Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość wprowadzania i kontrolowania rozliczeń płatności do poszczególnych przychodów, jak również wydatków. Funkcja umożliwia rozliczenie w całości lub w części wprowadzanych dokumentów przychodowych i kosztowych wraz z oznaczeniem daty i metody zapłaty.

Rozliczanie przychodów

Dodanie płatności podczas wystawienia faktury

W sytuacji, gdy do momentu wystawienia faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ kontrahent dokonał zapłaty należności, można tę informację wprowadzić bezpośrednio w oknie wystawianej faktury. Wpisu należy dokonać w zależności od otrzymania zapłaty:

• w całości - wówczas należy zaznaczyć kwadracik przy polu ZAPŁACONO, co będzie skutkować rozliczeniem dokumentu w całej kwocie oraz uzupełnić datę otrzymania zapłaty,

• w części - wówczas w polu ZAPŁACONO należy wprowadzić otrzymaną kwotę i datę zapłaty.

Oznaczenie zapłaty do faktur dodawanych w systemie służy kontroli ich płatności. Jest również szczególnie ważne dla użytkowników będących czynnymi podatnikami VAT, którzy stosują metodę kasową VAT oraz posiadają pakiet “Księgowość online”. U tych podatników krajowe faktury VAT zgodnie z wprowadzoną kwotą księgowane są w rejestrach VAT zgodnie z datą rozliczenia płatności. Brak dodania informacji o płatności skutkować będzie brakiem wpisu w rejestrze VAT.

Dodanie płatności po wystawieniu faktury

W przypadku, gdy zapłata została otrzymana po wystawieniu faktury w systemie, informację o jej uzyskaniu należy wprowadzić do systemu poprzez zaznaczenie faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybranie z górnego menu opcji ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ.

Pojawi się okno, w którym należy uzupełnić datę, kwotę oraz metodę faktycznie otrzymanej płatności. W polu KWOTA system automatycznie uzupełnia kwotę pozostałą do rozliczenia z faktury. Zatem jeżeli zapłata jest częściowa, to kwotę tę należy zmodyfikować na poprawną.

Po wybraniu opcji ZAPISZ faktura zostanie oznaczona jako opłacona we wskazanej kwocie.

Wprowadzenie zapłaty do wystawionej w systemie faktury przez opcję ROZLICZ nie wpływa na kwoty widoczne na wydruku/podglądzie faktury w rubryce “Zapłacono” oraz “Do zapłaty”. Pozycje te są zgodne z informacjami podanymi pierwotnie, podczas wystawiania faktury w systemie przez opcję PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Jest to spowodowane tym, aby dane na fakturze nie zmieniały się w czasie (po wystawieniu faktury), gdyż faktura, która trafiła do obiegu prawnego nie powinna ulec zmianie.

Rozliczenie płatności w widoku szczegółowym faktury sprzedaży

Możliwe jest również rozliczenie wystawionej faktury w jej szczegółowym widoku poprzez przejście do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy kliknąć na numer faktury, która ma zostać rozliczona. W wyświetlonym oknie, po przejściu do zakładki PŁATNOŚCI możliwe jest dodanie rozliczeń poprzez funkcję DODAJ.

Podczas wprowadzenia zapłaty należy uzupełnić datę płatności, oznaczyć metodę i kwotę zapłaty. System automatycznie podpowiada pozostałą część kwoty do zapłacenia, więc jeżeli opłacona przez nabywcę została tylko część z całej kwoty faktury to należy zmodyfikować wartość na faktycznie otrzymaną.

Z tego widoku wydatku w zakładce PŁATNOŚCI można również weryfikować stan wprowadzony płatności do faktury, co jest szczególnie przydatne, gdy zapłata była dokonywana na kilka razy.

Filtrowanie nierozliczonych dokumentów sprzedaży

W zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ w prawym dolnym rogu w polu PŁATNOŚĆ istnieje możliwość wyfiltrowania nierozliczonych dokumentów przychodowych wybierając opcję NIEROZLICZONA. Wówczas wyświetlone zostaną wszystkie nierozliczone w całości dokumenty sprzedażowe z zaznaczonego okresu wskazanego pod listą faktur (filtr daty).

