Kalendarz kadrowy udostępniony jest w ramach dodatku “Kadry, płace i ubezpieczenia” lub pakiet o tej samej nazwie. To bardzo intuicyjne narzędzie, które pozwala na organizowanie pracy w firmie zarządzanej przez biuro rachunkowe oraz w samym biurze. Wysyłka powiadomień z kalendarza kadrowego umożliwia łatwą kontrolę nad zbliżającymi się terminami. Dostęp do kalendarza kadrowego posiadają użytkownicy o roli Szef biura, Księgowy, Kadrowy oraz Opiekun.
Kalendarz kadrowy
Kalendarz kadrowy znajduje się w zakładce KADRY»KALENDARZ. Dzięki niemu użytkownicy biura rachunkowego, którzy opiekują się daną firmą będą mogli zapisywać najważniejsze terminy związane z jej pracownikami oraz samym przedsiębiorcą. Kalendarz został wzbogacony również o możliwość przypomnienia o najważniejszych terminach związanych nie tylko z umowami pracowników ale również przypomni o terminach płatności czy ich nieobecnościach.
Każdy użytkownik posiadający dostęp do kalendarza kadrowego ma możliwość wprowadzenia własnych terminów np.: ważnych spotkań czy kończących się szkoleń BHP pracowników. Kalendarz kadrowy posiada wprowadzone terminy świąt i dni wolnych od pracy.
Po wprowadzeniu do systemu umów zlecenie system automatycznie naniesie na kalendarz kadrowy terminy częściowych wypłat pracowników. Szczegóły danego terminu można wyświetlić po kliknięciu na niego prawym przyciskiem. Wówczas otworzy się okno z interaktywnym terminem, z poziomu którego dostępna będzie opcja przejścia do szczegółów umowy gdzie można od razu wprowadzić wypłatę.
Po prawej stronie kalendarza, tak jak ma to miejsce w terminarzu w zakładce START, znajdują się dodatkowe opcję takie jak:
- filtr, który pozwala na szybkie znalezienie konkretnego terminu,
- akcje, dzięki którym możemy wprowadzać nowe dane, ustawić przypomnienia i wyeksportować terminy z kalendarza,
- terminy,w tej sekcji wyświetlone są wszystkie grupy terminów dodane do kalendarza
- która pozwala nam na włączenie lub wyłączenie wyświetlania danej grupy terminów, co ułatwia korzystanie z kalendarza w przypadku posiadania znacznej ilości terminów lub korzystania z niego przez kilku użytkowników. Dodatkowo w tej sekcji możemy także wybrać grupę terminów jaka ma być wyświetlana.
- mini kalendarz, jest to skrócona wersja podstawowego kalendarza kadrowego,
Wspomniane grupy terminów można stworzyć korzystając z akcji UTWÓRZ NOWĄ GRUPĘ w sekcji TERMINY,
Na samym dole pod kalendarzem, znajduje się tabela przedstawiająca Zbliżające się terminy.
Dodatkowo w prawym górnym rogu terminarza istnieje możliwość wyboru widoku: miesiąc, tydzień, dzień lub harmonogram.
Dodawanie nowego terminu
Nowy termin można dodać poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na konkretny kafelek z dniem i wybraniu akcji DODAJ NOWY TERMIN. Termin można dodać również z poziomu sekcji ZBLIŻAJĄCE SIĘ TERMINY oraz po kliknięciu lewego przycisku myszy na kafelek z dniem.
W pierwszej kolejności zostanie wyświetlone okno pozwalające na wybór pracownika, do którego chcemy przypisać nowy termin.
Po wyborze pracownika będziemy mogli określić utworzoną wcześniej grupę terminu, typ, datę, godzinę oraz notatkę.
Zmiana typu dnia
Kalendarz kadrowy umożliwia również zmianę typu konkretnego dnia na dzień wolny od pracy lub święto. Zmiany typu dnia możemy dokonać poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dany dzień i wybór akcji ZMIEŃ TYP DNIA.
Podczas zmiany typu dnia dostępna będzie także możliwość wprowadzenia opisu danego dnia co pozwoli na wprowadzenie ważnych informacji dotyczących tego dnia.
Do wprowadzenia opisu nie będzie również konieczne zmienianie jego typu, w tym celu wystarczy zostawić opcję TYP DNIA ustawioną na ZWYKŁY co pozwoli na dodanie samego opisu dnia.
Wysyłka powiadomień z kalendarza kadrowego
Kalendarz kadrowy posiada również funkcję wysyłki powiadomień o wprowadzonych terminach. Istnieje również możliwość zdefiniowania ustawień wysyłki przypomnień, które będą dostarczane na podany adres e-mail użytkownika, o wprowadzonych do kalendarza kadrowego terminów. Można to zrobić wybierając z sekcji AKCJE opcję PRZYPOMNIENIA.
Wówczas w nowym oknie będzie istniała możliwość ustawienia przypomnień według własnych preferencji dzięki opcji TERMINY lub ręcznym odznaczeniu każdego terminu.
Po ustaleniu grup terminów, z jakich system ma wysyłać powiadomienia na adres e-mail kolejnym krokiem będzie ustalenie częstotliwości ich wysyłki w opcji PRZYPOMINAJ. Z tego poziomu możemy je również całkowicie wyłączyć.
Wysyłka powiadomień z kalendarza kadrowego pozwala na łatwiejsze zarządzanie czasem w firmie. Terminarz kadrowy znacznie usprawni procesy kadrowe i placowe w firmie.
