Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość wprowadzania i kontrolowania rozliczeń płatności do poszczególnych przychodów, jak również wydatków. Funkcja umożliwia rozliczenie w całości lub w części wprowadzanych dokumentów przychodowych i kosztowych wraz z oznaczeniem daty i metody zapłaty.

Rozliczanie przychodów

Dodanie płatności podczas wystawienia faktury

W sytuacji, gdy do momentu wystawienia faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ kontrahent dokonał zapłaty należności, można tę informację wprowadzić bezpośrednio w oknie wystawianej faktury. Wpisu należy dokonać w zależności od otrzymania zapłaty:

  • w całości - wówczas należy zaznaczyć kwadracik przy polu ZAPŁACONO, co będzie skutkować rozliczeniem dokumentu w całej kwocie oraz uzupełnić datę otrzymania zapłaty,

Płatności - jak dodać przy wystawianiu faktury?

  • w części - wówczas w polu ZAPŁACONO należy wprowadzić otrzymaną kwotę i datę zapłaty.

Płatności - częściowe rozliczenie faktury sprzedaży

Oznaczenie zapłaty do faktur dodawanych w systemie służy kontroli ich płatności. Jest również szczególnie ważne dla użytkowników będących czynnymi podatnikami VAT, którzy stosują metodę kasową VAT oraz posiadają pakiet “Księgowość online”. U tych podatników krajowe faktury VAT zgodnie z wprowadzoną kwotą księgowane są w rejestrach VAT zgodnie z datą rozliczenia płatności. Brak dodania informacji o płatności skutkować będzie brakiem wpisu w rejestrze VAT.

Dodanie płatności po wystawieniu faktury

W przypadku, gdy zapłata została otrzymana po wystawieniu faktury w systemie, informację o jej uzyskaniu należy wprowadzić do systemu poprzez zaznaczenie faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybranie z górnego menu opcji ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ.

Płatności - dodanie płatności po wystawieniu faktury

Pojawi się okno, w którym należy uzupełnić datę, kwotę oraz metodę faktycznie otrzymanej płatności. W polu KWOTA system automatycznie uzupełnia kwotę pozostałą do rozliczenia z faktury. Zatem jeżeli zapłata jest częściowa, to kwotę tę należy zmodyfikować na poprawną.

Płatności - dodawanie płatności za przychód

Po wybraniu opcji ZAPISZ faktura zostanie oznaczona jako opłacona we wskazanej kwocie.

Wprowadzenie zapłaty do wystawionej w systemie faktury przez opcję ROZLICZ nie wpływa na kwoty widoczne na wydruku/podglądzie faktury w rubryce “Zapłacono” oraz “Do zapłaty”. Pozycje te są zgodne z informacjami podanymi pierwotnie, podczas wystawiania faktury w systemie przez opcję PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Jest to spowodowane tym, aby dane na fakturze nie zmieniały się w czasie (po wystawieniu faktury), gdyż faktura, która trafiła do obiegu prawnego nie powinna ulec zmianie.

Rozliczenie płatności w widoku szczegółowym faktury sprzedaży

Możliwe jest również rozliczenie wystawionej faktury w jej szczegółowym widoku poprzez przejście do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy kliknąć na numer faktury, która ma zostać rozliczona. W wyświetlonym oknie, po przejściu do zakładki PŁATNOŚCI możliwe jest dodanie rozliczeń poprzez funkcję DODAJ.

Płatności - jak dodać w widoku szczegółowym faktury?

Podczas wprowadzenia zapłaty należy uzupełnić datę płatności, oznaczyć metodę i kwotę zapłaty. System automatycznie podpowiada pozostałą część kwoty do zapłacenia, więc jeżeli opłacona przez nabywcę została tylko część z całej kwoty faktury to należy zmodyfikować wartość na faktycznie otrzymaną.

Z tego widoku wydatku w zakładce PŁATNOŚCI można również weryfikować stan wprowadzony płatności do faktury, co jest szczególnie przydatne, gdy zapłata była dokonywana na kilka razy.

Filtrowanie nierozliczonych dokumentów sprzedaży

W zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ w prawym dolnym rogu w polu PŁATNOŚĆ istnieje możliwość wyfiltrowania nierozliczonych dokumentów przychodowych wybierając opcję NIEROZLICZONA. Wówczas wyświetlone zostaną wszystkie nierozliczone w całości dokumenty sprzedażowe z zaznaczonego okresu wskazanego pod listą faktur (filtr daty).

