Wprowadzanie choroby i opieki pracownika w systemie

Nieobecności zasiłkowe to głównie absencje spowodowane chorobą pracownika albo chorobą członka jego rodziny, które zostały uregulowane ustawą zasiłkową. Jak wygląda wprowadzanie choroby i opieki do systemu? Jak wygląda obliczanie podstawy zasiłkowej?

Wprowadzanie choroby

Zwolnienie lekarskie (ZUS ZLA) jest dokumentem, który potwierdza niezdolność do pracy z powodu choroby. Jest on podstawą do wypłaty świadczeń chorobowych. Pracodawca wynagrodzenie chorobowe wypłaca przez okres choroby pracownika trwającej łącznie:

• 33 dni w ciągu roku kalendarzowego lub
• 14 dni w ciągu roku kalendarzowego (pracownika, który ukończył 50 rok życia).

Po przekroczeniu powyższego limitu i jeżeli pracodawca zgłaszał na dzień 30 listopada ubiegłego roku do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób, wypłatę zasiłku chorobowego przejmuje ZUS ,a pracodawca jest zobowiązany do przekazania Z-3 do ZUS  Jeśli pracodawca jest płatnikiem zasiłków, to na nim ciąży obowiązek wypłacania zasiłków.

Dodawanie choroby

Nieobecności można wprowadzać z kilku miejsc:

• KADRY » GRAFIK » kliknięcie na prawy przycisk myszy » Dodaj nieobecność.
• KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » GRAFIK kliknięcie na prawy przycisk myszy » Dodaj nieobecność..
• KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY» ECP » Akcje » Nieobecność,
• KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY» NIEOBECNOŚCI » Dodaj.

Aby dodać nieobecności pracownika spowodowaną chorobą, w oknie dodawania nieobecności należy:

• uzupełnić okres choroby (na podstawie informacji ze zwolnienia lekarskiego),
• jako rodzaj wybrać: choroba,
• należy wybrać kod, który informuje, jaki rodzaj świadczenia przysługuje pracownikowi w czasie choroby w polu Rodzaj świadczenia i przerwy:
• 331 - wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy,
• 313 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego,
• 314 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego,
• 321 - świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego,
• 322 - świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego.

• Kod choroby (należy wpisać jeśli został podany na zwolnieniu lekarskim).
• kod A – oznacza niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni, spowodowaną tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą;
• kod B – oznacza niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży;
• kod D – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą;
• kod E – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną chorobą zakaźną, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni, lub inną chorobą, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.
  Kod C – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu. W przypadku tego kodu pracownikowi nie przysługuje prawo do wynagrodzenia ani zasiłku przez pierwsze 5 dni od daty rozpoczęcia zwolnienia. Za ten okres pracownikowi należy wprowadzić nieobecność usprawiedliwioną bezpłatną.

• Podstawa wynagrodzenie chorobowego - system sam podpowiada kwotę podstawy chorobowego, pomniejszoną o składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika. Podstawę tę można edytować.
  Podstawę zasiłkową należy samodzielnie zweryfikować i wprowadzić poprawną wartość gdy są miesiące w których: występuje przedłużenie umowy oraz choroba lub wprowadzono ręczne zmiany w wynagrodzeniu zasadniczym bezpośrednio na liście płac.
• Procent podstawy -  w przypadku choroby zwykle wypłacane jest 80% (również za czas przebywania w szpitalu), Natomiast 100% wypłacane jest w przypadku choroby kobiety ciężarnej lub spowodowanej wypadkiem w drodze do pracy. 

Przekroczenie limitu okresu zasiłkowego

Zasiłek chorobowy przysługuje pracownikowi przez okres trwania niezdolności do pracy, nie dłużej niż przez okres:

• 182 dni,
• 270 dni - w przypadku, gdy niezdolność do pracy jest spowodowana gruźlicą lub przypada w trakcie ciąży.

Jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu chorobowym przez okres dłuższy niż 182 dni, to od dnia 183. nie przysługuje mu już zasiłek chorobowy. Dlatego przy zapisywaniu nieobecności związanej z chorobą która przekracza dany limit, system wyświetla komunikat dotyczący momentu przekroczenia limitu dni okresu zasiłkowego. Komunikat ma charakter informacyjny, po przekroczeniu tego limitu pracownik może starać się o świadczenie rehabilitacyjne.

Podgląd wyliczeń podstawy wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego

Gdy prowadzi się rozliczenia kadrowe w systemie podstawa wynagrodzenie chorobowego zostanie automatycznie wyliczona. Szczegóły wyliczenia można sprawdzić klikając na ikonę kalkulatora widoczną przy podstawie.

W oknie szczegółów wyliczenia znajdują się takie informacje jak:

• data początkowa ciągu umów o pracę -
• aktualnie obowiązująca umowa
• wyliczenia podstawy przy uwzględnieniu średniej z ostatnich miesięcy, gdzie widoczne są
• podstawy z poszczególnych miesięcy,
• suma podstaw,
• podstawa zasiłku (suma podstaw / liczba miesięcy)

Podstawę wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Natomiast jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy pracy, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Od wynagrodzenia będącego podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe, należy odliczyć potrącone przez pracodawcę składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe (zwykle od kwoty wynagrodzenia brutto należy odjąć 13,71%).

Przykład 1.

Pani Anna zatrudniona jest od 2 stycznia 2020 roku jej wynagrodzenie wynosi 4000 zł brutto. We wrześniu otrzymała zwolnienie chorobowe.
4000 zł x 13,71% = 548,40 zł
4000 zł - 548,40 zł = 3451,60 zł
Pani Anna przed chorobą pracowała 8 miesięcy. Czyli suma podstaw wyniesie 27612,80 zł. Należy ją podzielić na 8.
Podstawa  zasiłku/ wynagrodzenia chorobowe wyniesie 3451,60zł

Wprowadzanie opieki 

Prawo do  zasiłku opiekuńczego przysługuje gdy pracownik m.in. w przypadku, gdy opiekuje się chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. W przypadku zasiłku opiekuńczego podczas wprowadzania nieobecności w polu Rodzaj należy wybrać OPIEKA.

Podobnie jak w przypadku choroby, gdy rozliczenia kadrowe są prowadzone w systemie podstawa zasiłku chorobowego zostanie automatycznie wyliczona, szczegóły jej wyliczenia będą widoczne po kliknięciu w ikonę kalkulatora widoczną przy podstawie. Wyliczoną podstawa można zmodyfikować. W przypadku przedsiębiorców którzy nie są płatnikami zasiłków wygląd oni do ZUS Z-3. W przypadku zasiłku opiekuńczego pracownik powinien wypełnić zaświadczenie Z-15a/b, a pracodawca powinien wysłać je do ZUS.