Dowody wewnętrzne dokumentujące wydatki

Dowody wewnętrzne służą do udokumentowania niektórych wydatków. Same w sobie nie są wystarczającą podstawą do księgowania. Muszą wynikać z innych dokumentów np. wyciągów bankowych czy pokwitowań z poczty. Dokumenty powiązane należy podpiąć pod wydrukowane dowody wewnętrzne, ponieważ jako całość będą stanowić kompletny dowód księgowy.

Jak wystawić dowód wewnętrzny?

Dowody wewnętrzne kosztowe można wystawić w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY.

Dowody wewnętrzne dotyczące kosztów - jak wystawić

W następnym kroku należy wybrać odpowiedni SCHEMAT KSIĘGOWY

Dowody wewnętrzne- wybór schematu księgowego

Do wyboru mamy 3 schematy:

  1. ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH wydatek zostanie zaksięgowany w kolumnie 10 KPIR - Zakup towarów handlowych i materiałów.  
  2. KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI powoduje dokonanie zapisu w kolumnie 13 KPIR - Pozostałe wydatki. 
  3. WYDATKI ZWIĄZANE Z UŻYTKOWANIEM POJAZDU wówczas należy oznaczyć również pojazd, którego wydatek dotyczy, co spowoduje ujęcie kosztu w kolumnie 13 KPIR - Pozostałe wydatki (jeżeli wydatek dotyczy pojazdu, do którego prowadzona jest kilometrówka do celów PIT, wówczas wpis zostanie rozliczony w KPiR w ramach limitu kilometrówki).

W wyświetlonym oknie należy również uzupełnić datę wystawienia dowodu, jego wartość oraz nazwę wydatku (np. opłaty bankowe). Opcjonalnie można zmienić serię numeracji dokumentu.

Możliwe jest również dodawanie kolejnych pozycji poprzez wybranie opcji DODAJ POZYCJĘ.

Dowody wewnętrzne - dodawanie wiersza

W zakładce ZAAWANSOWANE można wybrać sposób opisu w ewidencjach. 

Dowody wewnętrzne- zakładka zaawansowane

Jeśli wybrana zostanie opcja INNY, pojawi się dodatkowe okno, w którym należy wprowadzić opis zdarzenia gospodarczego.

Dowody wewnętrzne- wybór innego opisu w rejestrach

Automatyczne dowody wewnętrzne

W systemie możliwe jest zdefiniowanie dowodów wewnętrznych, które będą wystawiane automatycznie, co miesiąc określonego dnia. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » AUTOMATYCZNE » DODAJ DOWÓD AUTOMATYCZNY. W pojawiającym się oknie należy uzupełnić dzień miesiąca, na który dowód ma zostać wygenerowany, od kiedy dowody mają być wystawiane oraz do kiedy mają one być wystawiane. 

Dowody wewnętrzne automatyczne

Warto zwrócić uwagę, że nie jest możliwe wystawianie automatycznych dowodów wewnętrznych wstecz.

Możliwy jest wybór metody płatności - w tym celu należy kliknąć w pole METODA PŁATNOŚCI i rozwinięta zostanie lista z dostępnymi metodami płatności. Możliwe jest również wybranie serii numeracji, innej niż domyślna. 

Dowody wewnętrzne - metoda płatności i seria

Po rozwinięciu i wybraniu opcji NOWA SERIA w wygenerowanym oknie należy uzupełnić odpowiednie dane. Po kliknięciu na nazwę WZORZEC wygenerowana zostanie pomoc co do tego, jak wprowadzić schemat zapisu wzorca. 

Dowody wewnętrzne - nowa seria numeracji

Zdefiniowane dowody będą widoczne w zakładce WYDATKI » AUTOMATYCZNE.

Drukowanie dowodu wewnętrznego

Wystawiony dowód wewnętrzny należy wydrukować z systemu, a następnie wpiąć do segregatora w kolejności narzuconej przez podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Wszystkie dowody wewnętrzne są widoczne w zakładce EWIDENCJE » KPiR. Aby dokonać ich wydruku należy kliknąć na numer dowodu wewnętrznego i w otwartym oknie wybrać GENERUJ » DRUKUJ.

Dowody wewnętrzne- drukowanie DW

Wydruk dowodu wewnętrznego można również wykonać bezpośrednio z zakładki EWIDENCJE » KPiR, zaznaczając na liście DW przeznaczony do wydruku i wybierając opcję DRUKUJ.

Modyfikacja dowodów wewnętrznych możliwa jest z poziomu zakładki EWIDENCJE oraz WYDATKI.