Czy prowadząc księgowość online istnieją jeszcze jakieś dokumenty, które po ich sporządzeniu wymagają wydrukowania ?
Zdecydowanej większości dokumentów nie trzeba drukować. Część z nich można przechowywać w formie elektronicznej np. jako pliki PDF na dysku komputera, płytach CD lub pamięci USB. Ważne jest, aby przechowywać je w takiej formie, która zabezpiecza je przed zmianą danych oraz umożliwia bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydruk wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi, jeśli zażądają go organy podatkowe.
Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej
Przedsiębiorca może przechowywać w wersji elektronicznej następujące dokumenty:
- księgę przychodów i rozchodów (KPiR),Od kwietnia 2016 roku przepis nakładający obowiązek drukowania KPiR został uchylony.
- rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
- faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej. Również faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu),
- ewidencję wyposażenia,
- ewidencję środków trwałych,
- kopie zgłoszeń płatnika składek ZUS oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty.
Jakie dokumenty należy drukować?
W przypadku prowadzenia księgowości online nie wszystkie dokumenty można przechowywać elektronicznie. W dalszym ciągu drukować należy:
- ewidencję przychodów (ryczałt),
- dowody wewnętrzne - przychodowe i kosztowe,
- ewidencję sprzedaży bezrachunkowej,
- raporty z kasy fiskalnej zarówno dobowe jak i miesięczne,
- ewidencję przebiegu pojazdu,
- akta osobowe pracowników (wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników),
- dokumentację pracowniczą,
- kopie zgłoszeń do ubezpieczeń oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty.
Dokumenty papierowe muszą być poukładane chronologicznie, zgodnie z numeracją KPiR (według dat - od najstarszego, który będzie znajdował się na samym spodzie, do najnowszego, który będzie na wierzchu całej dokumentacji).
