Przypomnienie o braku płatności

W systemie wfirma.pl można wysyłać przypomnienia o braku płatności za fakturę drogą mailową, jak i SMS-em. Można zarządzać treścią wysyłanych szablonów oraz określaniem sposobu ich wysyłki (ręcznie lub automatycznie).

Definiowanie szablonów przypomnień o braku płatności

W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » PRZYPOMNIENIA O BRAKU PŁATNOŚCI można stworzyć szablony wysyłki.

Przypomnienie - ustawienia

Rozróżniamy dwa typy przypomnień:

Przypomnienia wysyłane droga mailową

Poprzez opcję DODAJ PRZYPOMNIENIE można wybrać wzór automatycznego generowania przypomnienia i wysyłania go po dacie lub przed datą płatności.

Przypomnienie - dodawanie

Szablon treści oraz temat przypomnienia można dowolnie modyfikować. Można również stosować znaczniki, które w trakcie wysyłki zostaną zamienione na odpowiedni tekst:

  • [faktura] - numer faktury,

  • [termin] - termin płatności,

  • [kontrahent] - nazwa kontrahenta,

  • [wystawca] - nazwa firmy,

  • [pozostało] - pozostało do zapłaty,

  • [razem] - kwota razem,

  • [hash] - kod autoryzacyjny faktury,

  • [konto] - numer rachunku bankowego.

Przypomnienie - treść

Modyfikację można zastosować w celu np. zmiany terminu wysyłania przypomnienia lub też modyfikacji treści. W tym celu należy zaznaczyć dane przypomnienie, a następnie wybrać na górnym menu opcję MODYFIKUJ. Po wyświetleniu nowego okna należy wprowadzić pożądane zmiany.

 Przypomnienie - modyfikowanie

W celu zrezygnowania z wysyłania przypomnienia, wystarczy zaznaczyć przypomnienie i wybrać opcję MODYFIKUJ » USUŃ lub podczas modyfikowania zaznaczyć opcję PRZYPOMNIENIE RĘCZNE.

W zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, akcja WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL istnieje możliwość wysyłki przypomnień ręcznych. W nowym oknie możemy określić domyślną treść i temat takiego przypomnienia. Dodane przypomnienia są widoczne w tabeli jako szablony.

Przypomnienie - szablony

Można je następnie wybrać podczas wysyłki przypomnienia o niezapłaconej fakturze.

Przypomnienie - szablony w przychodach

Przypomnienia wysyłane poprzez SMS

W celu wysyłki przypomnień za pośrednictwem SMS-a należy najpierw dokonać integracji z serwisem SMSAPI zgodnie z instrukcją.

Po poprawnie przeprowadzonej konfiguracji możliwe będzie ręczne stworzenie szablonu przypomnienia SMS.

Przypomnienie SMS

Po wybraniu opcji DODAJ PRZYPOMNIENIE otworzy się okno z domyślną treścią szablonu którą można dowolnie modyfikować. Można również stosować znaczniki, które w trakcie wysyłki zostaną zamienione na odpowiedni tekst:

  • [faktury] - numery faktur oddzielone przecinkami

  • [wystawca] - nazwa firmy

  • [pozostało] - pozostało do zapłaty

  • [konto] - numer rachunku bankowego

Ilość oraz długość wiadomości SMS jest zależna od wartości poszczególnych znaczników, dlatego liczby podane w polach (zielone, niebieskie, pomarańczowe) są orientacyjne. Kiedy w treści szablonu znajdują się polskie znaki to maksymalna długość wiadomości to 67 znaków, kiedy ich nie ma to 160.

Zarządzanie przypomnieniami kontrahentów

Przypomnienia można wysyłać do kontrahentów którzy są zdefiniowani w zakładce CRM » KONTRAHENCI.

Przypomnienia e-mail

Aby możliwe było wysyłanie elektronicznych przypomnień należy wiedzieć, że:

  • przypomnienia wysyłane są automatycznie dla każdej nierozliczonej faktury, przed lub po terminie płatności - w zdefiniowanym samodzielnie czasie;

  • przypomnienie jest wysyłane tylko wtedy, gdy z fakturą jest powiązany kontrahent z katalogu kontrahentów, z wypełnionym adresem email, tzn. należy najpierw wprowadzić szczegółowe dane dotyczące kontrahenta w zakładce CRM » KONTRAHENCI, gdyż tylko to gwarantuje automatyczne generowanie przypomnień.

Przypomnienie - e-mail

Przypomnienia SMS

Przypomnienie jest wysyłane tylko wtedy, gdy z fakturą jest powiązany kontrahent z katalogu kontrahentów z wypełnionym numerem telefonu.

Przypomnienie o braku płatności

Wyłączenie przypomnień

Można całkowicie wyłączyć wysyłanie przypomnień dla danego kontrahenta. W tym celu należy przejść do trybu modyfikacji kontrahenta w zakładce CRM » KONTRAHENCI a następnie w zakładce FAKTURY odznaczyć opcję PRZYPOMINAJ O NIEZAPŁACONYCH FAKTURACH.

Przypomnienie o niezapłaconych fakturach

Wysyłanie przypomnień z systemu

Przypomnienia mailem można wysyłać ręcznie lub automatycznie dla każdej nierozliczonej faktury, przed lub po terminie płatności - w zdefiniowanym samodzielnie czasie. Natomiast przypomnienia SMS można wysyłać tylko ręcznie.

Ręcznie można wysyłać przypomnienia o braku płatności po zaznaczeniu danej faktury w zakładce:

  • PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » po zaznaczeniu faktury należy wybrać opcję WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL/ WYŚLIJ POWIADOMIENIE SMS;

Przypomnienie - przychody

  • PRZYCHODY » WINDYKACJA » WIERZYTELNOŚCI po zaznaczeniu wybranych pozycji wystarczy wybrać opcję WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE;

Przypomnienie - windykacja

  • PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » po zaznaczeniu wybranych pozycji WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL/ WYŚLIJ POWIADOMIENIE SMS.

Przypomnienie - płatności