Płatności - filtrowanie nierozliczonych dokumentów sprzedaży

W celu odnotowania otrzymanej płatności należy zaznaczyć odpowiedni dokument i z górnego menu wybrać funkcję ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ. Analogicznie jak we wcześniej opisanym przypadku, tutaj również pojawi się okno, w którym należy wprowadzić datę oraz wartość otrzymanej kwoty należności.

Rozliczanie wydatków

Dodanie płatności przy księgowaniu faktury zakupu

Podczas księgowanie wydatków w systemie przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE możliwe jest wprowadzenie informacji o zapłacie bezpośrednio w oknie księgowania wydatku w polu ZAPŁACONO. Informację o zapłacie dodaje się w ten sposób w przypadku, gdy do czasu zaksięgowania wydatku płatność została uregulowana. Dodania płatności należy dokonać w zależności od wysokości rozliczenia:

  • w całości - wówczas podczas dodawania wydatku należy zaznaczyć kwadracik przy polu ZAPŁACONO, co będzie skutkować całkowitym rozliczeniem księgowanego dokumentu oraz uzupełnić datę zapłaty,

Płatności - jak dodać przy księgowaniu faktury?

  • w części - wówczas w polu ZAPŁACONO należy wprowadzić zapłaconą kwotę oraz datę zapłaty.

Płatności - jak rozliczyć księgowaną fakturę?

Dodanie płatności po zaksięgowaniu faktury zakupu

W sytuacji, gdy zapłata wydatku nastąpiła już po jego zaksięgowaniu, możliwe jest dodanie płatności przechodząc do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE. Wówczas należy zaznaczyć fakturę, następnie z górnego menu wybrać opcję ROZLICZ.

Płatności - dodanie płatności po zaksięgowaniu faktury

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić datę, metodę oraz kwotę płatności. W polu KWOTA system automatycznie uzupełnia kwotę pozostałą do rozliczenia. Zatem jeżeli zapłata jest częściowa, to kwotę tę należy zmodyfikować na poprawną.

Płatności - dodawanie płatności za koszt

Po wybraniu opcji ZAPISZ wybrana wcześniej faktura zostanie rozliczona we wskazanej kwocie.

System wfirma.pl umożliwia również zapłatę pojedynczego wydatku i koszyka wydatków bezpośrednio z systemu, co jest możliwe przy integracji systemu z Blue Media. Wówczas po dokonaniu płatności korzystając z integracji Blue Media w systemie do zapłaconej faktury automatycznie zostanie dodana płatność i zmieni się status faktury na rozliczoną. Szczegółowe informacje w artykule: Szybkie płatności za wydatki.

Rozliczenie płatności w widoku szczegółowym faktury kosztowej

Rozliczenie faktury kosztowej w jej szczegółowym widoku możliwe jest poprzez przejście do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie należy kliknąć na numer faktury, która ma zostać rozliczona. W wyświetlonym oknie, po przejściu do zakładki PŁATNOŚCI, możliwe jest dodanie rozliczeń poprzez funkcję DODAJ.

Płatności - jak dodać w widoku szczegółowym faktury kosztowej?

Wówczas wyświetli się okno, w którym należy uzupełnić podstawowe dane dotyczące płatności.

Z tego miejsca można również kontrolować stan rozliczenia dokumentu kosztowego, jak również w razie potrzeby dokonać modyfikacji lub usunięcia, błędnie dodanej płatności przez opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ / USUŃ po zaznaczeniu dodanej błędnie zapłaty.

Filtrowanie nierozliczonych dokumentów zakupu

W zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE w prawym dolnym rogu w polu STAN PŁATNOŚCI istnieje możliwość wyfiltrowania nierozliczonych dokumentów kosztowych po wybraniu opcji NIEROZLICZONY. Wówczas wyświetlone zostaną nierozliczone w całości dokumenty kosztowe, które zawarte zostały w okresie wskazanym pod listą wyświetlonych dokumentów (filtr daty).

Płatności - filtrowanie nierozliczonych dokumentów zakupu

W celu odnotowania otrzymanej płatności należy zaznaczyć odpowiednią fakturę i z górnego menu wybrać funkcję ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ. Analogicznie jak we wcześniej opisanym przypadku.