W celu odnotowania otrzymanej płatności należy zaznaczyć odpowiedni dokument i z górnego menu wybrać funkcję ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ. Analogicznie jak we wcześniej opisanym przypadku, tutaj również pojawi się okno, w którym należy wprowadzić datę oraz wartość otrzymanej kwoty należności.

Rozliczanie wydatków

Dodanie płatności przy księgowaniu faktury zakupu

Podczas księgowanie wydatków w systemie przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE możliwe jest wprowadzenie informacji o zapłacie bezpośrednio w oknie księgowania wydatku w polu ZAPŁACONO. Informację o zapłacie dodaje się w ten sposób w przypadku, gdy do czasu zaksięgowania wydatku płatność została uregulowana. Dodania płatności należy dokonać w zależności od wysokości rozliczenia:

• w całości - wówczas podczas dodawania wydatku należy zaznaczyć kwadracik przy polu ZAPŁACONO, co będzie skutkować całkowitym rozliczeniem księgowanego dokumentu oraz uzupełnić datę zapłaty,

• w części - wówczas w polu ZAPŁACONO należy wprowadzić zapłaconą kwotę oraz datę zapłaty.

Dodanie płatności po zaksięgowaniu faktury zakupu

W sytuacji, gdy zapłata wydatku nastąpiła już po jego zaksięgowaniu, możliwe jest dodanie płatności przechodząc do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE. Wówczas należy zaznaczyć fakturę, następnie z górnego menu wybrać opcję ROZLICZ.

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić datę, metodę oraz kwotę płatności. W polu KWOTA system automatycznie uzupełnia kwotę pozostałą do rozliczenia. Zatem jeżeli zapłata jest częściowa, to kwotę tę należy zmodyfikować na poprawną.

Po wybraniu opcji ZAPISZ wybrana wcześniej faktura zostanie rozliczona we wskazanej kwocie.

System wfirma.pl umożliwia również zapłatę pojedynczego wydatku i koszyka wydatków bezpośrednio z systemu, co jest możliwe przy integracji systemu z Blue Media. Wówczas po dokonaniu płatności korzystając z integracji Blue Media w systemie do zapłaconej faktury automatycznie zostanie dodana płatność i zmieni się status faktury na rozliczoną. Szczegółowe informacje w artykule: Szybkie płatności za wydatki.

Rozliczenie płatności w widoku szczegółowym faktury kosztowej

Rozliczenie faktury kosztowej w jej szczegółowym widoku możliwe jest poprzez przejście do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie należy kliknąć na numer faktury, która ma zostać rozliczona. W wyświetlonym oknie, po przejściu do zakładki PŁATNOŚCI, możliwe jest dodanie rozliczeń poprzez funkcję DODAJ.

Wówczas wyświetli się okno, w którym należy uzupełnić podstawowe dane dotyczące płatności.

Z tego miejsca można również kontrolować stan rozliczenia dokumentu kosztowego, jak również w razie potrzeby dokonać modyfikacji lub usunięcia, błędnie dodanej płatności przez opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ / USUŃ po zaznaczeniu dodanej błędnie zapłaty.

Filtrowanie nierozliczonych dokumentów zakupu

W zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE w prawym dolnym rogu w polu STAN PŁATNOŚCI istnieje możliwość wyfiltrowania nierozliczonych dokumentów kosztowych po wybraniu opcji NIEROZLICZONY. Wówczas wyświetlone zostaną nierozliczone w całości dokumenty kosztowe, które zawarte zostały w okresie wskazanym pod listą wyświetlonych dokumentów (filtr daty).

W celu odnotowania otrzymanej płatności należy zaznaczyć odpowiednią fakturę i z górnego menu wybrać funkcję ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ. Analogicznie jak we wcześniej opisanym przypadku.