Elektroniczne archiwum dokumentów

System wfirma.pl umożliwia prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentów, w celu przechowywania dokumentów firmowych, takich jak faktury, rachunki czy umowy oraz dokumentów kadrowych. Posiadanie elektronicznych dokumentów umożliwia przedsiębiorcy dostęp do nich online, a także szybkie znalezienie potrzebnych dokumentów w dowolnym momencie. Ponadto elektronicznie przechowywane dokumenty chronią je przed zniszczeniem oraz ograniczają dostęp dla osób nieupoważnionych.

Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych

Po spełnieniu warunków przedsiębiorca może przechowywać dokumenty księgowe w formie elektronicznej. Warunkiem jest przechowywanie ich w taki sposób, który zabezpiecza je przed zmianą danych, umożliwia bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydruk wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi, jeżeli zażądają tego organy podatkowe. Ważne jest również, że przechowywane faktury muszą być podzielone na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także autentyczność, integralność treści oraz czytelność faktur (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

Lista dokumentów, jakie mogą być przechowywane w formie elektronicznej jest dostępna w artykule: Prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych.

Przechowywane w systemie dokumenty spełniają wymogi przepisów, dzięki czemu użytkownicy mogą zrezygnować z wersji papierowej dokumentów, na korzyść pełnego przechowywania dokumentacji księgowej w formie elektronicznej, co dotyczy zarówno dokumentów przychodowych i kosztowych. Potwierdzeniem w tej sprawie jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 sierpnia 2018 r. o sygnaturze 0114-KDIP1-3.4012.312.2018.1.JF.

Przedsiębiorca może zatem wystawiać w systemie faktury, bez ich drukowania do dokumentacji księgowej oraz skanować otrzymane dokumenty kosztowe, które przetworzone na pliki w formacie np. PDF, JPG czy PNG, załączy do systemu jako dokumenty elektroniczne, a ich papierowe wersje wyrzuci lub opcjonalnie dobrowolnie będzie przechowywał. W celu przetwarzania dokumentów kosztowych przydatna jest w systemie funkcja odczytywania faktur w chmurze

Natomiast sposób przechowania dokumentów firmowych należy do decyzji przedsiębiorcy. Można je przechowywać wyłącznie w formie papierowej, zarówno w formie papierowej i elektronicznej lub wyłącznie w formie elektronicznej.

Zarówno faktury elektroniczne, jak i faktury papierowe należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku (przykładowo dla dokumentów z 2018 r. należy liczyć okres przechowywania od końca 2019 r. przez 5 lat, czyli do końca 2024 r.).

Elektroniczne archiwum dokumentów w systemie - jak dodać dokument?

Aby dodać posiadane dokumenty do systemu należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY. Użytkownik ma możliwość załączenia dokumentów na podstawie pliku z komputera lub synchronizowanego dysku Google Drive lub Dropbox, który jest połączony z systemem. Należy odpowiednio wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT.

Elektroniczne archiwum dokumentów księgowych

Podczas dodawania dokumentu można zdefiniować jego nazwę, datę dokumentu oraz zadanie, z którym dokument może być powiązany.

Elektroniczne archiwum dokumentów księgowych w systemie

Informacje na temat integracji systemu z dyskami Google Drive i Dropbox znajdują się w artykule: Dyski w chmurze - integracja z dyskami Google Drive i Dropbox.

Dokumenty kadrowe w formie elektronicznej

Posługiwanie się elektroniczną dokumentacją pracowniczą na dzień dzisiejszy jest uznawane jedynie za pomocniczy sposób, który nie może zastąpić papierowych akt osobowych. Jednak od 1 stycznia 2019 r. elektroniczne akta osobowe będą równoważne z papierowymi, czyli nie będzie już konieczności przetrzymywania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej.

W systemie istnieje możliwość przechowywania skanów dokumentów, które znajdują się w aktach osobowych. Aby dodać dokument pracownika należy w zakładce KADRY » PRACOWNICY kliknąć na danego pracownika następnie w wyświetlonym oknie przejść do zakładki DOKUMENTY » AKTA OSOBOWE. Pojawią się foldery dla poszczególnych części akt osobowych - część A, część B i część C.

 Elektroniczne archiwum dokumentów kadrowych

Po wejściu w odpowiedni folder i kliknięciu na funkcje DODAJ DOKUMENT pojawi się okno Dodawanie dokumentu, w którym w zakładce NA PODSTAWIE PLIKU należy wprowadzić nazwę dokumentu oraz załączyć plik z dysku. Następnie po wybraniu ZAPISZ dokument zostanie przypisany do wybranej części akt osobowych pracownika.

Elektroniczne archiwum dokumentów kadrowych w systemie

Więcej informacji na temat prowadzenia osobowych akt pracownika w systemie w artykule: Akta osobowe pracownika w formie elektronicznej.