Wprowadzenie nieobecności pracownika

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę daje mu prawo do korzystania z różnych rodzajów nieobecności. Wszystkie z nich są wykazywane, albo na liście płac, albo w deklaracji rozliczeniowej DRA (w raportach imiennych) przekazywanych do ZUS.

Ważne!

Wprowadzanie nieobecności wpływa jedynie na rozliczenia osób zatrudnionych na umowę o pracę. Nie mają one natomiast wpływu na pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy o dzieło lub umowy zlecenie).

Wprowadzenie nieobecności

Wprowadzenie nieobecności pracownika odbywa się w zakładce KADRY. Aby wprowadzić nieobecność pracownika, należy kliknąć na jego imię i nazwisko, a następnie w pojawiającym się oknie dialogowym przejść do zakładki Ewidencja czasu pracy.

Wprowadzenie nieobecności - szczegóły pracownika

 

U góry widoczny jest miesiąc oraz rok, którego dotyczy przeglądana ewidencja. Z prawej strony przy poleceniu Filtry można również wybrać numer obowiązującej aktualnie umowy.

Wprowadzenie nieobecności - ECP

 

Wprowadzenie nieobecności pracownika może odbyć się jedną z dwóch ścieżek:

  • poprzez wybranie z paska poleceń opcji Akcje » Nieobecność,

  • poprzez wybranie z paska MENU » Nieobecności » Dodaj nieobecność

Wprowadzenie nieobecności - wybór ścieżki

 

Następnie należy uzupełnić informacje, dotyczące okresu nieobecności oraz jej rodzaju np. urlop wypoczynkowy, nieobecność spowodowana chorobą czy też urlop macierzyński. Dodatkowo w zakładce NOTATKI można zapisać dodatkowe informacje dotyczące danej nieobecność.

Wprowadzenie nieobecności - wybór rodzaju nieobecności

 

Wprowadzone informacje o nieobecności zostaną zapisane w kartotece pracownika, ewidencji czasu pracy, a później uwzględnione przy naliczaniu wynagrodzenia.

Nieobecność spowodowana chorobą

Nieobecność spowodowana chorobą należy wprowadzać z zakładki KADRY » GRAFIK następnie w widoku miesiąca, którego nieobecność dotyczy użyć  Akcji » Dodaj  Nieobecności.

Wynagrodzenie chorobowe wypłacane jest ze środków pracodawcy przez okres choroby pracownika trwającej łącznie:

  • 33 dni w ciągu roku kalendarzowego,

  • 14 dni w ciągu roku kalendarzowego w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia.

Po przekroczeniu przez pracownika powyższego limitu przebywania na zwolnieniu lekarskim, przy założeniu, że pracodawca zgłaszał na dzień 30 listopada ubiegłego roku do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób, wypłatę zasiłku chorobowego przejmuje ZUS. Jeśli jednak pracodawca jest płatnikiem zasiłków, to na nim ciąży obowiązek wypłacania świadczenia pracownikom.

Więcej na: Rozliczanie zasiłków w systemie wfirma.pl

Wygenerowana w systemie deklaracja ZUS DRA za okres obejmujący chorobę pracownika będzie zawierała dodatkowo imienny raport RSA z okresem i kodem świadczenia przerwy.

W celu dodania do systemu nieobecności pracownika spowodowanej chorobą, w oknie dodawania nieobecności należy wybrać:

  • okres choroby (na podstawie zwolnienia lekarskiego)

  • Rodzaj: choroba

  • Rodzaj świadczenia i przerwy: należy wybrać kod, który informuje, jaki rodzaj świadczenia przysługuje pracownikowi w czasie choroby.

  • Kod choroby - należy wpisać tylko jeśli został podany na zwolnieniu lekarskim

Wprowadzenie nieobecności - rodzaj świadczenia

 

Przy prowadzeniu rozliczeń kadrowych w systemie, system sam podpowiada kwotę podstawy chorobowego, pomniejszoną o składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika. Podstawę można edytować - wystarczy przy wprowadzaniu nieobecności podać faktyczną podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego.

