Zatrudnienie pracownika - bilans otwarcia

Przedsiębiorca zatrudniający pracownika w trakcie roku powinien uwzględnić informacje zawarte w świadectwie pracy danej osoby, które mogą mieć wpływ na rozliczenia u nowego pracodawcy. W celu uwzględnienia tych danych w systemie, które będą automatycznie ujmowane przy wyliczeniach systemowych, należy do programu wprowadzić bilans otwarcia pracownika.

Bilans otwarcia - jak go wprowadzić?

Wprowadzenie bilansu otwarcia pracownikowi w systemie gwarantuje użytkownikowi automatyczne uwzględnianie wprowadzonych danych przy rozliczaniu zatrudnionej osoby. Bilans otwarcia wprowadza się z poziomu zakładki KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w pracownika.

Następnie z poziomu szczegółów pracownika, w zakładce DANE PRACOWNIKA należy przejść do pod zakładki HISTORIA i kolejno w pod zakładce BILANS OTWARCIA należy kliknąć w DODAJ BILANS.

System wygeneruje okno dodawania bilansu, w którym w pierwszej zakładce NIEOBECNOŚCI użytkownik powinien uzupełnić dane pobrane z dostarczonych przez pracownika świadectw pracy.

Zakładka KARTA ZASIŁKOWA służy do wprowadzania danych historycznych dotyczących wynagrodzeń pracownika, które zostały rozliczone w innym systemie. Wprowadzone tutaj informacje będą uwzględniane przy obliczaniu bieżących i przyszłych świadczeń zasiłkowych.

Wprowadzanie danych do bilansu otwarcia nieobecności - wykorzystane dni urlopu wypoczynkowego

W polu “wykorzystane dni urlopu wypoczynkowego” należy wprowadzić ilość dni urlopu jaki został faktycznie wykorzystany przez pracownika u poprzedniego pracodawcy w danym roku kalendarzowym. Informacja ta jest szczególnie ważna w przypadku, gdy pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy u poprzedniego pracodawcy w wymiarze wyższym niż mu przysługiwał, ponieważ ta informacja będzie miała bezpośredni wpływ na wymiar urlopu przysługującemu pracownikowi u aktualnego pracodawcy.

Przykład 1.

Pracownik zatrudniony był u poprzedniego pracodawcy od stycznia do czerwca włącznie br. Jego wymiar urlopu wynosi 20 dni. W związku z powyższym w okresie 6 miesięcy pracy pracownik powinien był wykorzystać urlop wypoczynkowy w liczbie 10 dni (20 dni z wymiaru urlopu / 12 miesięcy x 6 miesięcy = 10 dni). Pracownik natomiast wykorzystał u poprzedniego pracodawcy 15 dni urlopu wypoczynkowego. Współpraca z aktualnym pracodawcą zaczęła się od 1 lipca, umowa opiewa na okres 6 miesięcy. Co do zasady pracownikowi przysługuje 10 dni urlopu wypoczynkowego u nowego pracodawcy, natomiast jako że wykorzystał on nadmiar urlopu w poprzedniej firmie to w nowym przedsiębiorstwie będzie on mógł wykorzystać maksymalnie 5 dni urlopu wypoczynkowego (20 dni - 15 dni = 5 dni).

Wprowadzanie danych do bilansu otwarcia nieobecności - w tym wykorzystane dni urlopu na żądanie

Każdy pracownik ma prawo do wykorzystania w trakcie roku 4 dni urlopu na żądanie. Wartość ta jest stała i należy ją rozważać w kontekście zatrudnienia u wszystkich pracodawców, co w praktyce oznacza, że jeżeli pracownik wykorzysta przysługujący mu limit urlopu na żądanie u pierwszego pracodawcy w trakcie roku to u nowego nie będzie mu przysługiwać już ten rodzaj urlopu.

Jeżeli pracownik u poprzedniego pracodawcy wykorzystał 3 z 4 dni urlopu na żądanie, to przy wprowadzaniu u nowego pracodawcy urlopu na żądanie pracownikowi w wymiarze wykraczającym ponad limit, system wygeneruje odpowiedni komunikat.

