Wysyłanie wystawionej faktury w systemie wfirma.pl do swoich kontrahentów odbywa się za pomocą e-maila lub pocztą tradycyjną. Dodatkowo wśród opcji wysyłki znajduje się możliwość przesłania do kontrahenta przypomnienia o niezapłaconej fakturze, a także wysyłka paczki.
Wysyłka faktury e-mailem
Aby wysłać fakturę poprzez e-mail, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczyć wystawioną fakturę przeznaczoną do wysyłki, a następnie w górnym menu wybrać opcję WYŚLIJ » WYŚLIJ E-MAIL.
Wówczas otworzy się okno, w którym należy uzupełnić ADRES E-MAIL kontrahenta oraz opcjonalnie zmienić TEMAT, TREŚĆ lub szablon wiadomości.
Warunki wysyłki faktur przez serwer wFirma
Faktury oraz przypomnienia o niezapłaconej fakturze wysyłane są z systemu domyślnie przez serwer pocztowy wFirma. Aby zapobiegać nadużyciom, wysyłka tą drogą możliwa jest wyłącznie dla firm, które spełniają co najmniej jeden z poniższych warunków:
firma została zweryfikowana w systemie wfirma.pl (więcej na ten temat w artykule: Weryfikacja firmy w systemie),
firma jest obsługiwana przez zweryfikowane biuro rachunkowe,
firma posiada aktywną integrację z KSeF.
Dodatkowo wysyłka faktur e-mailem wymaga aktywnego pakietu (w skład aktywnych pakietów wchodzą również pakiety testowe).
Jeżeli firma nie spełnia powyższych warunków, po wybraniu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ E-MAIL lub WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL zamiast okna wysyłki pojawi się komunikat informujący o przyczynie blokady. Dotyczy to również automatycznej wysyłki faktur i przypomnień oraz wysyłki przez API. Wiadomość nie zostanie wówczas wysłana, a przyczynę można sprawdzić w historii wysyłki przy danej fakturze. W takiej sytuacji należy zweryfikować firmę lub zintegrować ją z KSeF.
Szablon wiadomości z wysłaną fakturą
W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » POWIADOMIENIA » EMAIL » SZABLON WIADOMOŚCI PRZY WYSYŁANIU FAKTURY » DODAJ SZABLON WIADOMOŚCI można przygotować nowy, potrzebny szablon.
Możliwe jest również wysyłanie kopii jawnej (KOPIA - DW) lub ukrytej (UKRYTA KOPIA - UDW) generowanej do kontrahenta wiadomości. W tym celu w części ustawień kopii wiadomości należy podać adres e-mail, na jaki dokument ma zostać wysłany.
Wysyłka faktury pocztą
Aby skorzystać z opcji WYSYŁKA POCZTĄ POLSKĄ w pierwszej kolejności należy skonfigurować dostęp do API Postivo. Można to zrobić w zakładce USTAWIENIA » INTEGRACJE » LISTY » WYSYŁKA POCZTĄ POLSKĄ. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule: Wysyłka faktur przez Postivo
Po skonfigurowaniu dostępu do API Positivo wystawioną w systemie fakturę można wysyłać pocztą poprzez zaznaczenie tej faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybraniu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ POCZTĄ POLSKĄ.
Wysyłka przypomnienia o niezapłaconej fakturze
Opcją, której warto się przyjrzeć, jest WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL o niezapłaconej fakturze. Po zaznaczeniu odpowiedniego dokumentu w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybraniu w górnym menu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL, pojawi się okno, w którym należy uzupełnić ADRES E-MAIL kontrahenta oraz opcjonalnie zmienić TEMAT oraz TREŚĆ. W załączniku wiadomości e-mail zostanie przesłana również faktura, o której mowa w przypomnieniu.
