W celu usprawnienia pracy w biurze rachunkowym i oszczędności czasu niezbędnego dla rozliczeń klientów, faktury cykliczne za usługi księgowe dla wszystkich klientów można wystawić jednym kliknięciem. System wFirma umożliwia biurom rachunkowym zarówno pojedyncze, jak i masowe wystawianie dokumentów sprzedaży. Faktury cykliczne, umożliwiają wystawienie faktury w określonych odstępach czasowych. W celu jej wystawienia, w pierwszej kolejności w systemie należy zdefiniować jednorazowo usługi cykliczne dla poszczególnych kontrahentów.
Dodawanie usługi cyklicznej
W celu dodania usługi cyklicznej dla określonego kontrahenta należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI i kliknąć w jego nazwę. Pojawi się wówczas okno Szczegóły kontrahenta, gdzie należy przejść do podzakładki PRZYCHODY » USŁUGI CYKLICZNE i wybrać opcję DODAJ USŁUGĘ.
W oknie Dodawanie nowej usługi cyklicznej należy uzupełnić wymagane dane. W pozycji NAZWA należy podać nazwę pozycji jaka będzie widoczna na fakturze. Można to zrobić na trzy sposoby:
- wybrać wprowadzony wcześniej produkt lub usługę poprzez znacznik lupy przy polu Nazwa,
- ręcznie wprowadzić dane,
- skorzystać z gotowych znaczników (opcja Dostępne znaczniki) - w polu Nazwa należy wpisać wybrany przez siebie schemat.
Po wybraniu i ustalenia schematu należy uzupełnić ręcznie pozostałe dane podstawowe, które będą widnieć na generowanych fakturach, m.in. datę początku oraz końca usługi. Przy wystawianiu faktur cyklicznych użytkownik ma także możliwość wyboru serii numeracji z dodanych już wzorców, bądź utworzenia nowej poprzez opcję +Nowa seria w polu SERIE.
Wystawianie faktur za usługi cykliczne
Po przypisaniu usługi cyklicznej można przejść do wygenerowania faktury za usługi cykliczne. System mb24.pl oferuje dwie metody wystawienia faktur za usługi cykliczne, tzn. masową oraz pojedynczą do każdego kontrahenta.
Aby wygenerować fakturę cykliczną, należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI, zaznaczyć kontrahenta i z górnego paska zadań wybrać opcję WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ ZA USŁUGI CYKLICZNE.
Następnie pojawi się okno, w którym należy wskazać datę sprzedaży, datę wystawienia faktury oraz termin płatności.
Po wystawieniu faktura cykliczna będzie dostępna w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ.
Wystawienie wersji roboczej faktury cyklicznej
W systemie możliwe jest wystawienie faktur w wersji roboczej. Funkcję wersji roboczych faktur sprzedaży należy włączyć przechodząc do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA, gdzie kolejno należy zaznaczyć opcję WERSJE ROBOCZE FAKTUR SPRZEDAŻY.
Aby wygenerować fakturę cykliczną w wersji roboczej, należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI, zaznaczyć kontrahenta i z górnego paska zadań wybrać opcję WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ ZA USŁUGI CYKLICZNE.
Następnie pojawi się okno, w którym należy wskazać datę sprzedaży, datę wystawienia faktury oraz termin płatności. Zaznaczona będzie również opcja WYSTAW FAKTURĘ W WERSJI ROBOCZEJ.
Wystawiona faktura w wersji roboczej nie jest księgowana do ewidencji. W dowolnej chwili można w PRZYCHODY » SPRZEDAŻ zaznaczyć fakturę i ją zmodyfikować, gdzie w oknie modyfikacji możliwe jest:
- wybranie opcji ZATWIERDŹ FAKTURĘ, wówczas faktura zostanie wystawiona i przesłana do KSeF (przy włączonej integracji) oraz zaksięgowana w ewidencji księgowej,
- zapisanie w wersji roboczej za pomocą opcji ZAPISZ WERSJĘ ROBOCZĄ,
Zapisana faktura w wersji roboczej nie będzie księgowana do ewidencji księgowej. Taką fakturę można w dowolnym momencie wystawić lub wysłać co KSeF w przypadku włączonej integracji z KSeF, wówczas faktura zostanie zaksięgowana w ewidencji księgowej.
3. zapisanie w wersji roboczej i wysłanie nabywcy do akceptacji fakturę, w tym celu należy kliknąć na strzałkę po prawej stronie w ZAPISZ WERSJĘ ROBOCZĄ i wybrać opcję ZAPISZ I WYŚLIJ WERSJĘ ROBOCZĄ
Zapisana faktura w wersji roboczej nie będzie księgowana do ewidencji księgowej. Taką fakturę można w dowolnym momencie wystawić lub wysłać co KSeF w przypadku włączonej integracji z KSeF, wówczas faktura zostanie zaksięgowana w ewidencji księgowej.
Masowe wystawianie faktur za usługi cykliczne
Masowe wystawianie faktur cyklicznych jest możliwe z listy firm biura rachunkowego.
W zakładce ROZLICZENIA należy zaznaczyć kontrahentów, którzy mają zdefiniowane faktury cykliczne, a następnie z górnego panelu wybrać WYSTAW FAKTURĘ ZA USŁUGI CYKLICZNE.
Faktury będą widoczne w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ.
Automatyczne księgowanie faktur cyklicznych na koncie klienta
Po wystawieniu faktury cyklicznej przez właściciela biura rachunkowego, na koncie klienta automatycznie pojawia się komunikat informujący o tym zdarzeniu.
Otrzymana faktura będzie widoczna w zakładce START » STRONA GŁÓWNA:
- dla pracowników biura w części zawierającej dane o kliencie w zakładce Faktury.
- dla klienta po zalogowaniu na konto w module Faktury za usługi księgowe.
Dodatkowo z tych poziomów można automatycznie zaksięgować wystawioną fakturę poprzez opcję KSIĘGUJ.
Wówczas, pojawi się okno z danymi wystawionej faktury, które można w razie potrzeby zmodyfikować.