Wedle przepisów prawa pracy, oczywiście pracodawca ma prawo uwzględniać wnioski pracowników wychodzące poza standardowe limity urlopowe określone przepisami prawa pracy. Jest to wolna wola pracodawcy.

Dni z wynagrodzeniem chorobowym finansowanym przez pracodawcę

Choremu pracownikowi przysługuje za czas niezdolności do pracy wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę:

• do 33 dni (gdy pracownik do 50 roku życia)
• do 14 dni (gdy pracownik powyżej 50 roku życia).

Po w.w. okresach pracownikowi przysługiwać będzie prawo do otrzymywania zasiłku chorobowego finansowanego przez ZUS.

W przypadku, gdy pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym w okresie zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy to należy tę informację uzupełnić w bilansie otwarcie. Dzięki temu, gdy użytkownik będzie wprowadzał chorobę do systemu to system automatycznie wyłapie moment, w który dochodzi do przekroczenia 33/14 dni choroby w ciągu roku, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe.

Opieka nad dzieckiem

Każdemu pracownikowi - rodzicowi przysługują w ciągu roku kalendarzowego dwa płatne dni zwolnienia z pracy na sprawowanie opieki nad dzieckiem, które nie ukończyło jeszcze 14 lat. Pracodawca z dostarczonych przez pracownika świadectw pracy powinien pozyskać informację czy w danym roku nowy pracownik wykorzystał już limit dni opieki nad dzieckiem. Urlop ten można wykorzystać w dniach lub godzinach.

Wprowadzanie danych do bilansu otwarcia - karta zasiłkowa

Zakładka ta służy do ręcznego wprowadzania informacji o podstawach zasiłkowych, które dotyczą okresów, kiedy pracownik był zatrudniony poza obecnym systemem. Dzięki temu system będzie miał pełne dane historyczne dotyczące podstaw zasiłkowych pracownika, co jest istotne przy ustalaniu prawa do przyszłych świadczeń i ich wysokości.

Wprowadzanie wynagrodzeń za okresy, które były rozliczane poza systemem należy rozpocząć od wskazania miesiąca oraz roku rozpoczęcia wyliczenia podstawy zasiłkowej. W tych polach należy wskazać okres od którego będą brane pod uwagę dane za maksymalnie 12 miesięcy wstecz.

Następnie wprowadzenie miesięcznej kwoty wynagrodzenia pracownika w polu WYNAGRODZENIE spowoduj automatyczne przeliczenie się kwoty w polu PODSTAWA zgodnie z ustawionym procentem składki. W celu dodania podstaw zasiłkowych za kolejne miesiące należy wybrać opcję NOWY WIERSZ, natomiast w przypadku chęci usunięcia ostatnio wprowadzonej podstawy należy kliknąć ikonę czerwonego krzyżyka.

Tak wprowadzone podstawy będą ujęte podczas dodawania nieobecności związanej z chorobą pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY» NIEOBECNOŚCI » Dodaj.

Bilans otwarcia - podsumowanie

Po wprowadzeniu danych do bilansu otwarcia i zapisaniu ich, gotowy bilans za dany rok pojawi się na liście wygenerowanych wpisów. Dodatkowo po kliknięciu w rok dodanego bilansu system wyświetli szczegółowe informacje na temat wszystkich zakładek zawartych w bilansie.

Tak jak zostało to określone już wcześniej, wprowadzony do programu bilans otwarcia pracownika ma wpływ na jego późniejsze rozliczenia. System uwzględnia wprowadzone wpisy przy dalszych pracach.

Co istotne, dany pracodawca może wtórnie nawiązywać współpracę z tym samym pracownikiem kilka razy. System nasz umożliwia dodanie bilansu otwarcia dla każdego roku z osobna.

Bilans otwarcia gwarantuje jeszcze szybszą i łatwiejszą możliwość rozliczania pracowników w programie.