Wysyłanie wystawionej faktury

Wysyłanie wystawionej faktury do swoich kontrahentów odbywa się za pomocą e-maila lub pocztą. Dodatkowo wśród opcji wysyłki znajduje się możliwość przesłania do kontrahenta przypomnienia o niezapłaconej fakturze, a także wysyłka paczki.

Wysyłka faktury e-mailem

Aby wysłać fakturę e-mailem, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczyć odpowiednią fakturę, a następnie w górnym menu wybrać opcję WYŚLIJ » WYŚLIJ E-MAIL.


wysyłanie wystawionej faktury

Wówczas otworzy się okno, w którym należy uzupełnić adres e-mail kontrahenta oraz opcjonalnie zmienić temat, treść lub szablon wiadomości.


wysyłanie wystawionej faktury

Szablon wiadomości z wysłaną fakturą

W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » WYSYŁKA WIADOMOŚCI E-MAIL znajduje się lista szablonów wiadomości, które będą używane przy wysyłce faktur do kontrahentów. Poprzez opcję Dodaj szablon wiadomości można przygotować nowy, potrzebny szablon.

Możliwe jest również wysyłanie kopii jawnej lub ukrytej generowanej do kontrahenta wiadomości. W tym celu w części Ustawienia kopii wiadomości należy podać adres e-mail, na jaki dokument ma zostać wysłany.

Jeżeli kontrahent również prowadzi księgowość w systemie wfirma.pl można wówczas skorzystać z opcji automatycznego księgowania. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » WYSYŁKA WIADOMOŚCI E-MAIL i zaznaczyć opcję Dołącz odnośnik do faktury.

wysyłanie wystawionej faktury

Wysyłka faktury pocztą

Aby skorzystać z opcji Wyślij pocztą polską w pierwszej kolejności należy skonfigurować dostęp do API Postivo. Można to zrobić w zakładce USTAWIENIA » INTEGRACJE » LISTY I PACZKI » WYSYŁKA POCZTĄ POLSKĄ.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule: Jak wysyłać faktury pocztą bez wychodzenia z domu

Wysyłka przypomnienia o niezapłaconej fakturze

Opcją, której warto się przyjrzeć, jest wysyłka przypomnienia o niezapłaconej fakturze. Po zaznaczeniu odpowiedniego dokumentu w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybraniu w górnym menu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL. Pojawi się okno, w którym należy uzupełnić adres e-mail kontrahenta oraz opcjonalnie zmienić temat oraz treść wiadomości. W załączniku wiadomości e-mail zostanie przesłana również faktura, o której mowa w przypomnieniu.

wysyłanie wystawionej faktury

Wpisywanie za każdym razem adresu e-mail kontrahenta może być uciążliwe, dlatego dużym ułatwieniem jest uzupełnienie adresu poczty elektronicznej w Katalogu kontrahentów. W tym celu należy zmodyfikować dane kontrahenta w zakładce CRM » KONTRAHENCI. Można również wprowadzić go bezpośrednio przy dodawaniu nowego kontrahenta (więcej na ten temat w punkcie Dodawanie kontrahenta).

Ostatnią dostępną opcją jest wysyłka paczki. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w punkcie Usługa kurierska.