Wprowadzenie nieobecności spowodowanej chorobą

 

Ważne jest również poprawne wypełnienie procentu podstawy chorobowej. Zwykle wypłacane jest 80%, jednak np. w przypadku choroby kobiety ciężarnej lub wypadku w drodze do pracy- wypłacane jest 100% wynagrodzenia, a w czasie pobytu w szpitalu gdy pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy - przeważnie 70%.

Wprowadzenie nieobecności - procent podstawy

Urlop wypoczynkowy

Aby poprawnie rozliczyć nieobecność pracownika z tytułu urlopu wypoczynkowego należy w pierwszej kolejności poprawnie zdefiniować limit urlopu przysługującego pracownikowi, w szczegółach pracownika.

Wprowadzenie nieobecności limit urlopu wypoczynkowego

 

Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi na pełny rok kalendarzowy to 20 lub 26 dni, w zależności od osiągniętego stażu i zdobytego wykształcenia. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12  wymiaru.

Jeżeli pracownik posiada staż mniejszy niż 10 lat należy mu przyznać 20 dni urlopu, jeśli natomiast staż pracy przekracza 10 lat to wtedy przysługuje 26 dni.

System nie posiada funkcji automatycznego obliczania wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Przysługujący pracownikowi urlop należy na każdy rok wprowadzić samodzielnie, system nie sumuje urlopu pozostałego z roku poprzedniego z limitem na kolejny rok.

 

Wprowadzenie urlopu wypoczynkowego należy dokonać  w zakładce EWIDENCJA CZASU PRACY » AKCJE » NIEOBECNOŚCI » Urlop wypoczynkowy. Poniżej można zaznaczyć opcję:

  • generuj wniosek urlopowy - po zaznaczeniu tej opcji zostanie wygenerowany wniosek urlopowy gotowy do wydruku

  • urlop zatwierdzony - zaznaczenie tej opcji oznacza, że urlop został zaakceptowany przez pracodawcę i powinien zostać uwzględniony w naliczaniu wynagrodzenia na liście płac.

Wprowadzenie nieobecności - generowanie wniosku urlopowego

 

Po wprowadzeniu urlopu wypoczynkowego w zakładce Ewidencja czasu pracy będzie on widoczny również w MENU » Nieobecności, a wprowadzony uprzednio limit pomniejszy się o liczbę dni wykorzystanego urlopu.

Wprowadzenie nieobecności - lista nieobecności

Usunięcie nieobecności

W przypadku, gdy błędnie wprowadziliśmy nieobecność pracownika do ewidencji czasu pracy, możemy poprawić wpis, używając opcji AKCJE » USUŃ WPISY i wybrać okres, który chcemy usunąć.

Wprowadzenie nieobecności a usuwanie wpisów

 

Usunąć wprowadzone nieobecności można również z poziomu MENU » NIEOBECNOŚCI » zaznaczamy wybraną nieobecność » USUŃ

Wprowadzenie nieobecności - inny sposób usuwania nieobecności

 

Dzięki temu wprowadzona nieobecność nie będzie uwzględniona w ewidencji czasu pracy oraz nie będzie wpływać na ustaloną wysokość wynagrodzenia dla pracownika.

Usunięcie nieobecności w zakładce Ewidencja czasu pracy będzie uwzględnione w zakładce Nieobecności. Usunięta nieobecność nie będzie pomniejszała wprowadzonego limitu urlopu wypoczynkowego.

Wprowadzenie nieobecności - aktualizacja limitu urlopu

Opieka nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy w systemie wfirma.pl

Urlop opieka nad dzieckiem wprowadza się poprzez KADRY » PRACOWNICY » KLIKNIĘCIE NA PRACOWNIKA » EWIDENCJA CZASU PRACY » NIEOBECNOŚĆ gdzie w polu "rodzaj" należy wybrać "urlop opieka nad dzieckiem". Urlop ten jest w pełni płatny.

Aktualnie w systemie wfirma.pl opiekę z art. 188 można wprowadzić jako jeden dzień. Na ten moment nie ma możliwości wprowadzenia takiej nieobecności w godzinach.

Ewidencje wykorzystanego urlopu opieki nad dzieckiem w formie godzinowej należy prowadzić poza systemem.