składek,
  • jako rodzaj nieobecności wybrać urlop wychowawczy,
  • w polu Przerwa w opłacaniu składek należy podać podstawę prawną korzystania z urlopu wychowawczego,
  • podstawa wymiaru składek jest zaczytywana automatycznie w oparciu o dane płacowe znajdujące się w systemie. Można tę kwotę dowolnie edytować.

urlop wychowawczy

Podgląd wyliczeń podstawy naliczania składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym

Dla osób, które przebywają na urlopie wychowawczym, podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie należnych za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy. Jednocześnie ta podstawa nie może być:

  • wyższa niż kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego  (podstawa dla dużego ZUS)
  • niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy ma zagwarantowane minimalne wynagrodzenie. Podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być w jego przypadku niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie.

Inaczej jest z osobami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę mają zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru. Podstawę wymiaru składek stanowi dla nich odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia. Nie może być ona niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia.

Po kliknięciu na ikonę kalkulatora widoczną przy kwocie podstawy pojawi się okno z podglądem wyliczeń. Pojawi się okno ze szczegółami obliczeń wyjaśniające skąd system przyjął podstawę określonej wysokości.

urlop wychowawczy - szczegóły wyliczeń

System przyjmuje jedną z wartości przyrównując ją do określonych limitów opisanych wcześniej, czyli może być to:

  • maksymalnie kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (podstawa dla dużego ZUS)
  • minimalnie 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia
  • wartość minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku, jeśli pracownik ma ustaloną stawkę minimalną i jest zatrudniony na pełny etat,
  • średnią z 12 miesięcy poprzedzających urlop pod warunkiem, że jest to wartość w przedziale górnego i dolnego limitu.

Co ważne, w przypadku, gdy urlop wychowawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca, wówczas podstawa składek za miesiąc rozpoczęcia będzie na RCA przeliczona proporcjonalnie do liczny dni korzystania z tego urlopu.

Po zapisaniu nieobecności konieczne jest dodawanie list płac dla pracownika poprzez KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTA PŁAC (UMOWY O PRACĘ), aby urlop wychowawczy został poprawnie wykazany w deklaracjach rozliczeniowych ZUS. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest dodawanie listy płac dla tego jednego wybranego pracownika na ostatni dzień miesiąca. Wtedy zawsze poprawnie będzie wykazana nieobecność.

Urlop wychowawczy w deklaracji DRA

Jak już wspomniano konieczne jest wykazywanie parownika przebywającego na urlopie wychowawczym w deklaracjach rozliczeniowych. Po sporządzeniu listy płac wystarczy przejść do START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » wybrać DODAJ DEKLARACJĘ. Po jej utworzeniu w szczegółach raportu RCA można zobaczyć kwotę podstawy składek emerytralno-rentowych ustalonej przy dodawaniu nieobecności oraz stałą podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne. Wszystkie te składki finansowane są z budżetu państwa. Kod tytułu ubezpieczenia dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym zmienia się automatycznie na 12 11 xx. Nie ma potrzeby dokonywania przerejestrowania pracownika, bowiem kod ten w tym przypadku zależny jest wyłącznie od nieobecności.

 urlop wychowawczy w RCA

W raporcie RSA również będzie widniał wpis dotyczący nieobecności pracownika. Kod świadczenia przerwy pojawi się taki jak określono przy nieobecności, okres będzie obejmował jedynie daty z miesiąca, w którym urlop wystąpił, kod tytułu ubezpieczenia tu powinien pozostać jako 01 10 xx.

urlop wychowawczy w RSA

Mimo tego, że urlop wychowawczy jest prosty w rozliczaniu należy pamiętać o tym, aby dopełnić wszystkich formalności z nim związanych szczególnie względem ZUS.