Wysyłanie wystawionej faktury

Wysyłanie wystawionej faktury w systemie wfirma.pl do swoich kontrahentów odbywa się za pomocą e-maila lub pocztą tradycyjną. Dodatkowo wśród opcji wysyłki znajduje się możliwość przesłania do kontrahenta przypomnienia o niezapłaconej fakturze, a także wysyłka paczki.

Wysyłka faktury e-mailem

Aby wysłać fakturę poprzez e-mail, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczyć wystawioną fakturę przeznaczoną do wysyłki, a następnie w górnym menu wybrać opcję WYŚLIJ » WYŚLIJ E-MAIL.

Wysyłanie wystawionej faktury przez e-mail

Wówczas otworzy się okno, w którym należy uzupełnić ADRES E-MAIL kontrahenta oraz opcjonalnie zmienić TEMAT, TREŚĆ lub szablon wiadomości.

Wysyłanie wystawionej faktury - podanie adresu e-mail

Szablon wiadomości z wysłaną fakturą

W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » WYSYŁKA WIADOMOŚCI E-MAIL znajduje się lista szablonów wiadomości, które będą używane przy wysyłce faktur do kontrahentów. Poprzez opcję DODAJ SZABLON WIADOMOŚCI można przygotować nowy, potrzebny szablon.

Wysyłanie wystawionej faktury - dodawanie szablonu wiadomości

Możliwe jest również wysyłanie kopii jawnej (KOPIA - DW) lub ukrytej (UKRYTA KOPIA - UDW) generowanej do kontrahenta wiadomości. W tym celu w części ustawień kopii wiadomości należy podać adres e-mail, na jaki dokument ma zostać wysłany.

Wysyłanie wystawionej faktury - dołączenie odnośnika

Jeżeli kontrahent również prowadzi księgowość w systemie wfirma.pl można skorzystać z opcji automatycznego księgowania wysłanej faktury. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » WYSYŁKA WIADOMOŚCI E-MAIL i zaznaczyć opcję DOŁĄCZ ODNOŚNIK DO FAKTURY.

Wysyłka faktury pocztą

Aby skorzystać z opcji WYSYŁKA POCZTĄ POLSKĄ w pierwszej kolejności należy skonfigurować dostęp do API Postivo. Można to zrobić w zakładce USTAWIENIA » INTEGRACJE » LISTY » WYSYŁKA POCZTĄ POLSKĄ. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule: Wysyłka faktur przez Postivo

Po skonfigurowaniu dostępu do API Positivo wystawioną w systemie fakturę można wysyłać pocztą poprzez zaznaczenie tej faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybraniu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ POCZTĄ POLSKĄ.

Wysyłanie wystawionej faktury Pocztą Polską

Wysyłka przypomnienia o niezapłaconej fakturze

Opcją, której warto się przyjrzeć, jest WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL o niezapłaconej fakturze. Po zaznaczeniu odpowiedniego dokumentu w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybraniu w górnym menu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL, pojawi się okno, w którym należy uzupełnić ADRES E-MAIL kontrahenta oraz opcjonalnie zmienić TEMAT oraz TREŚĆ. W załączniku wiadomości e-mail zostanie przesłana również faktura, o której mowa w przypomnieniu.

Wysyłanie wystawionej faktury - przypomnienie e-mail

Wpisywanie za każdym razem adresu e-mail kontrahenta może być uciążliwe, dlatego dużym ułatwieniem jest uzupełnienie w systemie adresu poczty elektronicznej w Katalogu kontrahentów. W tym celu należy zmodyfikować dane kontrahenta w zakładce CRM » KONTRAHENCI. Można również wprowadzić go bezpośrednio przy dodawaniu nowego kontrahenta (więcej na ten temat w punkcie: Dodawanie nowego kontrahenta).