Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych

W przedsiębiorstwach zajmujących się działalnością wytwórczą oraz handlową duży odsetek ponoszonych kosztów stanowią towary handlowe oraz materiały podstawowe. Do ich ewidencjonowania służy kolumna 10 KPIR - Zakup towarów handlowych i materiałów.

Księgowanie faktury za zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych

Faktury bądź rachunki dokumentujące zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych w systemie księguje się przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) lub WYDATEK (w przypadku nievatowca) jako rodzaj wydatku: ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH.

Zakup towarów handlowych wprowadzenie faktury

Po zapisaniu wydatku za zakup towarów bądź materiałów zostanie on zaksięgowany w kolumnie 10 Księgi Przychodów i Rozchodów - zakup towarów handlowych i materiałów oraz w Rejestrze VAT zakupu (w przypadku czynnych podatników VAT).

W przypadku przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego i korzystających z Ewidencji Przychodów zaksięgowane faktury zakupowe będą widoczne w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE oraz u czynnych podatników VAT trafią do Rejestru VAT zakupu.

Księgowanie faktury przez zakładkę STAWKI

Fakturę zakupu towarów można księgować w systemie poprzez zakładkę STAWKI. Wówczas dokonuje się ujęcia kwoty wskazanej w podsumowaniu faktury, odpowiednio w polu WARTOŚĆ NETTO, KWOTA VAT i WARTOŚĆ BRUTTO.

Zakup towarów handlowych w zakładce stawki

Faktura dokumentująca zakup towarów handlowych księgowana przez zakładkę STAWKI, nie wywołuje skutków magazynowych.

Księgowanie faktury przez zakładkę POZYCJE

Drugim sposobem księgowania faktury dotyczącej zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych, jest ujęcie jednostkowe zarówno wartości, jak i produktów wskazanych na fakturze w zakładce POZYCJE. Wówczas konieczne jest uzupełnienie wszystkich poszczególnych pozycji faktury - produktów z rozbiciem na poszczególne ich wartości i ilości. Księgowanie za pomocą tej zakładki aktualizuje katalog produktów (w zakładce: PRZYCHODY » PRODUKTY w pakiecie bez magazynu lub zakładce: MAGAZYN » PRODUKTY w pakiecie z włączonym magazynem) - po zaksięgowaniu wydatku system tworzy automatycznie dokument PZ (opcja dostępna w pakiecie z magazynem).

Zakup towarów handlowych - dane towaru

Księgowanie faktury zakupu z uwzględnieniem daty ważności produktów

Jeśli zakupione towary handlowe oraz materiały podstawowe posiadają daty ważności, możliwe jest ich dodanie z uwzględnieniem poszczególnych partii produktów. Sposób dodania daty ważności jest jednak uzależniony od zdefiniowania produktów widniejących na stanie w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY.Szczegółowe informacje na temat funkcjonowania dat ważności w systemie znajdują się w artykule: Daty ważności w rozbudowanym magazynie. Jeśli produkty posiadają:

  • włączoną opcję DATA WAŻNOŚCI - możliwe będzie uzupełnienie kolumny DATA WAŻNOŚCI.

Zakup towarów handlowych - daty

Gdy w ramach jednej dostawy przyjmujemy produkty posiadające rożne daty ważności, konieczne jest osobne wprowadzenie grup produktów z podziałem na posiadane przez nie daty ważności za pomocą opcji +NOWY WIERSZ.

  • wyłączoną opcję DATA WAŻNOŚCI - nie będzie można uzupełnić kolumny DATA WAŻNOŚCI (w tym przypadku brak jej uzupełnienia nie przeszkodzi w zapisaniu dokumentu magazynowego). Pojawi się wówczas komunikat “Daty ważności są wyłączone dla tego produktu”.

Zakup towarów handlowych - zablokowane okienko

Jeśli data ważności produktu jest datą przyszłą, po zapisaniu wydatku systemem wygeneruje dokument PZ. Jeśli jednak data ważności będzie datą wsteczną system wyśle komunikat o treści “Wprowadzona data ważności jest w przeszłości. Jesteś pewien, że chcesz kontynuować?”. Po zaakceptowaniu i wybraniu opcji TAK, system automatycznie wygeneruje dokument PZ. W przypadku wyboru opcji NIE system nie wygeneruje dokumentu magazynowego, lecz cofnie użytkownika z powrotem do okna dodawania wydatku.

Zakup towarów handlowych - okno komunikatu

Informacje na temat dodawania dat ważności dla posiadanych produktów są szczegółowo opisane w artykule: Daty ważności produktów - jak włączyć dla produktów posiadanych na stanie? 

Księgowanie zakupu towarów dostarczonych przed otrzymaniem faktury VAT

Zdarza się, że towar zostanie dostarczony jeszcze przed wstawieniem faktury VAT lub dokument ten dotrze do nabywcy z opóźnieniem. Wówczas co do zasady na gruncie PIT, nawet jeśli podatnik nie posiada dokumentu stanowiącego dowód księgowy musi dokonać wpisu do ewidencji KPIR w dacie otrzymania towaru. W tym celu należy sporządzić szczegółowy opis zakupionego towaru handlowego i na jego podstawie dokonać zapisu w ewidencji.

Sporządzony opis powinien zawierać następujące informacje:
- imię, nazwisko (firmę) oraz adres dostawcy,
- ilość, rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość zakupionego towaru lub materiału
- datę zakupu
- podpis osoby, która przyjęła towary lub materiały.
Opis ten należy przechowywać jako dowód zakupu, który następnie należy połączyć z nadesłaną fakturą.

Aby dokonać wpisu do ewidencji KPIR na podstawie sporządzonego opisu należy przejść do zakładki EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS, gdzie należy wpisać wartość zakupionych towarów w polu ZAK. TOW. HANDL. I MATERIAŁÓW oraz uzupełnić pozostałe dane.

Zakup towarów handlowych - wpis do KPIR

W przypadku, gdy kwoty na otrzymanej fakturze różnią się od sporządzonego wcześniej opisu, na podstawie którego dokonano zapisu w KPIR, podatnik ma obowiązek zaksięgować w sposób analogiczny powstałą różnicę w dacie otrzymania faktury odpowiednio na minus (jeżeli wartość towaru na fakturze jest niższa) lub na plus (jeżeli wartość towaru na fakturze jest wyższa).

Natomiast na gruncie podatku VAT księgowania należy dokonać zgodnie z datą odbioru faktury. Zatem po otrzymaniu faktury VAT należy dokonać księgowania wydatku wyłącznie do rejestru VAT zakupów.

W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, następnie jako rodzaj wydatku wybrać ZAKUP TOW.W HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODST. i uzupełnić pozostałe dane zgodnie z otrzymanym dokumentem. Następnie należy przejść od zakładki IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE i w polu SKUTEK KSIĘGOWY wybrać opcję KSIĘGUJ DO VAT. Po zapisaniu podatek VAT zostanie ujęty w rejestrze VAT zakupów zgodnie z datą odbioru wskazaną (podczas księgowania) w polu DATA KSIĘGOWANIA DO VAT.

Zakup towarów handlowych - skutek księgowy