W systemie wFirma.pl można wysyłać przypomnienie o braku płatności za fakturę drogą mailową, jak i SMS-em. Można zarządzać treścią wysyłanych szablonów oraz określaniem sposobu ich wysyłki (ręcznie lub automatycznie).
Definiowanie szablonów przypomnień o braku płatności
W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » POWIADOMIENIA można stworzyć szablony wysyłki.
Rozróżniamy dwa typy przypomnień:
Przypomnienie o braku płatności wysyłane droga mailową
Poprzez opcję DODAJ PRZYPOMNIENIE można wybrać wzór automatycznego generowania przypomnienia i wysyłania go po dacie lub przed datą płatności.
Szablon treści oraz temat przypomnienia można dowolnie modyfikować. Można również stosować znaczniki, które w trakcie wysyłki zostaną zamienione na odpowiedni tekst:
[faktura] - numer faktury,
[termin] - termin płatności,
[kontrahent] - nazwa kontrahenta,
[wystawca] - nazwa firmy,
[pozostało] - pozostało do zapłaty,
[razem] - kwota razem,
[hash] - kod autoryzacyjny faktury,
[konto] - numer rachunku bankowego.
Modyfikację można zastosować w celu np. zmiany terminu wysyłania przypomnienia lub też modyfikacji treści. W tym celu należy zaznaczyć dane przypomnienie o braku płatności, a następnie wybrać na górnym menu opcję MODYFIKUJ. Po wyświetleniu nowego okna należy wprowadzić pożądane zmiany.
W celu zrezygnowania z wysyłania przypomnienia, wystarczy zaznaczyć przypomnienie i wybrać opcję MODYFIKUJ » USUŃ lub podczas modyfikowania zaznaczyć opcję PRZYPOMNIENIE RĘCZNE.
W zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, akcja WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL istnieje możliwość wysyłki przypomnień ręcznych. W nowym oknie możemy określić domyślną treść i temat takiego przypomnienia. Dodane przypomnienia są widoczne w tabeli jako szablony. Można je wybrać podczas wysyłki przypomnienia o niezapłaconej fakturze.
Przypomnienie o braku płatności wysyłane poprzez SMS
W celu wysyłki przypomnień za pośrednictwem SMS-a należy najpierw dokonać integracji z serwisem SMSAPI zgodnie z instrukcją.
Po poprawnie przeprowadzonej konfiguracji możliwe będzie ręczne stworzenie szablonu przypomnienia SMS.
Po wybraniu opcji DODAJ PRZYPOMNIENIE otworzy się okno z domyślną treścią szablonu którą można dowolnie modyfikować. Można również stosować znaczniki, które w trakcie wysyłki zostaną zamienione na odpowiedni tekst:
[faktury] - numery faktur oddzielone przecinkami
[wystawca] - nazwa firmy
[pozostało] - pozostało do zapłaty
[konto] - numer rachunku bankowego
Ilość oraz długość wiadomości SMS jest zależna od wartości poszczególnych znaczników, dlatego liczby podane w polach (zielone, niebieskie, pomarańczowe) są orientacyjne. Kiedy w treści szablonu znajdują się polskie znaki to maksymalna długość wiadomości to 67 znaków, kiedy ich nie ma to 160.
Zarządzanie przypomnieniami kontrahentów
Przypomnienie o braku płatności można wysyłać do kontrahentów którzy są zdefiniowani w zakładce CRM » KONTRAHENCI.
Przypomnienia e-mail
Aby możliwe było wysyłanie elektronicznych przypomnień należy wiedzieć, że:
przypomnienia wysyłane są automatycznie dla każdej nierozliczonej faktury, przed lub po terminie płatności - w zdefiniowanym samodzielnie czasie;
przypomnienie jest wysyłane tylko wtedy, gdy z fakturą jest powiązany kontrahent z katalogu kontrahentów, z wypełnionym adresem email, tzn. należy najpierw wprowadzić szczegółowe dane dotyczące kontrahenta w zakładce CRM » KONTRAHENCI » DODAJ KONTRAHENTA (w przypadku nowego kontrahenta) lub poprzez zaznaczenie kontrahenta n liście i wybranie opcji MODYFIKUJ » MODYFIKUJ (w przypadku dodanego już kontrahenta), gdyż tylko to gwarantuje automatyczne generowanie przypomnień.
Przypomnienia SMS
Przypomnienie o braku płatności jest wysyłane tylko wtedy, gdy z fakturą jest powiązany kontrahent z katalogu kontrahentów z wypełnionym numerem telefonu. W celu uzupełnienia numeru telefonu należy w oknie DODAWANIA NOWEGO KONTRAHENTA lub MODYFIKOWANIA KONTRAHENTA przejść do zakładki DODATKOWE INFORMACJE i wpisać go w pozycji TELEFON.
Wyłączenie przypomnień
Można całkowicie wyłączyć wysyłanie przypomnień dla danego kontrahenta. W tym celu należy przejść do trybu modyfikacji kontrahenta w zakładce CRM » KONTRAHENCI a następnie w zakładce FAKTURY odznaczyć opcję PRZYPOMINAJ O NIEZAPŁACONYCH FAKTURACH.
Wysyłanie przypomnień z systemu
Przypomnienia mailem można wysyłać ręcznie lub automatycznie dla każdej nierozliczonej faktury, przed lub po terminie płatności - w zdefiniowanym samodzielnie czasie. Natomiast przypomnienia SMS można wysyłać tylko ręcznie.
Ręcznie można wysłać przypomnienie o braku płatności po zaznaczeniu danej faktury w zakładce:
PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » po zaznaczeniu faktury należy wybrać opcję WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL/ WYŚLIJ POWIADOMIENIE SMS;
PRZYCHODY » WINDYKACJA » WIERZYTELNOŚCI po zaznaczeniu wybranych pozycji wystarczy wybrać opcję WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE;
